กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ที่แตกต่างกัน

ตรวจสอบกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ในห้าธุรกิจที่แตกต่างกันและคุณมีแนวโน้มที่จะหาวิธีที่แตกต่างกันห้าวิธีในการจัดการการชำระเงินคืนแก่ผู้จัดหาและพนักงาน วิธีปฏิบัติที่เจ้าหนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้จากสิ่งที่ตรงกับความต้องการถึงระดับของความอดทนสำหรับการประมวลผลความแปรปรวน อย่างไรก็ตามหลักการสองสามข้อที่ยอมรับกันโดยทั่วไปจะกำหนดวิธีการหลักที่มีอยู่ การทำความเข้าใจกับการปฏิบัติเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำหนดกระบวนการเจ้าหนี้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของพวกเขา

การแข่งขันสองทาง

กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้การจับคู่แบบสองทางเหมาะที่สุดสำหรับการชำระเงินที่เกิดขึ้นประจำ ใบสั่งซื้อถูกเขียนขึ้นสำหรับการชำระเงินตามจำนวนที่กำหนดภายในกรอบเวลาที่กำหนด ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารการรับและใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะได้รับเงินเมื่อแสดงในหรือหลังวันที่ครบกำหนดใบสั่งซื้อและจนถึงมูลค่ารวมของใบสั่งซื้อ การชำระเงินรายเดือนแบบคงที่เช่นค่าเช่าหรือบริการตามกำหนดเวลาเช่นการบำรุงรักษาภูมิทัศน์เป็นวิธีที่ดีสำหรับผู้สมัคร

การแข่งขันสามทาง

โดยทั่วไปใช้สำหรับสินค้าที่จัดส่งทางกายภาพการจับคู่แบบสามทางจะเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับข้อตกลงใบสั่งซื้อและสินค้าที่ได้รับจริง หากทั้งสามรายการตรงกันความรับผิดจะถูกบันทึกไว้และการชำระเงินจะถูกกำหนดภายในวันชำระเงินใบสั่งซื้อสุทธิ ตัวอย่างเช่นหากคำสั่งซื้อสั่งซื้อ 100 ชิ้นที่ $ 10 ต่อชิ้นครบกำหนดภายในวันที่ 1 พฤษภาคมและส่งมอบ 100 ชิ้นในวันที่ 30 เมษายนโดยมีเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ 30 ใบแจ้งหนี้ที่ตามมาที่นำเสนอสำหรับ $ 1, 000 จะถูกกำหนด 31. เอกสารที่ไม่ตรงกันถูกปฏิเสธหรือต้องการการอนุมัติเป็นพิเศษสำหรับผลต่างการชำระเงิน กระบวนการตรวจสอบสามทางนี้มีจุดประสงค์เพื่อให้การควบคุมการชำระเงินแน่น

การแข่งขันสี่ทาง

กระบวนการจับคู่แบบสี่ทางเหมือนกับวิธีจับคู่แบบสามทางพร้อมกับขั้นตอนเพิ่มเติมของการตรวจสอบวัสดุ เมื่อสินค้ามาถึงพวกเขาจะถูกตรวจสอบเพื่อยืนยันการปฏิบัติตามข้อกำหนดการสั่งซื้อ หากสินค้าผ่านการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อใบเสร็จรับเงินและเอกสารการตรวจสอบจะถูกจับคู่สำหรับการประมวลผลการชำระเงินภายในเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ นี่เป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลามากที่สุดสำหรับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดและควรใช้เมื่อจำเป็นต้องมีการตรวจสอบการตรวจสอบอย่างเข้มงวดเท่านั้น

ชำระเงินในใบเสร็จรับเงินภายในข้อกำหนดสุทธิ

หลักการพื้นฐานของการจ่ายในการรับภายในเงื่อนไขสุทธิกำหนดใบสั่งซื้อระหว่างสองฝ่ายเป็นเอกสารกำกับการชำระเงิน ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการจับคู่ใบแจ้งหนี้ เมื่อได้รับผลิตภัณฑ์แล้วจะมีการบันทึกและกำหนดความรับผิดในบัญชีเจ้าหนี้โดยอัตโนมัติภายในเงื่อนไขสุทธิโดยตรงจากใบสั่งซื้อ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ไม่ได้ใช้สำหรับการตรวจสอบราคาต่อหน่วยจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการควบคุมคุณภาพอย่างเข้มงวดเมื่อเขียนคำสั่งซื้อเนื่องจากการชำระเงินจะถูกกำหนดในราคาที่แน่นอนในข้อตกลงการซื้อ

ไม่ตรงกับการจ่ายใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติ

สำหรับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เฉพาะกิจหรือการชำระเงินคืนให้กับพนักงานหลาย บริษัท ปรับใช้วิธีการไม่จับคู่ที่ต้องใช้สิทธิ์ลายเซ็นที่เหมาะสมเท่านั้นในการบันทึกใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินภายในข้อกำหนดที่ระบุไว้ ตัวอย่างของการชำระเงินประเภทนี้คือการคืนเงินให้พนักงานเดินทางหรือใบแจ้งหนี้ที่นำเสนอโดยที่ปรึกษาสำหรับการประชุมครั้งแรก นโยบายแบบเปิดนี้ต้องการการควบคุมลายเซ็นที่เข้มงวดเพื่อป้องกันความเสี่ยงของการฉ้อโกง

ความอดทนและการประมวลผลการชำระเงิน

นอกเหนือจากการจับคู่แล้วกระบวนการจัดทำบัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ ยังสามารถทำการกำหนดค่าเผื่อสำหรับการดำเนินการผลต่างในต้นทุนต่อหน่วยปริมาณและวันที่ครบกำหนด ตัวอย่างเช่นสามารถตั้งค่าความคลาดเคลื่อนในการรับปริมาณเพื่ออนุญาตให้มีความแปรปรวน 10 เปอร์เซ็นต์ดังนั้นจึงอนุญาตให้ชำระเงิน 110 ชิ้นต่อใบสั่งซื้อที่เขียนไว้สำหรับการส่งมอบปริมาณ 100 โดยสามารถเขียนความคลาดเคลื่อนที่คล้ายกันสำหรับวันส่งมอบ การรวมกันของความคลาดเคลื่อนหรือนโยบายการจับคู่ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจที่กำหนด