วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้

เกิดข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้และลูกค้าส่วนใหญ่เข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้ตราบใดที่มันไม่ซับซ้อนเกินไปและไม่เกิดขึ้นบ่อยเกินไป ไม่ว่าคุณจะเรียกเก็บเงินลูกค้าด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์หรือบนกระดาษคุณควรแก้ไขข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและสื่อสารอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังพวกเขา ในทำนองเดียวกันเมื่อขอให้ผู้ขายแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ บริษัท ของคุณให้ชัดเจนและเป็นมืออาชีพในขณะที่นำความคิดเห็นของคุณไปยังการจัดการกับข้อผิดพลาดเฉพาะ

ข้อผิดพลาดทางอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อคุณพบข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าคุณสามารถแก้ไขปัญหาในระบบของคุณเองแล้วพิมพ์และออกใบแจ้งหนี้อื่นโดยที่ลูกค้าไม่เคยรู้ ระบบการเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่จะปรับยอดและยอดเงินที่ต้องชำระตามการปรับโดยไม่ต้องแสดงในใบแจ้งหนี้สุดท้ายที่มีการเปลี่ยนแปลง หากคุณได้ออกใบแจ้งหนี้แล้ว แต่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระให้ส่งอีเมลที่เป็นมิตรหรือโทรออกอย่างสุภาพเพื่ออธิบายข้อผิดพลาดแล้วออกใบแจ้งหนี้ใหม่ หากลูกค้าชำระเงินเรียบร้อยแล้วให้ทำการแก้ไขการแก้ไขในใบแจ้งหนี้ในอนาคตหรือออกใบแจ้งหนี้หรือเครดิตอื่นเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้ที่เขียนด้วยลายมือ

คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่เขียนด้วยลายมือเพียงแค่ใส่ตัวเลขผิดและเขียนในจำนวนที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตามใบแจ้งหนี้ของคุณจะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น - แม้ว่าจะเขียนด้วยลายมือ - ถ้าคุณเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้ใหม่ เก็บสำเนาของใบเรียกเก็บเงินที่เป็นโมฆะหากใบแจ้งหนี้ของคุณถูกกำหนดหมายเลขเพื่อบันทึกช่องว่างตามลำดับ หากต้องการแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่เขียนด้วยลายมือที่คุณให้กับลูกค้าแล้วให้เขียนรุ่นที่แก้ไขแล้วส่งจดหมายพร้อมบันทึกอธิบายการแก้ไขและเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องและถูกต้อง

ข้อผิดพลาดใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้น

ธุรกิจที่ทำให้เกิดความผิดพลาดของใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นเช่นการเพิ่มผิดพลาดหรือราคาที่ไม่ถูกต้องส่วนใหญ่มีปัญหาระบบที่อยู่เบื้องหลังข้อผิดพลาด ระบุแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเช่นความล้มเหลวในการอัพเดทข้อมูลราคาเป็นประจำและจัดการกับมันในระดับระบบ ตัวอย่างเช่นหากใบแจ้งหนี้ของคุณแสดงรายการราคาสำหรับรายการเดียวเมื่อพวกเขาควรแสดงรายการราคากรณีคนจรจัดกับรายการในรายการเพื่อชี้แจงความแตกต่างระหว่างสองตัวเลือก

ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย

เมื่อคุณพบข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขายได้จัดเตรียมไว้ให้คุณแก้ไขจำนวนเงินในใบเรียกเก็บเงินหรือต้นขั้วการชำระเงินของคุณและเตรียมเอกสารการแก้ไขเมื่อทำการชำระเงินของคุณ บ่อยครั้งที่ความผิดพลาดนั้นชัดเจนและต้องการคำอธิบายเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยเช่นราคาหรือปริมาณที่ขัดแย้งกับสลิปการบรรจุ เมื่อความผิดพลาดเกี่ยวข้องกับผลรวมจำนวนมากหรือต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมโทรหรือส่งอีเมลถึงผู้ทำบัญชีของ บริษัท เพื่อแก้ไขปัญหา