เคล็ดลับการจัดระเบียบพนักงานไฟล์

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเก็บรักษาบันทึกข้อมูลพนักงานที่ถูกต้องจากมุมมองด้านทรัพยากรบุคคลรวมถึงเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐบาลกลางและรัฐ เนื่องจากความสำคัญของพวกเขาระเบียนพนักงานจะต้องมีการจัดระเบียบอย่างดีเพื่อช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลทุกครั้งที่คุณอาจต้องการมัน เคล็ดลับเล็กน้อยสามารถช่วยคุณพัฒนาและจัดการระบบบันทึกข้อมูลพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

เลือกวิธีการที่เหมาะสม

เลือกวิธีการจัดเก็บไฟล์ที่เหมาะสมกับสไตล์ส่วนตัวของคุณและขนาดของธุรกิจของคุณ หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กมาก - มีพนักงานเพียงสองหรือสามคน - คุณสามารถเก็บบันทึกกระดาษในโฟลเดอร์มะนิลาที่เก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารที่ถูกล็อค สำหรับองค์กรขนาดใหญ่การจัดเก็บบันทึกบนคอมพิวเตอร์สามารถทำได้ง่ายกว่ามาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สำรองไฟล์ในคอมพิวเตอร์ด้วยสำเนากระดาษหรือเก็บไว้ในดิสก์

สร้างแบบฟอร์มมาตรฐาน

เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องและถูกต้องพัฒนาแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับกิจกรรมที่มีผลกระทบต่อพนักงานทุกคน แบบฟอร์มทั่วไปอาจรวมถึงแบบฟอร์มที่ใช้สำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงานการลงโทษทางวินัยและการปรับเงินเดือน แบบฟอร์มมาตรฐานช่วยให้คุณปฏิบัติต่อพนักงานแต่ละคนอย่างเป็นธรรมและจัดทำเอกสารในกรณีที่มีค่าใช้จ่ายเช่นการเลือกปฏิบัติ

จัดเรียงไฟล์ตามลำดับเวลา

เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหารายการโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารเอกสารไฟล์ตามลำดับเวลา เริ่มต้นแต่ละไฟล์ด้วยเอกสารจ้างใหม่ที่มีรายการต่าง ๆ เช่นใบสมัครงาน, ประวัติย่อ, ภาษีและแบบฟอร์มรัฐบาลเช่น W-4 และ I-9, คำอธิบายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรและข้อมูลติดต่อฉุกเฉิน เพิ่มรายการใหม่แต่ละรายการตามที่เกิดขึ้นเช่นการประเมินประสิทธิภาพประจำปี คุณสามารถเลือกที่จะสร้างโฟลเดอร์ย่อยเช่นข้อมูลการจ้างงานใหม่และการประเมินผลการปฏิบัติงานสำหรับพนักงานแต่ละคนและจัดเรียงเอกสารตามลำดับเวลาในแต่ละรายการ

รวมข้อตกลงที่ลงนามแล้ว

หาก บริษัท ของคุณมีนโยบายเช่นข้อตกลงการไม่ปฏิบัติตามข้อตกลงการไม่ปฏิบัติตามหลักจรรยาบรรณหรือกฎการล่วงละเมิดทางเพศต้องแน่ใจว่าได้รับการยอมรับที่ลงนามแล้วว่าพนักงานได้อ่านและทำความเข้าใจแต่ละข้อ สิ่งนี้จะปกป้องคุณในกรณีที่คุณต้องยกเลิกพนักงานเนื่องจากละเมิดข้อตกลงเหล่านี้

ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

โปรดทราบว่าพนักงานของคุณมีสิทธิ์ตามกฎหมายในการดูไฟล์พนักงานของพวกเขา ซึ่งหมายความว่าคุณควรระมัดระวังเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณเลือกป้อน ตัวอย่างเช่นหากคุณแสดงความคิดเห็นที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับเชื้อชาติหรือรสนิยมทางเพศของพนักงานคุณอาจเปิดคดีความได้