วิธีการประชุมเก้าอี้อย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะเป็นประธานการประชุมกลุ่มใหญ่หรือกลุ่มเล็กถ้าคุณเป็นประธานคุณจะต้องรับผิดชอบต่อประสิทธิภาพของการประชุม คุณคาดว่าจะดำเนินการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพครอบคลุมหัวข้อทั้งหมดที่ระบุไว้ในวาระการประชุมและให้โอกาสทุกครั้งที่ได้ยิน เพื่อตอบสนองความคาดหวังเหล่านี้คุณจะต้องวางแผนล่วงหน้าและตั้งเป้าหมายที่สมจริง

การจัดเตรียม

การประชุมที่มีประสิทธิภาพมักจะไม่เกิดขึ้นเอง - พวกเขาต้องการการวางแผนอย่างละเอียด การตัดสินใจจะต้องทำเกี่ยวกับผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมและวัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไร ควรกำหนดวาระการประชุมและเผยแพร่ให้สมาชิกทราบล่วงหน้าก่อนวันประชุม การปรึกษาหารือกับพนักงานจะช่วยให้มั่นใจว่าหัวข้อที่นำเสนอมีความเกี่ยวข้องและตรงต่อเวลา สำเนาเอกสารใด ๆ ที่จะกล่าวถึงควรแจกจ่ายให้เร็วพอที่จะอ่านก่อนวันประชุม หากมีรายการในวาระการประชุมที่อาจเป็นที่ถกเถียงกันการพูดคุยกับสมาชิกคนสำคัญล่วงหน้าและขอความช่วยเหลือบางอย่างสามารถช่วยให้สิ่งต่าง ๆ ราบรื่นในระหว่างการประชุม แต่งตั้งบุคคลเพื่อบันทึกรายงานการประชุม

การดำเนินการระหว่างการประชุม

เริ่มตรงเวลา มันไม่สุภาพที่จะให้สมาชิกที่ตรงต่อเวลารอเพื่อนร่วมงานที่ยุ่งเหยิงหนึ่งหรือสองคน แต่ละวาระควรมีการ จำกัด เวลา มันเป็นบทบาทของเก้าอี้ที่จะต้องปฏิบัติตามแนวทางในครั้งนี้ ให้คำเตือนสองหรือสามนาทีเมื่อเวลาการสนทนาใกล้จะหมด ประกาศความคิดเห็นสุดท้ายและมั่นคงเกี่ยวกับการเกาะติดมัน เก้าอี้ที่มีประสิทธิภาพไม่อนุญาตให้มีการพูดคุยกันเป็นเวลานานกับสมาชิกที่แสดงความคิดเห็นซ้ำ ๆ ไม่ควรอนุญาตให้บุคคลใดคนหนึ่งมีอำนาจเหนือการประชุม เก้าอี้ที่มีประสิทธิภาพจะชี้ให้เห็นอย่างสุภาพว่าถึงเวลาที่จะได้ยินเสียงอื่น ๆ ในเรื่องนี้ ตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะมีการลงคะแนนหรือสรุปประเด็นใดโดยการหาฉันทามติ หากจำเป็นต้องใช้เวลามากขึ้นสำหรับประเด็นสำคัญให้กำหนดรายการในวาระการประชุมครั้งต่อไป

การจัดการปัญหา

การวางแผนล่วงหน้าช่วยขจัดปัญหา บางครั้งปัญหาไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะคาดหวังสิ่งที่ไม่คาดคิด หากมีปัญหาทางเทคโนโลยี - ตัวอย่างเช่นโปรเจ็กเตอร์สำหรับการนำเสนอภาพและเสียงทำงานผิดปกติให้แต่งตั้งบุคคลเพื่อขอความช่วยเหลือจากช่างเทคนิค ในขณะเดียวกันแนะนำให้ดำเนินการในวาระถัดไปและกลับสู่การนำเสนอในภายหลัง เก้าอี้ที่มีประสิทธิภาพไม่ยอมให้เสียเวลา ยืดหยุ่นและอย่ากลัวที่จะแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่คาดคิด ตัวอย่างเช่นหากผู้มาเยือนล่าช้าเนื่องจากเที่ยวบินที่ถูกยกเลิกควรแจ้งให้ทราบว่าในช่วงเริ่มต้นของการประชุมและหลีกเลี่ยงเสียงกระซิบที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ซึ่งจะเกิดขึ้นเมื่อผู้คนสังเกตเห็นการขาดงานของเขา

ติดตาม

การประชุมที่มีประสิทธิภาพจัดทำแผนปฏิบัติการสำหรับแต่ละวาระ ควรจัดทำรายงานการประชุมในรูปแบบร่างโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนพร้อมคำขอเพิ่มเติมและแก้ไข เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายงานการประชุมสามารถแจกจ่ายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความเต็มใจที่จะแบ่งปันข้อมูลและเชิญข้อมูลจากผู้สนใจทั้งหมด หากประธานสังเกตเห็นสมาชิกการประชุมที่ดูไม่พอใจก็ควรเข้าหาเธอเป็นรายบุคคลและพยายามแก้ไขปัญหาของเธอก่อนการประชุมครั้งต่อไป