ฉันจะเขียนขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนได้อย่างไร

เงินเดือนมีบทบาทสำคัญในธุรกิจของคุณเมื่อคุณมีพนักงานที่คุณต้องจ่าย หากคุณสละการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานหรือว่าจ้างคนอื่นให้รับผิดชอบงานบัญชีเงินเดือนการเขียนขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนลงอาจทำให้ช่วงการเรียนรู้สั้นลง การเขียนขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนยังช่วยให้มั่นใจในผลลัพธ์เดียวกันทุกครั้งที่มีการประมวลผลการจ่ายเงินเดือน - เงินเดือนที่ถูกต้องและตรงเวลาของพนักงาน

1

อธิบายวิธีการจัดทำเอกสารของพนักงานและการส่งเวลา ตามที่กระทรวงแรงงานของสหรัฐอเมริการะบุว่านายจ้างสามารถใช้ระบบจับเวลาได้ตามที่ต้องการไม่ว่าจะเป็นแผ่นเวลาระบบติดตามเวลาคอมพิวเตอร์หรืออย่างอื่น จดบันทึกว่าพนักงานส่งเวลาทำงานอย่างไรในช่วงเวลาของเงินเดือนและตรวจสอบการตัดเงินเดือนได้บ่อยเพียงใด ตัวอย่างเช่นหากมีการส่ง Timesheets ที่คัดลอกยากไปยังผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลให้ระบุรายการนี้ในขั้นตอนเพื่อให้การประมวลผลเงินเดือนของพนักงานรู้ว่านี่คือที่ที่พวกเขาต้องรับ Timesheets

2

ดำเนินการตามที่คุณเขียน วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการกับเงินเดือนไว้แล้วคือการเขียนขั้นตอนต่าง ๆ ในขณะที่คุณทำขั้นตอนการทำบัญชีเงินเดือน

3

เขียนวิธีคำนวณเงินเดือนพนักงาน ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจของคุณใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์สำหรับบัญชีเงินเดือนให้เขียนขั้นตอนที่พนักงานต้องดำเนินการเพื่อป้อนข้อมูลบัญชีเงินเดือนลงในระบบสำหรับพนักงานแต่ละคน

4

พูดคุยเกี่ยวกับวิธีการปรับการชำระเงิน อธิบายขั้นตอนที่พนักงานต้องดำเนินการเพื่อปรับค่าจ้างที่จ่ายให้กับพนักงาน ตัวอย่างเช่นหากพนักงานใช้วันหยุดที่ค้างชำระให้อธิบายวิธีการปรับค่าจ้างเพื่อหักค่าจ้างวันทำงานออกจากเช็คของพนักงาน

5

รายการกำหนดการชำระเงิน รวมคำอธิบายของการตรวจสอบการจ่ายเงินเดือนที่ถูกตัดออก (รายสัปดาห์รายปักษ์หรือรายเดือน)

6

อธิบายวิธีการพิมพ์เช็คหรือส่งข้อมูลบัญชีเงินเดือนไปยังผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน หลังจากพนักงานป้อนข้อมูลบัญชีเงินเดือนลงในซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์หรือระบบติดตามเวลาให้อธิบายวิธีพิมพ์เช็คเงินเดือนหรือส่งบันทึกเงินเดือนไปยังบริการบัญชีเงินเดือนที่พิมพ์เช็คสำหรับธุรกิจ

7

เก็บรักษาบันทึก สรรพากรบริการแนะนำการเก็บรักษาบันทึกการชำระเงินของพนักงานเช่น W-2s, บัตรลงเวลา, ใบแจ้งยอดภาษีและบันทึกการจ่ายเงินเดือนอื่น ๆ เป็นเวลาอย่างน้อยสามปี อธิบายที่เก็บบันทึกเหล่านี้และวิธีที่พนักงานควรจัดการกับการจัดเก็บบันทึกเหล่านี้หรือบันทึกบันทึกเหล่านี้ (ทางอิเล็กทรอนิกส์และ / หรือในรูปแบบสำเนา)

8

ขอให้พนักงานทดสอบคำแนะนำแบบร่างคร่าวๆ เมื่อร่างขั้นตอนแรกถูกเขียนขึ้นแล้วให้พนักงานทำตามคำแนะนำเพื่อดูว่าพวกเขาประมวลผลการจ่ายเงินเดือนอย่างถูกต้องหรือไม่ อนุญาตให้พนักงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับคำแนะนำที่ไม่สมเหตุสมผลหรือมีปัญหาในการทำงาน

9

เขียนขั้นตอนสุดท้าย ใช้ความคิดเห็นจากพนักงานปรับแต่งและปรับขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนเป็นรูปแบบสุดท้าย