วิธีการเขียนจดหมายแนะนำตัวสำหรับเงินที่ไม่แสวงหากำไรที่ต้องการ

องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรมักใช้การเรี่ยไรเงินทางจดหมายโดยตรงในการระดมทุน จดหมายเกริ่นนำคือการเปิดรับข้อเสนอที่ขอเงินทุนจำนวนหนึ่งสำหรับสาเหตุเฉพาะ จดหมายควรมีรายละเอียดถูกต้องและควรให้ข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านต้องทำการตัดสินใจอย่างมีการศึกษาเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรไม่แสวงหากำไรผ่านการสนับสนุนทางการเงินหรือไม่ จดหมายควรมีเอกสารแนบเช่นวรรณกรรมที่อธิบายถึงภารกิจและโปรแกรมขององค์กรไม่แสวงหากำไร

การเตรียมจดหมายมืออาชีพ

เพื่อให้มีประสิทธิภาพจดหมายที่ขอการสนับสนุนทางการเงินควรพิมพ์บนหัวจดหมายขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรและส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสมที่สุดในองค์กร ก่อนที่จะร่างจดหมายติดต่อ บริษัท ที่คุณเกี่ยวข้องด้วยและขอชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบในการประเมินคำขอการบริจาค นี่อาจเป็นผู้อำนวยการชุมชนสัมพันธ์ผู้จัดการการกุศลหรือใน บริษัท ขนาดใหญ่เป็นผู้อำนวยการการกุศล การบอกกล่าวจดหมายถึงบุคคลที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับคำขอ

สร้างบทนำที่น่าสนใจ

จดหมายของคุณควรเริ่มด้วยการแนะนำองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรและอธิบายถึงเป้าหมายและภารกิจขององค์กร เขียนคำแถลงหนึ่งย่อหน้าที่ให้รายละเอียดว่าองค์กรมีอยู่นานเท่าไหร่ประชากรที่รับใช้และเหตุผลที่องค์กรไม่แสวงหากำไรร้องขอการสนับสนุนด้านเงินทุน ตัวอย่างเช่น:“ องค์กรเด็กของ ABC ได้เปิดใช้งานมาตั้งแต่ปี 2488 แล้วองค์กรมีไว้เพื่อให้บริการด้านการดูแลสุขภาพสำหรับเด็กที่มีความเสี่ยงในพื้นที่สามมณฑล การลดเงินทุนรัฐบาลล่าสุดส่งผลให้เกิดการขาดดุลงบประมาณสำหรับองค์กรของเราซึ่งเรามุ่งมั่นที่จะเอาชนะ”

มีส่วนร่วมกับการจัดตำแหน่งภารกิจ

จดหมายควรดึงดูดโอกาสโดยแสดงให้เห็นว่าภารกิจขององค์กรไม่แสวงหากำไรนั้นสอดคล้องกับธุรกิจอย่างไร ต้องมีการวิจัยก่อนที่จะเขียนจดหมาย

ตัวอย่าง

Janet ทำงานให้กับ Alice's Closet ซึ่งเป็นองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่มอบเสื้อผ้าสตรีจรจัดให้สัมภาษณ์งาน ตอนนี้เธอกำลังพยายามระดมทุนเป็นประจำทุกปีเพื่อสนับสนุนภารกิจของอลิส เธอเรียนรู้ว่าเจ้าของร้านค้าในท้องถิ่น Serendipity มีบทบาทในโครงการให้คำปรึกษาสำหรับหญิงสาว ในจดหมายระดมทุนของเธอ Janet เขียน:

ร้านค้าของคุณเป็นผู้ค้าปลีกที่น่าเคารพนับถือในพื้นที่ของเราและทุกคนต่างก็ชื่นชอบเสื้อผ้าและเครื่องประดับที่สวยงามที่จำหน่าย นอกจากนี้ชุมชนยังชื่นชมวิธีที่คุณยืนหยัดเพื่อหญิงสาวด้วยการให้คำปรึกษาและเป็นแบบอย่างที่ดี เนื่องจากความมุ่งมั่นร่วมกันของเราต่อชุมชนและผู้หญิงเราจึงขอให้คุณพิจารณาการบริจาคให้กับตู้เสื้อผ้าของอลิซ

ทำตามคำขอของคุณ

ทำตามคำแนะนำระบุเงื่อนไขเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับจดหมาย หากคุณกำลังมองหาการสนับสนุนทางการเงินอย่างต่อเนื่องหรือการบริจาคเพียงครั้งเดียวให้กำหนดสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจนเมื่อคุณต้องการและวิธีการใช้งาน ตัวอย่างเช่น:“ ฉันกำลังเขียนวันนี้เพื่อขอเงินสนับสนุน $ 1, 000 เพื่อสนับสนุนคลินิกตรวจสุขภาพที่เราให้บริการทุกสองเดือน เงินทุนนี้จะใช้ในการรับประกันค่าใช้จ่ายในการฉีดวัคซีนและเวชภัณฑ์และจะให้บริการเด็กที่มีความเสี่ยงในพื้นที่มากกว่า 350 คน เราจะเริ่มให้บริการในวันที่ 1 ตุลาคมของปีปฏิทินนี้และเราต้องมีเงินทุนไม่เกินวันที่ 1 กันยายน”

รับทราบความเอื้ออาทรของพวกเขา

สรุปจดหมายของคุณด้วยการขอบคุณ บริษัท ที่สละเวลาพิจารณาคำขอ ขอบคุณผู้บริจาคสำหรับเวลาและความพยายามของพวกเขาคือแนวทางปฏิบัติที่ดี หลังจากที่พวกเขาทำของขวัญสิ่งสำคัญคือต้องขอบคุณ บริษัท ที่ให้การสนับสนุนเพื่อช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดี

เขียนบทสรุปที่มีประสิทธิภาพ

ปิดจดหมายของคุณด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจและสังเกตว่าจะมีการติดตามอะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น:“ ตัวแทนขององค์กรของเราจะติดต่อคุณในสัปดาห์นี้เพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีการดูแลองค์กรที่ดีของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อชุมชนผ่านโครงการนี้” อ้างอิงเอกสารแนบใด ๆ ที่คุณรวมไว้ในจดหมาย การตรวจสอบสถานะที่ไม่แสวงหากำไรหรือหลักประกันอื่น ๆ ที่จะเป็นประโยชน์ในการส่งเสริมภารกิจขององค์กรของคุณและสนับสนุนความต้องการที่ระบุไว้ในจดหมายคำขอของคุณ