การสื่อสารแบบตัวต่อตัวในธุรกิจ

วิธีการสื่อสารแบบใหม่เช่นการส่งข้อความการประชุมทางอีเมลและวิดีโอเป็นการแทนที่การสื่อสารทางธุรกิจแบบเห็นหน้ากันอย่างรวดเร็ว มีเพียงร้อยละ 29 ของนักศึกษาวิทยาลัยที่ชอบการสื่อสารแบบตัวต่อตัวจากการศึกษา "University of Media" ในปี 2010 ซึ่งจัดทำโดยกลุ่มวางแผนธุรกิจ Mindshare, สื่อผสมและ Brainjuicer แต่นักเรียนส่งข้อความมากกว่า 50 ข้อความต่อวัน ในขณะที่ผู้ใหญ่วัยหนุ่มสาวเหล่านี้ย้ายเข้ามาทำงานพวกเขาจะรู้สึกสบายใจกับเทคโนโลยีใหม่กว่ารุ่นก่อน ทว่าการสื่อสารแบบตัวต่อตัวมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ

ประโยชน์ที่ได้รับ

ผู้บริหารส่วนใหญ่ยังคงรู้สึกว่าการสื่อสารแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจตามการสำรวจข้อมูลเชิงลึกของ Forbes ปี 2009 จากผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจมากกว่า 750 คน ในความเป็นจริงผู้ตอบแบบสอบถามแปดใน 10 คนกล่าวว่าพวกเขาชอบการประชุมแบบเห็นหน้ามากกว่าการประชุมที่ใช้เทคโนโลยีเช่นการประชุมทางไกล การประชุมแบบตัวต่อตัว“ สร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งและมีความหมายมากขึ้น” พวกเขากล่าวในขณะที่ให้โอกาสทางสังคมที่ดีกว่าในการผูกพันกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้ยังง่ายต่อการอ่านภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้าและตีความสัญญาณการสื่อสารอวัจนภาษา ผู้ตอบแบบสอบถามตกลงอย่างท่วมท้นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่ดีที่สุดสำหรับการชักชวนความเป็นผู้นำการมีส่วนร่วมแรงบันดาลใจในการตัดสินใจความรับผิดชอบน้ำใสใจจริงมุ่งเน้นและการบรรลุมติ

ข้อ จำกัด

ในขณะที่การสื่อสารแบบตัวต่อตัวนั้นเป็นที่นิยมมากกว่า แต่ประโยชน์อยู่ที่การสื่อสารทางไกล Chuck Martin เขียนในนิตยสาร Chief Information Officer การสื่อสารทางอีเมลและผู้ส่งสารทันทีสามารถเร่งการสนทนาสำหรับกลุ่มขนาดใหญ่ในกรณีที่สมาชิกไม่สามารถขัดขวางตารางการทำงานของพวกเขาเพื่อให้ตรงกับ อีเมลยังเป็นวิธีที่ดีกว่าในการกำหนดเวลาและยืนยันการประชุมเพราะทุกคนจะมีความน่าเชื่อถือเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่ออ้างอิงกลับหากต้องการ การโทรศัพท์เป็นวิธีที่เหมาะสมกว่าในการสนทนาสองทางที่รวดเร็วโดยไม่ต้องปิดกั้นเวลา บันทึกช่วยจำที่ดีที่สุดสำหรับชิ้นส่วนพื้นหลังที่ยาวขึ้นซึ่งต้องการระดับความเข้าใจและความเข้าใจที่มากขึ้น เจ้าของธุรกิจบางรายใช้ดีวีดีเพื่อกระจายข้อความของ บริษัท ไปยังพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งเป็นวิธีสั้น ๆ ที่น่าดึงดูดเพื่อดึงดูดความสนใจ

คุณสมบัติ

“ การเตรียมเล็กน้อยสามารถไปได้ไกล” Marty Nemko ของ Kiplinger เขียน ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดอาจไม่รู้ทุกอย่าง แต่พวกเขาได้ปรับคำปราศรัยของพวกเขาเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงช่องสำคัญที่พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญ การเตรียมการโต้ตอบมีความสำคัญอย่างยิ่งในการประชุมแบบเห็นหน้าเมื่อคุณไม่สามารถออกนอกเส้นทางของ Google นำบันทึกย่อที่จดมาแล้ว แต่อย่าอ่านสคริปต์ที่เข้มงวด เพื่อปรับปรุงความน่าเชื่อถือซื่อสัตย์แบ่งปันเรื่องราวส่วนตัวและดึงความเห็นอกเห็นใจจากผู้ฟังของคุณ ขุดหาวัสดุที่สดใหม่และเกี่ยวข้อง ดึงดูดผู้ฟังของคุณในแบบโต้ตอบโดยการถามคำถามหรือเพิ่มกิจกรรมในการประชุมของคุณ สุดท้าย Nemko เตือนว่า "เมื่อคุณพูดให้คิดว่าเป็นนักเปียโนคอนเสิร์ต: ในทุก ๆ ประโยคคุณจะต้องปรับเปลี่ยนโทนจังหวะและความเข้มของคุณให้แตกต่างกันไป

ความเข้าใจผิด

Nectarios Lazaris ซีไอโอแห่ง บริษัท ด้านสถาปัตยกรรมระดับโลก Woods Bagot กล่าวกับนิตยสาร Forbes ว่า "สิ่งเดียวที่หลงทาง (ในการประชุมทางวิดีโอ) คือผู้คนไม่ได้นั่งอยู่ในห้องเดียวกันนอกจากนั้นเป็นแบบเดียวกัน" อย่างไรก็ตามมันเป็นตำนานที่ว่าผลลัพธ์การใช้งานระยะไกลนั้นดีพอ ๆ กับผลลัพธ์แบบตัวต่อตัวเขียน Corrie Kwan, Jin Li และ May Wong ในนิตยสาร UXMatters ฉบับเดือนกรกฎาคม 2010 “ ไม่มีวิธีสังเกตผู้เข้าร่วมการศึกษาระหว่างการศึกษาการใช้งานระยะไกลผู้อำนวยความสะดวกไม่สามารถตรวจจับสัญญาณอวัจนภาษา” ผู้เขียนสรุปชี้ไปที่ความสำคัญที่ยั่งยืนของการสื่อสารแบบตัวต่อตัวในธุรกิจ พวกเขายืนยันว่าการติดต่อทางธุรกิจจำนวนมากขึ้นอยู่กับความเห็นอกเห็นใจการเชื่อมต่อและความเข้าใจที่ริเริ่มโดยตัวชี้นำอวัจนภาษาซึ่งเป็นเรื่องยากที่จะสร้างขึ้น

การพิจารณา

เวลาเป็นอุปสรรคที่สำคัญที่สุดในการสื่อสารแบบตัวต่อตัวในธุรกิจ ผู้บริหารที่ทำงานหนักเกินไปมักรู้สึกว่าพวกเขาไม่มีเวลาพบปะกับพนักงานทุกคนและมีปฏิสัมพันธ์ในรูปแบบที่มีความหมาย เพื่อเพิ่มเวลาของคุณให้พบกับผู้บริหารระดับสูงจำนวนหนึ่งสำหรับการประชุมหนึ่งชั่วโมงในวันจันทร์เพื่อจัดการกับปัญหาที่สำคัญที่สุดของสัปดาห์และขอรายงานจากแผนกต่างๆ ในวันถัดไปพบกับสมาชิกแต่ละคนเพื่อตรวจสอบรายงานและข้อความสำคัญที่พวกเขารวบรวมสำหรับคุณ ในวันพุธพบกับผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการและวันพฤหัสบดีพบกับหัวหน้างานระดับแนวหน้า ภายในวันศุกร์พนักงานระดับแนวหน้าของคุณจะมีทิศทางใหม่ แม้ว่าคุณจะได้พบกับทุกคนแบบตัวต่อตัวคุณควรโพสต์บันทึกการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ทางออนไลน์เพื่อให้พนักงานคนอื่น ๆ ตรวจสอบซึ่งจะทำให้ช่องทางการสื่อสารหลายช่องเปิดอยู่