วิธีปลอมชื่อและจัดทำรายงานทรัพยากรบุคคลเป็นความลับ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้พิทักษ์และผู้ดูแลข้อมูลพนักงานซึ่งเป็นสาเหตุที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับการรักษามาตรฐานการรักษาความลับที่สูงขึ้น เมื่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลผลิตรายงานหรือตัวชี้วัดแรงงานที่มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องข้อมูลที่ระบุ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสร้างรายงานจำนวนหนึ่งเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ดังนั้นพวกเขาจึงต้องพัฒนามากกว่าหนึ่งวิธีในการปกปิดข้อมูลที่ระบุตัวตนของพนักงานเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นความลับ

ข้อมูล EEO

บริษัท ที่จ้างคนงาน 50 คนขึ้นไปและมีธุรกิจอย่างน้อย 50, 000 ดอลลาร์ในสัญญาของรัฐบาลกลางจะต้องมีแผนปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร คำสั่งผู้บริหาร 11246 ยังสั่งการติดตามข้อมูลที่ได้รับจากผู้สมัครและพนักงานเช่นเชื้อชาติเชื้อชาติความพิการและสถานะทหารผ่านศึก ข้อมูลนี้เรียกว่าข้อมูลโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน มีสองวิธีในการรวบรวมข้อมูล EEO: การรายงานโดยรวมและการรายงานตามตำแหน่ง ชื่อผู้สมัครและพนักงานไม่จำเป็นสำหรับรายงานเหล่านี้ ดังนั้น HR สามารถทำการ Redact ชื่อหรือใช้ "xxxxx" เพื่อปิดบังชื่อ

รายงานการตรวจสอบทรัพยากรบุคคล

เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักดำเนินการสืบสวนเพื่อแก้ไขปัญหาสถานที่ทำงานเช่นการเลือกปฏิบัติและการคุกคามที่อาจละเมิดชื่อ VII ของพระราชบัญญัติสิทธิพลเมืองหรือกฎหมายอื่น ๆ ที่คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานสหรัฐที่เท่าเทียมกันบังคับใช้ ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสอบสวนควรเก็บเป็นความลับเท่าที่จะทำได้และเก็บรักษาไว้ในไฟล์แยกต่างหากจากไฟล์การจ้างงานปกติ เมื่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเสร็จสิ้นการตรวจสอบของเธอเธอมักจะเขียนข้อความที่ปกป้องตำแหน่งของนายจ้างที่จะส่งไปยัง EEOC ชื่อของพนักงานที่ถูกกล่าวหาว่า บริษัท มีส่วนร่วมในการจ้างงานที่ไม่เป็นธรรมและชื่อของพยานไม่สามารถปลอมตัวในงบตำแหน่งของ บริษัท ต้องเปิดเผยรายชื่อพนักงานต่อ EEOC อย่างไรก็ตามหากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเปิดเผยการสอบสวนให้กับบุคคลภายนอก EEOC หรือแผนกทรัพยากรบุคคลชื่อของพนักงานและพยานอาจถูกปลอมแปลงเป็น "พนักงานชาร์จไฟ" และ "พยานหมายเลข 1" "พยานหมายเลข 2" เป็นต้น บน. คำว่า "การชาร์จพนักงาน" นั้นคุ้นเคยกับผู้ปฏิบัติงาน HR

ตัวบ่งชี้

ใช้ตัวระบุพิเศษสำหรับรายงาน HR ที่โดยปกติแล้วจะต้องใช้ชื่อพนักงานเช่นการวิเคราะห์เงินเดือนและตำแหน่ง แทนที่ชื่อพนักงานด้วยตัวระบุที่รวมตัวเลขสี่หลักสุดท้ายของหมายเลขประกันสังคมและวันที่จ้างงาน ตัวอย่างเช่นพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างเมื่อวันที่ 15 ธันวาคม 2012 และมีตัวเลขสี่หลักสุดท้ายของหมายเลขประกันสังคมของเธอคือ 5650 คุณอาจใช้ตัวระบุ 121520125650 หรือ 1220125650 หากเดือนและปีเพียงพอสำหรับวันที่เช่า หากคุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานสำหรับการวิเคราะห์เงินเดือนตามเพศให้เพิ่ม M หรือ F ในตัวระบุยกเว้นว่าโปรแกรมไอทีของคุณอนุญาตเฉพาะค่าตัวเลขเท่านั้น ในกรณีดังกล่าวใช้ 0 และ 1 เพื่อแสดงถึงพนักงานชายและหญิงตามลำดับ

นายจ้างหลายคน

หากคุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานสำหรับคนงานในหลาย ๆ ไซต์ให้กำหนดค่าตัวเลขให้กับแต่ละตำแหน่งของ บริษัท คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลขตามลำดับที่แต่ละตำแหน่งเริ่มทำงาน ตัวอย่างเช่นหากคุณเปิดสถานที่ตั้งในบัลติมอร์ฟิลาเดลเฟียและเวอร์จิเนียบีชคุณสามารถใช้ 1, 2 และ 3 หลังจากตัวระบุของพนักงานแต่ละคน

การจัดการรายงานทรัพยากรบุคคล

จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องปกป้องการดูแลข้อมูลของพนักงานและเปิดเผยเฉพาะในกรณีที่จำเป็นต้องรู้ หากข้อมูลทรัพยากรบุคคลของคุณเป็นอิเล็กทรอนิกส์และต้องมีการสร้างรายงานโดยบุคคลที่อยู่นอกแผนกทรัพยากรบุคคลเช่นพนักงานไอทีให้แน่ใจว่าคุณขอให้ผู้จัดการฝ่ายไอทีจัดการจัดการการมอบหมายงานให้กับหนึ่งในพนักงานของเธอ ข้อมูล. นอกจากนี้ให้พิจารณาใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านและล็อคเวิร์กสเตชันและตู้เก็บไฟล์เพื่อรักษาความลับของรายงาน HR แนะนำ David Eisner ประธานฝ่ายไอทีและเครือข่ายผู้ให้บริการสนับสนุน Dataprise ในเดือนสิงหาคม 2554 บทความในหัวข้อ "สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน "บนเว็บไซต์กล่องข้อมูล เช่นเดียวกันพนักงานในแผนกทรัพยากรบุคคลโดยไม่จำเป็นต้องทราบข้อมูลพนักงานบางอย่างเช่นผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลซึ่งมีหน้าที่เพียงผู้สมัครอวยพรและโทรศัพท์ตอบรับเท่านั้นไม่ควรจัดการกับข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อน