วิธีใช้ชื่อแรกในจดหมายธุรกิจ

ชีวิตนอกสถานที่ทำงานอาจเป็นสภาพแวดล้อมที่เป็นกันเองมากกว่าเมื่อ 25 ปีที่แล้ว แต่เมื่อพูดถึงการสื่อสารองค์กรแล้วมันจะคำนึงถึงมารยาทและผู้อาวุโสในวิชาชีพของคุณ การใช้ชื่อแรกในจดหมายธุรกิจและจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการอื่น ๆ นั้นไม่ได้ขมวดคิ้วอย่างแน่นอน

1

พิจารณาความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับจดหมาย หากคุณยังไม่ได้พบกับคนที่คุณเขียนไม่ต้องคิดสองครั้ง: ใช้นามสกุลของเธอกับชื่อที่เหมาะสมเช่น "นายโจนส์" "นางสาวสมิ ธ " "ดร. วอร์เนอร์" หรือ "สาธุคุณเคลย์ตัน" ด้วยข้อยกเว้นเล็กน้อยสภาพแวดล้อมขององค์กรส่วนใหญ่เลื่อนไปที่เป็นกลางและเป็นมืออาชีพมากขึ้น "นางสาว" มากกว่า "Miss" หรือ "นาง" แม้ว่าคุณจะรู้ว่าบุคคลนั้นอายุน้อยกว่าคุณหรือเธออยู่ในตำแหน่งงานที่มีอันดับต่ำกว่า (เช่นคุณเป็นประธาน บริษัท ของคุณเขียนถึงผู้ช่วยผู้จัดการของ บริษัท อื่น) ถ้าคุณไม่รู้ บุคคลนั้นเป็นการส่วนตัวอย่าใช้ชื่อจริงของเธอ

2

คิดเกี่ยวกับบริบทของความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ หากคุณเคยพบเธอมาก่อนการกล่าวชื่อเธอด้วยชื่อแรกนั้นยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ในบางกรณีเช่นบันทึกช่วยจำหรืออีเมลภายใน บริษัท ใช้ดุลยพินิจของคุณอย่างไรก็ตามเมื่อใช้ชื่อแรกเพื่อให้ธรรมชาติของการติดต่อทางจดหมายเพื่อกำหนดการใช้งานของพวกเขา ตัวอย่างเช่นหากคนอื่น ๆ ใน บริษัท จะอ่านจดหมายหรือเกี่ยวข้องกับประเด็นทางกฎหมายการเงินหรือการบริหารระดับสูงและอาจถูกพิจารณาว่าเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์อย่างเป็นทางการเริ่มต้นจากรูปแบบที่เป็นทางการและที่อยู่ของเธอ

3

ใช้นามสกุลหากการติดต่อของคุณมีบุคคลที่สาม หากคุณเขียนถึงประธาน บริษัท และอ้างถึงเพื่อนร่วมงานและเพื่อน Jill Jones ของคุณให้ใช้ "Ms. Jones" แทน "Jill" อีเมลที่ไม่เป็นทางการและบันทึกช่วยจำภายใน บริษัท นั้นมีความยืดหยุ่นมากกว่าและสามารถอนุญาตให้ใช้ชื่อจริงได้ แต่ถ้ามีข้อสงสัยให้ใช้ชื่อทางการและชื่อนามสกุล

4

มุ่งมั่นเพื่อความสอดคล้องในการจัดการกับจดหมายผู้รับของคุณตลอดทั้งข้อความ อย่าเริ่มต้นจดหมายถึง "Mr. Hughes" และปิดท้ายด้วย "Thanks Bob"