วิธีเขียนอีเมลถึงพนักงานของคุณ

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีมีผลอย่างลึกซึ้งต่อวิธีที่ธุรกิจขนาดเล็กดำเนินการและสื่อสารกับพนักงาน ความก้าวหน้าหนึ่งอย่างเช่นอีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่รวดเร็วและราคาไม่แพงสำหรับธุรกิจทุกขนาด อีเมลช่วยให้การสื่อสารมวลชนระหว่างพนักงานทุกคนและการสื่อสารเป้าหมายที่มุ่งเป้าไปที่พนักงานเฉพาะ เมื่อใช้อีเมลเพื่อสื่อสารกับพนักงานผู้จัดการและหัวหน้างานควรคำนึงถึงปัจจัยหลายประการ

1

เขียนหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจซึ่งระบุเหตุผลที่แน่นอนสำหรับอีเมล ตัวอย่างเช่นเมื่อส่งข้อความอีเมลเกี่ยวกับการประชุมที่จะเกิดขึ้นให้วางประเภทของการประชุมเฉพาะในบรรทัดเรื่องเช่นการประชุมทีมหรือการประชุมการตลาด วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญการสื่อสารทางอีเมล การเลือกข้อความบรรทัดหัวเรื่องที่ถูกต้องและมีรายละเอียดจะทำให้ผู้รับสามารถค้นหาข้อความได้ง่ายขึ้นเมื่อมองผ่านอีเมลในภายหลัง

2

ส่งอีเมลแยกต่างหากสำหรับแต่ละหัวข้อที่คุณต้องการระบุ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถเก็บอีเมลแต่ละฉบับได้โดยตรงและตรงประเด็น การ จำกัด อีเมลแต่ละรายการให้อยู่ในหัวข้อเดียวจะช่วยให้ผู้รับสามารถมุ่งเน้นข้อความที่อยู่ในมือและอนุญาตให้พวกเขาส่งอีเมลในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละหัวข้อเช่นการประชุมการร้องขอและการปรับปรุงนโยบาย

3

คัดท้ายชัดเจนของคำแฟนซีและคำศัพท์ทางเทคนิคเพื่อช่วยให้การสื่อสารง่ายและกระชับ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ซับซ้อนหรือคำอธิบายเมื่อวิธีการที่เรียบง่ายจะให้บริการวัตถุประสงค์เดียวกัน

4

ปฏิบัติตามกฎพื้นฐานของมารยาทระดับมืออาชีพเมื่อคุณส่งอีเมลถึงพนักงาน พูดถึงผู้รับอย่างมืออาชีพและปิดอีเมลแต่ละฉบับด้วยคำขอบคุณหรือการปิดอื่น ๆ ที่เหมาะสม ใช้การตรวจสอบการสะกดคำและตรวจสอบอีเมลเพื่อความแม่นยำก่อนที่คุณจะกดส่ง

5

ขอคำตอบจากผู้รับหากจำเป็น ให้รายละเอียดเกี่ยวกับประเภทของการติดตามที่คุณต้องการวิธีที่คุณคาดว่าจะได้รับและเมื่อคุณต้องการการตอบสนอง

โพสต์ยอดนิยม