วิธีส่งแฟกซ์เป็นขั้นตอน

แม้ว่าอีเมลจะช่วยเพิ่มประสิทธิผลทางธุรกิจโดยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพกับลูกค้าและคู่ค้าโดยไม่คำนึงถึงที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ แต่ธุรกรรมบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจนั้นเกี่ยวข้องกับเอกสารต้นฉบับ เมื่อสิ่งที่แนบมากับอีเมลจะไม่เป็นไปตามกฎหมายเครื่องโทรสารหรือคอมพิวเตอร์อาจเป็นคำตอบ

เครื่องโทรสาร

1

สร้างใบปะหน้าโทรสารสำหรับการส่งของคุณ บริษัท ส่วนใหญ่มีใบปะหน้ามาตรฐานที่มีโลโก้ บริษัท และพื้นที่สำหรับจำนวนหน้าที่จะส่งรวมถึงใบปะหน้า รวมข้อมูลการติดต่อผู้ส่งในกรณีที่มีปัญหาการส่งข้อมูลและผู้รับเพื่อให้เอกสารสามารถส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม

2

วางหน้าลงบนถาดเพื่อให้ใบปะหน้าส่งผ่านก่อน เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่มีถาดป้อนกระดาษหรือช่องเสียบเพื่อรับเอกสารที่จะส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวางแนวเอกสารตามคำแนะนำที่มักพบในเครื่องหรือถาดเอง หากคุณวางผิดด้านคุณจะส่งกระดาษเปล่า

3

ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของเครื่องแฟกซ์ปลายทางบนแผงปุ่มกดของเครื่องแฟกซ์ ระบบโทรศัพท์ของธุรกิจของคุณอาจต้องการให้คุณป้อนหมายเลขเพื่อรับสายภายนอกดังนั้นโปรดปฏิบัติตามขั้นตอนภายในสำหรับการโทรศัพท์

4

กดปุ่ม“ เริ่ม” หรือ“ ส่ง” เพื่อเริ่มการส่งสัญญาณ เครื่องแฟกซ์สแกนเอกสารหมุนหมายเลขปลายทางและส่งเอกสาร เมื่อเสร็จแล้วจะพิมพ์หน้าสถานะการส่งข้อความ“ ตกลง” หรือข้อความ“ การส่งล้มเหลว” หากเป็นกรณีหลังให้ทำซ้ำขั้นตอน

คอมพิวเตอร์และสแกนเนอร์

1

สแกนเอกสารที่คุณต้องการส่งเป็นเอกสารประมวลผลคำหรือเอกสารเกี่ยวกับภาพ การตั้งค่าขึ้นอยู่กับเครื่องสแกนเฉพาะของคุณ แต่ควรมีอย่างน้อย 300 จุดต่อนิ้วหรือ dpi ประเภทเอกสารที่ใช้ได้อาจเป็น“ รูปภาพ”“ ข้อความ”“ สี” หรือ“ ขาวดำ”

2

คลิก "ไฟล์" จากนั้นเลือก "พิมพ์" หากคุณติดตั้งซอฟต์แวร์แฟกซ์คุณควรเห็น "เครื่องพิมพ์แฟกซ์" เป็นหนึ่งในตัวเลือก หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ให้ติดตั้งซอฟต์แวร์ของเครื่องแฟกซ์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือก "เครื่องพิมพ์แฟกซ์" และคลิก "ตกลง" เพื่อเริ่มกระบวนการโต้ตอบข้อมูลแฟกซ์

3

ป้อนข้อมูลลงในกล่องโต้ตอบ ซึ่งรวมถึงข้อมูลผู้ส่งและผู้รับเช่นเดียวกับหมายเลขโทรศัพท์ของเครื่องแฟกซ์ของผู้รับ คุณอาจมีตัวเลือกในการส่งใบปะหน้าซึ่งจะรวมข้อมูลทั้งหมดนี้ คลิก "ตกลง" หรือ "เสร็จสิ้น" ในกล่องโต้ตอบสุดท้ายเพื่อเริ่มกระบวนการแฟกซ์และเปิดหน้าต่างการตรวจสอบแฟกซ์ หากระดับเสียงของคอมพิวเตอร์ของคุณเปิดอยู่คุณจะได้ยินว่ากระบวนการหมุนหมายเลขเริ่มต้นและเมื่อมีการส่งแฟกซ์คุณจะได้รับการยืนยันในหน้าต่างตรวจสอบแฟกซ์

สิ่งที่จำเป็น

• เครื่องแฟกซ์หรือคอมพิวเตอร์ที่มีสแกนเนอร์ต่ออยู่