วิธีส่งอีเมลเพื่อธุรกิจ

เจ้าของธุรกิจใหม่บางรายทำผิดพลาดในการจัดการอีเมลธุรกิจโดยคำนึงถึงอีเมลส่วนตัวกับเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว ในความเป็นจริงสิ่งสำคัญคือการเคารพมารยาทและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจเพื่อให้ผู้ติดต่อของคุณจริงจังกับคุณ เมื่อคุณภาคภูมิใจในการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของคุณเช่นเดียวกับที่คุณสร้างจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการคุณจะช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความเป็นมืออาชีพ

1

ป้อนหัวข้อที่เน้นที่ธุรกิจของคุณกับผู้รับ หากคุณไม่เคยติดต่อบุคคลนี้ในอดีตผ่านทางอีเมลเขาอาจเข้าใจผิดว่าเป็นสแปมหากคุณเว้นบรรทัดหัวเรื่องว่างไว้หรือรวมข้อความลับหรือข้อความเชิงพาณิชย์ ตัวอย่างเช่นแทนที่จะพูดว่า "สวัสดี" เขียนใน "การติดตามผลเกี่ยวกับผลลัพธ์แคมเปญโฆษณาของคุณ"

2

จัดรูปแบบอีเมลธุรกิจของคุณเช่นจดหมายธุรกิจมาตรฐานเริ่มเขียนเนื้อความได้ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องใส่ชื่อและที่อยู่ผู้รับเป็นด้านบน ทักทายผู้อ่านด้วย "Hello" อย่างง่ายและชื่อจริงของผู้รับถ้าเป็นทางการหรือชื่อเรื่องและนามสกุลถ้าเป็นทางการ จัดเรียงย่อหน้า - ไม่มีการย่อหน้าบนบรรทัดแรก - และแยกแต่ละย่อหน้าด้วยบรรทัดว่าง

3

รีเฟรชหน่วยความจำของผู้อ่านหรืออธิบายสาเหตุที่คุณติดต่อเขาในบรรทัดแรกของอีเมล ตัวอย่างเช่นหากคุณพบบุคคลนี้ในงานอุตสาหกรรมและพูดคุยเกี่ยวกับการโฆษณาในสิ่งพิมพ์ของคุณให้พูดในบรรทัดแรกนั้นและพูดถึงชื่อเต็มของคุณ หากคุณมีกรณีหรือหมายเลขประจำตัวที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อนี้โพสต์ไว้อย่างชัดเจนที่ด้านบนสุดของอีเมล

4

ตรวจสอบการสะกดข้อความอีเมลธุรกิจทั้งหมดของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าคำและวลีของคุณถูกรวบรวมเข้าด้วยกันอย่างถูกต้อง หากคุณเพิ่มชื่อผู้ติดต่อในสมุดที่อยู่อีเมลของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดถูกต้องและมีตัวพิมพ์ใหญ่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของคุณเองซึ่งจะปรากฏในบรรทัด "จาก" ของผู้รับนั้นเขียนอย่างถูกต้องเช่นกัน

5

จบอีเมลธุรกิจด้วย "ความนับถือ" "ด้วยความจริงใจ" หรือไม่มีคำทักทายใด ๆ เลย

6

สร้างลายเซ็นมืออาชีพเพื่อสิ้นสุดอีเมลธุรกิจทั้งหมดของคุณ สิ่งนี้คล้ายกับหัวเรื่องที่คุณมักพบที่ด้านบนของจดหมายธุรกิจ - บุคคลอื่น ๆ จำเป็นต้องทราบวิธีการติดต่อคุณนอกอีเมล ลายเซ็นรวมถึงชื่อเต็มของคุณตำแหน่งที่อยู่และรายละเอียดการติดต่ออื่น ๆ

เคล็ดลับ

  • พูดอย่างเป็นทางการในจดหมายอีเมลเช่นเดียวกับที่คุณเขียนถ้านี่เป็นจดหมายที่พิมพ์ออกมา
  • อย่าเพิ่มสิ่งที่แนบมาในการสื่อสารทางอีเมลครั้งแรกของคุณกับผู้ติดต่อทางธุรกิจเว้นแต่คุณจะได้พูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังจะส่งทางโทรศัพท์
  • ใช้ช่อง "BCC" หากคุณต้องการเพิ่มผู้รับเพิ่มเติมในอีเมลเว้นแต่ว่าผู้รับหลักจะคุ้นเคยและทำงานโดยตรงกับผู้รับอื่น ๆ

โพสต์ยอดนิยม