แนวคิดการยื่น & องค์กร

เท่าที่คุณอยากจะเชื่อว่าคุณอาศัยอยู่ในยุคดิจิตอลที่สมบูรณ์มีเอกสารที่เป็นกระดาษมากมายที่ยังคงใช้อยู่ทุกวัน สัญญาส่วนใหญ่ต้องการลายเซ็นต้นฉบับในหมึกใบแจ้งหนี้และบิลจัดพิมพ์และจัดส่งพร้อมกับทุกคำสั่งซื้อและเอกสารการเสนอราคามักจะพิมพ์และผูกเข้ากับหนังสือ คุณจำเป็นต้องใช้แนวคิดการจัดเก็บและองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย

การเก็บข้อมูล

หากคุณอนุญาตให้รวมไฟล์ที่ใช้งานของคุณเข้ากับไฟล์ที่เก็บถาวรของคุณนั่นอาจทำให้การค้นหาเอกสารปัจจุบันยากกว่าที่จำเป็น สร้างสองระบบการจัดเก็บภายในตู้เก็บเอกสารของคุณ ทำส่วนบนของไฟล์ที่ใช้งานของตู้ของคุณและส่วนล่างของไฟล์ที่เก็บถาวรของคุณ โดยปกติไฟล์ที่เก็บถาวรของคุณจะต้องใช้พื้นที่เพิ่มขึ้นดังนั้นให้เพิ่มพื้นที่ลิ้นชักในตู้เก็บเอกสารสำหรับไฟล์เหล่านั้น วางไฟล์ที่ใช้งานไว้ที่ด้านบนของตู้เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายและวางไฟล์ที่เก็บถาวรไว้ที่ด้านล่าง

รหัสสี

เมื่อคุณดูที่ลิ้นชักตู้เก็บเอกสารที่เต็มไปด้วยโฟลเดอร์มะนิลาพวกเขาทั้งหมดจะเริ่มต้นเหมือนกัน วิธีหนึ่งที่คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่ถูกต้องได้ง่ายขึ้นคือการใช้ระบบการเข้ารหัสสีในโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณ คุณสามารถซื้อสติกเกอร์สีสำหรับโฟลเดอร์แฟ้มของคุณได้ที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน คุณสามารถใช้สีเพื่อกำหนดแผนกต่างๆแยกความแตกต่างของไฟล์ทางการเงินจากที่ไม่ใช่ทางการเงินหรือแยกไฟล์ตามความรับผิดชอบของผู้บริหาร เพื่อช่วยให้ผู้อื่นใช้ระบบการเข้ารหัสสีของคุณให้สร้างแนวทางบนกระดาษธรรมดาขนาด 8 1/2-inch นิ้ว 11 นิ้วที่มีสติกเกอร์ติดอยู่พร้อมกับสติกเกอร์ที่ต้องการนำเสนอ

โฟลเดอร์ย่อย

หากคุณมีข้อมูลที่สามารถแยกออกเป็นหมวดหมู่ย่อยได้ง่ายคุณควรใช้โฟลเดอร์ย่อยเพื่อช่วยไฟล์ข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณมีชุดไฟล์สำหรับแต่ละรัฐ 50 ให้ใช้ 50 โฟลเดอร์ย่อยเพื่อเก็บข้อมูลแยกต่างหากในระบบการจัดเก็บของคุณ โฟลเดอร์ย่อยสามารถช่วยคุณแยกใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่ออกจากใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินทำลายบันทึกพนักงานแผนกที่แตกต่างกันหรือเก็บข้อมูลทั้งหมดสำหรับแต่ละคำสั่งซื้อที่จัดกลุ่มไว้ด้วยกันตามหมายเลขใบสั่งซื้อ

จัดให้เป็นระเบียบ

สร้างกฎสำนักงานที่อนุญาตให้เฉพาะกลุ่มเล็ก ๆ ของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ดึงไฟล์และนำไฟล์กลับเข้าไปในตู้เอกสาร หากคุณอนุญาตให้ทุกคนใน บริษัท เข้าถึงไฟล์ในที่สุดระบบไฟล์จะถูกละเว้นและจะเกิดความสับสน อนุญาตเฉพาะบางคนที่รู้ว่าระบบจะดึงไฟล์สำหรับผู้ที่ต้องการพวกเขาและเพื่อกลับไฟล์เมื่อพวกเขาเสร็จแล้ว

โพสต์ยอดนิยม