วิธีตรวจสอบวิธีการทำงานอีกครั้ง

วิธีการทำงานเป็นกระบวนการที่ธุรกิจดำเนินงาน อย่างไรก็ตามวิธีการดังกล่าวอาจไม่เหมาะสมเสมอไป: อาจไม่มีประสิทธิภาพไม่ชัดเจนไม่มีขั้นตอนหรือโบราณวัตถุ วิธีการตรวจสอบซ้ำช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงหรือแก้ไขกระบวนการดังกล่าวได้ อย่างไรก็ตามการตรวจสอบประเภทนี้ต้องการความร่วมมือจากหลายฝ่ายตั้งแต่ทีมผู้บริหารจนถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ในบางกรณีคุณอาจเผชิญกับการต่อต้านเมื่อปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน

1

ทบทวนนโยบายและกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับวิธีการทำงาน รวบรวมคู่มือการฝึกอบรมบันทึกช่วยจำที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่งานและรายละเอียดงาน ตรวจสอบว่าคุณสามารถทำงานที่ได้รับวัสดุในมือ หากไม่สามารถดำเนินการกับข้อมูลที่มีให้แก้ไขเนื้อหาเพื่อรวมขั้นตอนเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ในเอกสาร ติดตามพนักงานเกี่ยวกับการทำงานในกรณีที่ข้อมูลหายไป

2

ตรวจสอบขั้นตอนกับทีมผู้บริหารที่รับผิดชอบในการดำเนินงานที่อธิบายไว้ เรียกประชุมและทำตามแต่ละขั้นตอนที่ระบุไว้นอกเหนือจากนโยบายใด ๆ ที่เพิ่มเข้ามาเพื่อความชัดเจน ทำรายการพนักงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานแต่ละหน้าที่ กำหนดเวลาในการสังเกตการทำงานเพื่อทบทวนวิธีการทำงาน ถามทีมผู้บริหารเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับความคาดหวังโดยนัยของคนงานที่ไม่ได้ระบุไว้ในนโยบาย: ความคาดหวังดังกล่าวอาจมาถึงก่อนเพื่อทำความสะอาดอุปกรณ์หรือทิ้งวัสดุหลังจากกระบวนการเสร็จสิ้น

3

เฝ้าดูผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง บันทึกขั้นตอนใด ๆ ที่ไม่ได้ระบุไว้ในเอกสารวิธีการทำงาน แจ้งการเบี่ยงเบนทางลัดหรือความคลาดเคลื่อนอื่น ๆ ถามพนักงานว่าเธอเรียนรู้หรือคิดขั้นตอนที่ไม่ได้กล่าวถึงในวิธีการทำงานที่อธิบายไว้ จัดทำเอกสารว่าการเบี่ยงเบนดังกล่าวปรับปรุงหรือเบี่ยงเบนจากคุณภาพของประสิทธิภาพการทำงาน

4

ถ่ายทอดความแตกต่างในวิธีการทำงานกับทีมผู้บริหาร ประสานงานการแก้ไขวิธีการทำงานกับหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา คาร์ลอสมัวร์ผู้เขียนหนังสือ "การจัดการธุรกิจขนาดเล็ก" แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับจำนวนองค์กรที่สร้าง "แวดวงคุณภาพ" หรือกลุ่มคนงานที่พบปะกันเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาคุณภาพ รับข้อเสนอแนะจากทั้งสองฝ่ายเกี่ยวกับความแตกต่างในวิธีการทำงานที่ตรวจสอบซ้ำ หากจำเป็นให้รับข้อมูลเพิ่มเติมจากแหล่งข้อมูลภายนอกเช่นสิ่งพิมพ์ทางการค้าที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านอื่น ๆ เกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการตามวิธีการที่ระบุไว้

5

ทำงานอีกครั้งโดยใช้วิธีการทำงานที่แก้ไข หากงานไม่ได้มีประสิทธิภาพและปรับปรุงมากขึ้นกว่าวิธีก่อนให้ตรวจสอบวิธีการใหม่และแก้ไขปัญหาใด ๆ

6

เขียนวิธีการทำงานใหม่โดยอ้างอิงจากข้อมูลจากทั้งสองฝ่าย ส่งบันทึกช่วยจำให้กับทีมงานทุกคนเพื่อถ่ายทอดการเปลี่ยนแปลง

ปลาย

• พิจารณาวิธีการตรวจสอบซ้ำเป็นส่วนหนึ่งของทีม รวบรวมผู้ตรวจสอบเพิ่มเติมที่มีทักษะในแต่ละงานที่กำลังตรวจสอบ Matt Seaver ผู้แต่งหนังสือ "Gower Handbook of Quality Management" อธิบายว่าทีมผู้ตรวจสอบที่มีฟังก์ชั่นต่าง ๆ นั้นให้การประเมินวิธีการที่รอบด้าน