วิธีการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ / จดหมาย

การสื่อสารที่ดีในธุรกิจสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในวิธีการรับรู้ของคุณ ไม่ว่าคุณจะเขียนข้อเสนออย่างเป็นทางการในรูปแบบจดหมายหรือเพียงแค่จดหมายธุรกิจการใช้การจัดรูปแบบที่เหมาะสมและอธิบายความคิดของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุมจะทำให้แน่ใจว่าผู้ชมของคุณเข้าใจความคิดของคุณ

จัดรูปแบบจดหมาย

จัดรูปแบบตัวอักษรให้ถูกต้อง # เขียนบนหัวจดหมายพร้อมชื่อที่อยู่และข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ที่อยู่ตรงกลางด้านบน หากคุณไม่มีหัวจดหมายให้พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของคุณที่มุมด้านขวาบนของจดหมาย ชื่อและที่อยู่ของผู้รับควรเป็นสองบรรทัดจากที่อยู่ของคุณและที่มุมซ้าย ใส่วันที่ลงกึ่งกลางใต้ที่อยู่ของผู้รับหรือทางด้านขวาของบรรทัดด้านล่างที่อยู่ของผู้รับ จากนั้นใส่บรรทัด "Re:" ทางด้านซ้ายด้านล่างของวันที่ บรรทัดนี้ควรมีข้อมูลที่ชัดเจนและกระชับเกี่ยวกับหัวข้อของจดหมาย ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังพูดถึงข้อเสนอให้เขียนดังนี้: "Re: ข้อเสนอเพื่อขยายความเป็นหุ้นส่วน"

ที่อยู่ผู้รับ

เริ่มจดหมายของคุณด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการโดยใช้ชื่อที่เหมาะสมของผู้รับ ชื่อที่ถูกต้อง ได้แก่ นาย, นางสาวและดร. อย่าพูดกับผู้หญิงในฐานะนางหรือนางสาวเว้นแต่เธอจะบอกให้คุณทำเช่นนั้น คำทักทายควรตามด้วยเครื่องหมายโคลอนเพื่อที่คำทักทายของคุณจะเป็นดังนี้: "Dear Dr. Smith:"

ให้รายละเอียดพื้นหลัง

ให้ข้อมูลพื้นฐานใด ๆ ในวรรคหนึ่ง ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังติดตามการประชุมหารือเกี่ยวกับหัวข้อของการประชุมสั้น ๆ หากคุณกำลังส่งข้อเสนอให้สรุปโดยย่อของข้อเสนอในย่อหน้าแรก วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ชมของคุณเข้าใจข้อเสนอที่ซับซ้อน

ระบุวัตถุประสงค์ของคุณ

ระบุเป้าหมายของจดหมายและการดำเนินการต่อไปของคุณอย่างชัดเจนและชัดเจน เมื่อเขียนข้อเสนอโปรดระบุรายละเอียดที่ชัดเจนซึ่งไม่เพิ่มข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นข้อเสนอสำหรับการจัดการธุรกิจควรให้ข้อกำหนดพื้นฐานของข้อเสนอ ขอการติดตามจากผู้รับ หากคุณกำลังขอการกระทำเฉพาะจากผู้รับ - เช่นการคืนเงินหรือการขยายกำหนดเวลา - ระบุสิ่งนี้ในวรรคสุดท้าย หากข้อเสนอนั้นได้รับผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นกับผู้รับตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุสิ่งนี้ไว้ บุคคลที่ขอรับเงินคืนจากธุรกิจอาจเน้นว่าการคืนเงินนี้จะสนับสนุนให้เธอสนับสนุนธุรกิจในอนาคต

ปิดจดหมาย

ปิดจดหมายโดยขอบคุณบุคคลที่ให้ความสนใจและสนับสนุนให้เขาติดต่อคุณหากเขามีคำถามใด ๆ จดหมายควรปิดด้วยคำให้การเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค พิมพ์ชื่อของคุณสองสามบรรทัดด้านล่างคำบรรยายและลงนามชื่อของคุณเหนือชื่อที่คุณพิมพ์

แนบเอกสารประกอบ

รวมเอกสารประกอบใด ๆ ในจดหมายของคุณ แสดงถึงสิ่งที่แนบมาเหล่านี้โดยการพิมพ์ "สิ่งที่แนบมา:" ทางด้านซ้ายใต้ลายเซ็นของคุณ แสดงรายการสิ่งที่รวมอยู่หลังคำนี้

ปลาย

• พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณสำหรับการพิมพ์ผิดพลาดการสะกดคำผิดหรือไวยากรณ์ผิดพลาด

  รวมสถิติหรือข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องไว้ในข้อเสนอของคุณ ข้อเสนอมีความแข็งแกร่งและน่าสนใจยิ่งขึ้นเมื่อมีพื้นฐานในการวิจัยหรือประสบการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริง