การเปิดตัวที่เป็นมิตรสำหรับจดหมายธุรกิจ

เมื่อคนส่วนใหญ่นั่งลงเพื่อเขียนจดหมายธุรกิจความโน้มเอียงแรกของพวกเขาคือการเขียนอย่างเป็นทางการ - บางครั้งก็เป็นทางการเกินไป ในขณะที่จดหมายธุรกิจควรมีความเป็นมืออาชีพและสุภาพ แต่ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องเข้มงวดว่าการอ่านเป็นเรื่องที่น่าอึดอัดใจหรือแย่กว่านั้นคุณหลุดพ้นจากความหยาบคายและความสำคัญของตนเอง การเปิดจดหมายธุรกิจอย่างเป็นมิตรสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้โดยการเพิ่มบุคลิกภาพในการสื่อสารของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีแสดงผู้รับจดหมายที่คุณสนใจเกี่ยวกับเธอและไม่ใช่เพียงความต้องการที่คุณสื่อสารในจดหมาย

คำทักทายที่เป็นมิตร

สิ่งที่คนส่วนใหญ่เรียกว่า "การเปิดที่เป็นมิตร" มักเป็นข้อความบรรทัดแรกหลังจากการทักทาย อย่างไรก็ตามคำทักทายนั้นสามารถช่วยให้คุณตั้งค่าจดหมายสำหรับการเริ่มต้นที่เป็นมิตร คุณควรพูดกับผู้รับแบบที่คุณเห็นถ้าคุณเห็นเขา: ชื่อถ้าคุณอยู่ในเงื่อนไขที่คุ้นเคยและชื่อและนามสกุลถ้าคุณไม่ได้หรือถ้าคุณไม่รู้จักเขา อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้คำว่า " Hello " แทนคำทักทายที่เป็นทางการมากกว่าถ้าคุณรู้จักคนดีหรือถ้าเนื้อหาของจดหมายจะไม่ทำให้คำทักทายนี้อึดอัดใจ

ตัวอย่างเช่น "Hello Michelle" มีความเหมาะสมในจดหมายแนะนำตัว มันจะไม่อยู่ในจดหมายปฏิเสธ

ปรับแต่งเมื่อเหมาะสม

ในกรณีส่วนใหญ่คุณควร จำกัด การเปิดมิตรภาพของคุณเพียงหนึ่งประโยคหลังการทักทาย จากนั้นตรงไปที่จุดโดยการเขียนบางอย่างเช่น " ฉันกำลังเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับ ... " อย่างไรก็ตามถ้าคุณรู้ว่าคนที่คุณเขียนดีและคุณต้องการที่จะอุทิศให้กับเหตุการณ์ส่วนตัวในชีวิตของเธอ อย่าลังเลที่จะทำเช่นนั้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า " ฉันตื่นเต้นที่ได้ทราบเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการฉันคิดว่าคุณสมบูรณ์แบบสำหรับงาน" อีกตัวอย่างคือ " ฉันหวังว่าการเดินทางไปสเปนของคุณจะเป็นทุกอย่างที่คุณคิดว่ามันจะเป็นฉันอยากจะเห็นภาพในไม่ช้า "

เริ่มต้นด้วยคำขอบคุณ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถเริ่มจดหมายด้วยวิธีที่เป็นมิตรได้ หากคุณรู้จักคนที่คุณเขียนให้ลองนึกถึงสิ่งที่เขาพูดถึงในระหว่างการสนทนาก่อนหน้านี้ของคุณด้วยกันและใช้เป็นช่องเปิด นี่แสดงให้เขาเห็นว่าคุณใส่ใจและใส่ใจในรายละเอียด หากคุณไม่รู้จักคนดีหรือไม่ดีคุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการขอบคุณเขา ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า " ขอบคุณที่อนุญาตให้ฉันส่งรายงานของฉันไปให้คุณตรวจสอบ "

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่าทะลึ่งหรือสุภาพเกินไป การใช้คำเช่น "โปรด" และ "ขอบคุณ" นั้นใช้ได้ดี แต่คุณควร จำกัด ให้ผู้รับของคุณไม่คิดว่าคุณขาดความมั่นใจและจดหมายของคุณฟังดูเป็นมืออาชีพไม่เหมือนขอทาน

อย่าใช้ประโยคแรกของคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเหตุการณ์ส่วนตัวที่คุณไม่ควรรู้หรือมีความอ่อนไหว แต่อย่างใด ข่าวสำนักงานใหญ่ - เช่นการโปรโมตการแต่งงานหรือลูกใหม่ - เป็นเรื่องปกติ แต่อย่าถามหัวหน้าของคุณว่าการไปพักผ่อนวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ Maine เป็นอย่างไรถ้าเธอคุยกับคุณเกี่ยวกับการไป อย่าเพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับตัวคุณและชีวิตของคุณจนกว่าคุณจะรู้จักคนดีหรือเธอถามในจดหมายฉบับก่อนหน้า