วิธีการเขียนรายงานธุรกิจให้ผู้บริหาร

ผู้บริหารธุรกิจใช้รายงานเพื่อให้เข้าใจกระบวนการและโปรโตคอลได้ดียิ่งขึ้นภายในแผนกหรือเหตุการณ์ รายงานธุรกิจครอบคลุมพื้นที่เฉพาะของการตรวจทาน แม้ว่ามันอาจดูน่ากลัวที่จะเขียนรายงานธุรกิจไปสู่หัวหน้า แต่การปฏิบัติตามแนวทางมาตรฐานบางอย่างช่วยให้ผู้เขียนรายงานสามารถติดตามเพื่อให้เขาสามารถสร้างเอกสารที่มีความหมาย

ตรวจสอบเทมเพลต Office

องค์กรธุรกิจบางแห่งมีแม่แบบหรือคู่มือการเขียนเกี่ยวกับวิธีการเขียนรายงานเฉพาะตามมาตรฐานของ บริษัท ตรวจสอบกับหัวหน้างานว่าคุณมีสิทธิ์เข้าถึงเทมเพลตที่เกี่ยวข้องหรือไม่ เทมเพลตช่วยให้การไปยังส่วนต่างๆเป็นเรื่องง่ายขึ้นในการกรอกข้อมูลที่จำเป็น หากคุณไม่มีเทมเพลตที่มีอยู่ให้ทำตามคำแนะนำพื้นฐานเป็นเทมเพลตสำหรับรายงาน

โดยทั่วไปการเขียนเชิงธุรกิจจะใช้การจัดรูปแบบบล็อกเพื่อให้ส่วนต่างๆจะไหลลงมาที่หน้าชิดกับระยะขอบด้านซ้าย ใช้แบบอักษรที่อ่านง่ายเช่น Courier หรือ Times New Roman รักษาขนาดตัวอักษรไว้ที่ 12 ใช้ตัวหนาสำหรับส่วนหัวเพื่อให้โดดเด่น รายงานอีกต่อไปได้รับประโยชน์จากใบปะหน้าและสารบัญ

วัตถุประสงค์ของรายงาน

ในส่วนนี้ของรายงานคิดเหมือนนักข่าว คิดถึงผู้ชมของคุณและวัตถุประสงค์ของรายงาน ตั้งชื่อรายงานอย่างชัดเจนซึ่งกำหนดวัตถุประสงค์ของรายงานเพื่อให้ผู้บริหารสามารถบอกได้อย่างง่ายดายว่าหัวข้อคืออะไร ใช้วรรคหนึ่งหรือสองย่อหน้าเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์โดยละเอียดยิ่งขึ้น ระบุเป้าหมายของรายงาน ตัวอย่างเช่นรายงานชื่อ "บทสรุปของการใช้งานโปรโตคอลความปลอดภัยที่สถานที่ตั้ง" อาจมีหลายเป้าหมาย เป้าหมายเหล่านี้อาจรวมถึง "เพื่อทบทวนโปรโตคอลความปลอดภัยที่มีอยู่ระบุข้อกังวลและกำหนดเป้าหมายสำหรับการฝึกอบรมที่ดีขึ้นและแนวทางความปลอดภัย"

ตรวจสอบข้อมูลความเป็นมา

ใช้ย่อหน้าเพื่ออธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับพื้นหลังที่เกี่ยวข้องกับแต่ละเป้าหมาย ดูข้อมูลใด ๆ ที่คุณมีรวมถึงรายงานเหตุการณ์ล่าสุดความคิดเห็นของลูกค้าหรือแบบสำรวจพนักงาน สำหรับตัวอย่างรายงานความปลอดภัยให้ตรวจสอบข้อมูลในอดีตที่คุณมีเกี่ยวกับความปลอดภัยของ บริษัท ที่มีอยู่รวมถึงสถิติที่ทราบ รวมถึงมาตรฐานอุตสาหกรรมหากเหมาะสม อ้างอิงกฎระเบียบที่มีอยู่หรือใหม่และหารือเกี่ยวกับการฝึกอบรมและโปรโตคอลที่มีอยู่สำหรับสถานที่ตั้ง หารือเกี่ยวกับสิ่งที่ บริษัท หรือแผนกทำงานได้ดีสิ่งที่อาจไม่ใช่วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดและสิ่งที่อาจผิด

อภิปรายการเยียวยาที่อาจเกิดขึ้น

หากการเยียวยามีอยู่ให้ใช้วรรคหนึ่งอธิบายพวกเขา ชั้นเรียนความปลอดภัยใหม่ที่เสนอโดยการจัดการด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (OSHA) อาจมีให้บริการเป็นเวิร์คช็อปนอกสถานที่ ชุดปฐมพยาบาลที่อัปเดตและโปรโตคอลตอบกลับที่ได้รับการปรับปรุงแล้วอาจช่วยปรับปรุงความปลอดภัยของแผนก นี่เป็นเพียงตัวอย่างสองสามตัวอย่างของวิธีการค้นหาพื้นที่ในซอกอุตสาหกรรมเฉพาะของคุณที่อาจเสนอการแก้ไขปัญหา

สรุปแนวคิดหลัก

ย่อหน้าที่สรุปรายงานทั้งหมดเป้าหมายและการแก้ไขที่อาจเกิดขึ้นทำให้ผู้บริหารสามารถสแกนเอกสารเพื่อหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ง่าย ย่อหน้านี้จำเป็นต้องกระชับและจำเป็นต้องย้ำวัตถุประสงค์ของรายงานการให้คำแนะนำเกี่ยวกับการแก้ไขหรือปรับปรุง

ใช้ภาษาเฉพาะ

โดยทั่วไปผู้บริหารชอบแนวคิดที่สำคัญและไม่มีเวลาสำหรับภาษาดอกไม้ แม้ว่าความคิดเห็นของคุณอาจเกี่ยวข้องเมื่อพูดถึงการเยียวยาหลีกเลี่ยงภาษาทางอารมณ์อย่างเปิดเผย ตัวอย่างเช่นมีความแตกต่างระหว่างการพูดว่า " ชั้นเรียนปฐมพยาบาลลดการบาดเจ็บสาหัสในอุตสาหกรรมของเรา " และ " ชั้นเรียนปฐมพยาบาลเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งเพราะเพื่อนร่วมงานของฉันจะต้องตายอย่างน่าเศร้า เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ยึดข้อเท็จจริงเพื่อสนับสนุนความคิดเห็น

สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการตัดสินว่าพนักงานกำลังทำอะไร การชี้ให้เห็นสิ่งผิดปกติเป็นสิ่งหนึ่ง แต่การตัดสินที่ตัดสินไม่ได้ช่วยให้การสนทนาไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิผล คิดอีกครั้งเหมือนนักข่าวที่พยายามถ่ายทอดข้อเท็จจริงอย่างเป็นกลางที่สุด