วิธีการเขียนบันทึกย่อจากการประชุมพนักงาน

รายงานการประชุมจากการประชุมพนักงานทำหน้าที่บันทึกข้อมูลที่นำเสนอเช่นเดียวกับการอ้างอิงสำหรับพนักงานหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง การจดคะแนนแบบสุ่มสองสามครั้งจากการประชุมจะไม่ส่งผลให้นาทีที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์ การเตรียมการจดบันทึกเริ่มต้นได้ดีก่อนการประชุมเริ่ม การเตรียมโครงร่างช่วยให้คุณสามารถกรอกรายละเอียดที่สำคัญได้อย่างง่ายดายในระหว่างการประชุมและให้กรอบการทำงานที่เป็นระเบียบสำหรับการรวบรวมข้อมูล

1

พัฒนาเทมเพลตทั่วไปสำหรับบันทึกการประชุมทั้งหมด รวมจุดสำหรับวันที่และเวลา, วัตถุประสงค์, ผู้เข้าร่วมประชุม, ผู้นำเสนอและการกระทำสำหรับการประชุม ปรับเทมเพลตหลักด้วยข้อมูลเพิ่มเติมตามความจำเป็นสำหรับการประชุมที่เฉพาะเจาะจง

2

ตรวจสอบวาระการประชุมก่อนเริ่มต้น กรอกข้อมูลให้มากที่สุดลงในเทมเพลตให้มากที่สุดตามวาระ สร้างรายการผู้เข้าร่วมประชุมในที่ประชุมเพื่อให้คุณสามารถจัดทำเอกสารว่ามีใครบ้างและมีงานที่ต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์ตามการตัดสินใจในที่ประชุม

3

จดประเด็นสำคัญจากการประชุม ใช้ตัวย่อและวลีสั้น ๆ ที่คุณจะจำได้ในภายหลังแทนที่จะเขียนประโยคที่สมบูรณ์

4

บันทึกการประชุมด้วยเครื่องบันทึกเทปขนาดเล็กหากคุณคาดหวังรายละเอียดที่สำคัญมากมาย สิ่งนี้ช่วยให้คุณย้อนกลับไปในภายหลังเพื่อดึงรายละเอียดที่สำคัญสำหรับบันทึกย่อของคุณโดยไม่ทำให้การประชุมช้าลง

5

ถามคำถามเพื่อชี้แจงประเด็นใด ๆ เมื่อการประชุมดำเนินไป สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกการประชุมของคุณถูกต้องโดยไม่ต้องติดตามผู้เข้าร่วมประชุมภายหลังเพื่อความกระจ่าง

6

บันทึกขั้นตอนการปฏิบัติที่พนักงานต้องทำให้เสร็จหลังจากการประชุม รวมผู้ที่จะแก้ไขปัญหาหน้าที่เหล่านั้นเพื่อให้ทุกคนได้รับสำเนารายงานการประชุมรู้ว่าควรปรึกษาใครหากจำเป็น

7

พิมพ์บันทึกย่อด้วยตัวย่อและตัวย่อของคุณเป็นประโยคที่พนักงานทุกคนจะเข้าใจ การเขียนบันทึกย่อหลังการประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุดในขณะที่คุณยังสามารถจดจำได้เฉพาะ ทำสำเนาหากบันทึกนั้นมีไว้สำหรับแจกจ่าย

สิ่งที่จำเป็น

• เครื่องบันทึกเทป

ปลาย

• เก็บบันทึกการประชุมไว้อย่างเป็นจริงและสั้น ๆ