ตัวอย่างการสื่อสารทรัพยากรมนุษย์

ทักษะการสื่อสารที่ดีและการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดีนั้นแยกกันไม่ออก แม้ว่าคุณอาจไม่มีผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือพนักงานประจำ แต่คุณยังสามารถใช้กลยุทธ์การสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคลที่แข็งแกร่งกับการสื่อสารภายในสำนักงาน ในสำนักงานหลายแห่งอีเมลเป็นวิธีการหลักในการกระจายข้อมูลอย่างเป็นทางการดังนั้นการสร้างบันทึกอีเมลที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพจึงเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญ

อัพเดทประโยชน์

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในโปรแกรมผลประโยชน์ของ บริษัท ของคุณควรมีการสื่อสารกับพนักงานอย่างรวดเร็ว คนงานมักจะกังวลเป็นพิเศษเกี่ยวกับการประกันสุขภาพของพวกเขาดังนั้นสิ่งสำคัญคือการสื่อสารข่าวเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนและในลักษณะที่เชิญชวนให้พนักงานเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น

ตัวอย่าง

หัวเรื่อง: การเปลี่ยนแปลงผู้ให้บริการประกันสุขภาพ

เราภูมิใจในการเสนอประกันสุขภาพที่มีคุณภาพสูงให้กับพนักงานของเราทุกคน ในปีที่ผ่านมาพนักงานของเราเติบโตขึ้น 30 เปอร์เซ็นต์และเป็นผลให้เราได้ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ประกันใหม่

หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจสอบของเราเราตัดสินใจที่จะทำสัญญากับ Ultima Healthcare ในฐานะผู้ให้บริการประกันสุขภาพรายใหม่ของเรา Ultima ดำเนินธุรกิจมานานกว่า 40 ปีและได้รับการยกย่องทั่วทั้งอุตสาหกรรม

ความครอบคลุมที่แผนเสนอของ Ultima เปรียบได้กับข้อเสนอปัจจุบัน ในกรณีส่วนใหญ่คุณจะพบว่าการหักค่าเบี้ยประกันรายเดือนของปีถัดไปนั้นน้อยกว่าปีนี้เล็กน้อย Ultima เสนอแผน HMO และ PPO

คุณอาจมีคำถามมากมายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ แนบมากับอีเมลนี้เป็นโบรชัวร์อธิบายตัวเลือกของ Ultima นอกจากนี้เราจะจัดการประชุมที่ให้ข้อมูลสองครั้งในปลายสัปดาห์นี้ หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ได้โปรดติดต่อสำนักงานทรัพยากรบุคคลและตัวแทนของเราจะพบกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนและระดับความครอบคลุมที่เกี่ยวข้อง

สำหรับอนาคตอันใกล้เราจะรักษาแผนทันตกรรมของเราในปัจจุบัน

การประชุมที่ให้ข้อมูลจะมีขึ้นใน วันอังคารที่ 15 กันยายนเวลา 14.00 น. ในห้องประชุมหลักและใน วันศุกร์ที่ 17 กันยายนเวลา 10.00 น . ในห้องประชุมตะวันตก นอกจากนี้เราขอเตือนทุกคนว่าการลงทะเบียนแบบเปิดสำหรับการประกันภัยและตัวเลือกผลประโยชน์อื่น ๆ จะเริ่มขึ้นใน วันที่ 15 พฤศจิกายน

เรารู้สึกตื่นเต้นเกี่ยวกับการเติบโตที่เกิดขึ้นใน บริษัท ของเราและเราหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกับคุณทุกคนในอนาคต

การจากไปของลูกจ้าง

การไม่มีพนักงานในสภาพแวดล้อมของธุรกิจขนาดเล็กจะไม่ทำให้พนักงานคนอื่นไม่สังเกตเห็น เจ้าของธุรกิจควรแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับการออกเดินทางโดยเร็วที่สุด: การหยุดข่าวลือดังกล่าวทำให้พนักงานทราบว่า บริษัท มีแผนที่จะจัดการหน้าที่การงานที่ดำเนินการโดยพนักงานที่ออกเดินทางอย่างไรและแสดงให้เห็นถึงความเคารพต่อพนักงาน

ในขณะที่ผู้ใต้บังคับบัญชาและสมาชิกในทีมทันทีควรได้รับการแจ้งเตือนเป็นการส่วนตัวไม่ว่าจะเป็นรายบุคคลหรือผู้จัดการ แต่นโยบายการสื่อสารทรัพยากรบุคคลควรกำหนดให้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้างานของพนักงานส่งอีเมลแจ้งให้พนักงานทราบ

ตัวอย่าง:

เมื่อพนักงานลาออกจาก บริษัท ด้วยเงื่อนไขที่ดีและตั้งใจทำเช่นนั้นบันทึกการเดินทางควรจะมีความสุภาพ พวกเขาจะมาจากผู้จัดการของพนักงานหรือเจ้าของ บริษัท

หัวเรื่อง: การเปลี่ยนแปลงแผนกโลจิสติกส์และคลังสินค้า

ด้วยความรู้สึกที่หลากหลายที่เราประกาศว่าเจนบราวน์จะออกจาก บริษัท สมิ ธ ซัพพลายเพื่อเข้ารับตำแหน่งกับ Kayden และ Sons Logistics ศุกร์ 7 กรกฎาคมจะเป็นวันสุดท้ายของเธอในสำนักงาน

Jane เป็นส่วนสำคัญของ Smith Supply ตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง เธอทำให้เธอเริ่มทำงานในคลังสินค้าในขณะที่เธอกำลังศึกษาอยู่ในระดับมหาวิทยาลัย หลังจากสำเร็จการศึกษาเราได้เลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการคลังสินค้าและในที่สุดเธอก็กลายเป็นผู้อำนวยการฝ่ายโลจิสติกส์ ความสำเร็จของเราส่วนใหญ่เกิดจากการทำงานหนักและความเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยมตลอดเจ็ดปีที่ผ่านมา เราจะคิดถึงเจนและปรารถนาให้เธอมีบทบาทใหม่ที่สุด

ฉันยังยินดีที่จะประกาศการเปลี่ยนแปลงบุคลากรต่อไปนี้: Jacob Brown เข้ามารับบทบาทของ Jane ในฐานะผู้อำนวยการด้านโลจิสติกส์ในขณะที่ Cindy Carmichael ได้รับการเลื่อนตำแหน่งให้เป็นหัวหน้าแผนกคลังสินค้า ซินดี้กำลังสมมติบทบาทใหม่ของเธอทันทีในขณะที่จาค็อบจะกลายเป็นผู้อำนวยการฝ่ายหลังจากเขากลับมาจากวันหยุดพักผ่อนในวันที่ 15 กรกฎาคม ในขณะเดียวกันความกังวลเกี่ยวกับโลจิสติกส์ควรเป็นไปถึงเจนจาค็อบและตัวฉันเองเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมในช่วงระยะเวลาการเปลี่ยนแปลง

เมื่อพนักงานถูกยกเลิกหรือถูกลาออกอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าสิ่งต่อไปนี้อาจเหมาะสม:

หัวเรื่อง: George Stewart และการประมวลผลบัญชีค่าใช้จ่าย

George Stewart ออกจาก Smith Supply Company เพื่อแสวงหาโอกาสใหม่ เราหวังว่าเขาจะทำได้ดีในความพยายามของเขา ในเวลานี้กะเหรี่ยงแมคอินทอชจะจัดการความรับผิดชอบของจอร์จจนกว่าเราจะจ้างเขามาทดแทน

ชาวกะเหรี่ยงได้สอบถามว่ารายงานเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและเช็คส่งทางอีเมลถึงผู้ช่วยของเธอ Bob Quinn น่าเสียดายที่การตรวจสอบอาจล่าช้าไปสองสามวันเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงบุคลากรนี้ แต่เราคาดว่าเวลาดำเนินการตามปกติจะกลับมาทำงานได้อย่างรวดเร็ว

สภาพอากาศฉุกเฉิน

เหตุฉุกเฉินจากสภาพอากาศและภัยพิบัติอื่น ๆ อาจทำให้เป็นเรื่องยากหากเป็นไปไม่ได้ที่พนักงานจะไปถึงที่ทำงานได้อย่างปลอดภัย การกำหนดนโยบายการสื่อสารสามารถช่วยให้มั่นใจว่าธุรกิจของคุณจะยังคงดำเนินต่อไปในช่วงที่มีสภาพอากาศที่ท้าทายขณะเดียวกันก็ปกป้องความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานของคุณ

หากคุณกำลังประสบกับสภาพอากาศเลวร้ายหรือคาดการณ์ว่าสภาพอากาศจะเลวร้ายลงสื่อสารแผนและความคาดหวังของคุณต่อพนักงานผ่านทางอีเมลจากนั้นติดตามข้อความโทรศัพท์หรือการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่สำนักงาน

ตัวอย่าง:

สถานการณ์จำลอง: รายงานสภาพอากาศระบุว่าอุณหภูมิอาจลดลงถึงระดับที่เป็นอันตรายภายใน 24 ชั่วโมงและอุณหภูมิเยือกแข็งเหล่านี้อาจอยู่ได้นานหลายวัน

หัวเรื่อง: การปิดสำนักงาน - ฉุกเฉินสภาพอากาศที่คาดการณ์ไว้

ตามที่คุณส่วนใหญ่เคยได้ยินกรมบริการอากาศแห่งชาติได้ออกคำเตือนลมหนาวที่จะมีผลบังคับใช้ในอีก 24 ชั่วโมงข้างหน้า คุณสามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับความกังวลเกี่ยวกับสภาพอากาศหนาวเย็นและกลยุทธ์ในการปกป้องตนเองและครอบครัวของคุณได้ที่ //www.weather.gov/safety/cold

เราได้ปิดสำนักงานก่อนวันนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถกลับบ้านได้อย่างปลอดภัย รู้สึกอิสระที่จะออกตอนนี้ ทุกคนควรออกจากสำนักงานภายในเวลา 15.00 น. หากคุณต้องอยู่ต่อเพื่อทำโครงการให้เสร็จโปรดตอบกลับอีเมลนี้และเราจะเห็นว่าสามารถจัดการอะไรได้บ้าง เพื่อความปลอดภัยและเพื่อความปลอดภัยเราจำเป็นต้องล้างและล็อกสำนักงานโดยเร็วที่สุด

สำนักงานจะถูกปิดในวันพรุ่งนี้: เราให้บริการพนักงานทุกคนในวันพิเศษเพื่อรองรับปัญหาสภาพอากาศที่ไม่คาดคิดนี้ กรมอุตุนิยมวิทยาแห่งชาติพยากรณ์ว่าอุณหภูมิจะอุ่นขึ้นหลังจากคืนพรุ่งนี้และเราคาดว่าจะกลับมาทำงานในวันพฤหัสบดี หากแผนเหล่านี้มีการเปลี่ยนแปลงเราจะติดต่อคุณทางอีเมล นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบการอัพเดทสถานะบนเว็บไซต์ของเราหรือ Slack

กรุณาติดต่อหัวหน้างานของคุณหากคุณมีคำถามใด ๆ

สถานการณ์สมมติ: คาดว่าสภาพอากาศเลวร้าย แต่จะชัดเจนขึ้นก่อนการเดินทางในตอนเช้า

หัวเรื่อง: หิมะตกที่คาดว่าจะคืนนี้

เราทราบว่าคาดว่าคืนนี้จะมีหิมะจำนวนมากแม้ว่านักอุตุนิยมวิทยาคาดการณ์ว่าหิมะจะหยุดตกในตอนเช้าและส่วนที่เหลือของวันนี้ในวันพรุ่งนี้จะแจ่มใสและชัดเจน

สำนักงานจะเปิดให้บริการสำหรับธุรกิจในวันพรุ่งนี้และเราคาดหวังให้พนักงานรักษาตารางเวลาประจำ อย่างไรก็ตามเราทราบด้วยว่าบางท่านมีการเดินทางไปยังสำนักงานนานและคุณอาจประสบกับความล่าช้า

ความปลอดภัยและความเป็นอยู่ที่ดีของคุณคือสิ่งสำคัญอันดับแรกของเราเสมอ: หากคุณเชื่อว่าคุณจะมาสายในวันพรุ่งนี้โปรดติดต่อหัวหน้างานของคุณโดยเร็วที่สุดเพื่อจัดหา ETA จะไม่มีบทลงโทษสำหรับการมาถึงล่าช้าในวันพรุ่งนี้หากคุณได้ดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแจ้งหัวหน้างานของคุณเกี่ยวกับแผนของคุณ