เทคนิคการจัดระเบียบไฟล์

มีประโยชน์มากมายในการบำรุงรักษาระบบการจัดเก็บเอกสารและในโลกธุรกิจทักษะประเภทนี้ขององค์กรสามารถช่วยให้คุณเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพของคุณ เนื่องจากระบบการจัดการไฟล์มีหลายรูปแบบสิ่งสำคัญคือต้องมีเทคนิคการจัดเก็บที่เหมาะกับคุณและตอบสนองวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

รู้ว่าคุณต้องการไฟล์อะไร

ถึงเวลาที่จะจัดระเบียบดังนั้นเริ่มต้นด้วยการดูสแต็กของไฟล์บนโต๊ะทำงานของคุณและกำหนดสิ่งที่คุณต้องการไฟล์ การเรียงลำดับตามเอกสารจะช่วยให้คุณทราบถึงประเภทของเทคนิคการจัดองค์กรตามประเภทข้อมูลที่คุณต้องจัดเก็บ สร้างกองย่อยตามหมวดหมู่ที่คุณกำหนดเช่น "ไฟล์ลูกค้า" "ไฟล์การเงิน" หรือ "ไฟล์การตลาด" ในขณะที่เรียงลำดับเอกสารของคุณให้แน่ใจว่ากำจัดไฟล์ที่คุณไม่ต้องการแล้วหรือวางไว้ ในเอกสารสำคัญของ บริษัท

หากคุณต้องการจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้ทำกิจกรรมเดียวกันโดยใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สร้างโฟลเดอร์ย่อยอิเล็กทรอนิกส์และวางเอกสารลงในโฟลเดอร์โดยขึ้นอยู่กับประเภทของไฟล์ ย้ายเอกสารเก่าและที่ล้าสมัยไปยังถังขยะคอมพิวเตอร์ของคุณ

ลำดับตัวอักษร

เมื่อคุณทำ sub-piles ของคุณเสร็จแล้วและคุณรู้ว่าคุณต้องการไฟล์อะไรคุณสามารถรู้วิธีการจัดระเบียบเอกสารในแบบที่จะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ตามที่ห้องสมุดรัฐเท็กซัสและคณะกรรมาธิการจดหมายเหตุระบบการจัดเรียงตัวอักษรเป็นหนึ่งในเทคนิคการจัดระเบียบไฟล์ขั้นพื้นฐานและเป็นที่ต้องการมากที่สุด การจัดเรียงตัวอักษรนั้นเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบเอกสารของคุณตามตัวอักษรของตัวอักษรและสามารถทำได้ในรูปแบบเอกสารหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณเลือกที่จะเรียงอักษรเอกสารของคุณให้จัดเรียงโฟลเดอร์ไฟล์ที่มีป้ายกำกับจาก A ถึง Z และกำลังยื่น

ลำดับเหตุการณ์

คุณสามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงตามลำดับเหตุการณ์สำหรับการจัดเรียงไฟล์ซึ่งจัดเรียงไฟล์ตามวันที่หรือลำดับของวันที่ เครือข่ายผู้ประกอบการ (แหล่งข้อมูลออนไลน์สำหรับผู้ประกอบการ) แนะนำให้ใช้เทคนิคการจัดเรียงตามลำดับเหตุการณ์เนื่องจากจะทำให้การจัดเก็บและเข้าถึงระเบียนสะดวกยิ่งขึ้น ระบบองค์กรประเภทนี้อาจมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อนำไฟล์ออกจากการประชุม สำหรับไฟล์ฮาร์ดและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งออกเป็นสัปดาห์เดือนไตรมาสหรือปีขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

การบำรุงรักษากระบวนการ

มันง่ายที่จะปล่อยให้เอกสารเหล่านั้นพะเนินเทินทึก แต่การกำหนดกระบวนการยื่นเอกสารจะเป็นประโยชน์ เมื่อเอกสารใหม่ลงจอดบนโต๊ะของคุณให้ลองจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นทันทีที่คุณสามารถทำได้ สิ่งนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาไม่ให้เสียเวลาจากการมีโครงการเก็บเอกสารขนาดใหญ่ หากคุณไม่สามารถจัดเก็บเอกสารได้ทันทีให้ตั้งค่าในถาดยื่นเอกสารตามลำดับที่คุณกำหนดไว้ (ตามลำดับตัวอักษรหรือตามลำดับเหตุการณ์) นี่จะทำให้การยื่นของคุณเร็วขึ้น