การกำหนดเป้าหมายสำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการ

ในการตั้งค่าธุรกิจที่มีตั้งแต่องค์กรไปจนถึงการผลิตพนักงานธุรการสามารถเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำงานของ บริษัท เจ้าหน้าที่ธุรการมักจะได้รับมอบหมายหน้าที่ของ บริษัท "front end" เช่นลูกค้าอวยพรรับโทรศัพท์ตอบรับกรองอีเมลและรักษาจดหมายโต้ตอบ เช่นเดียวกับแผนกอื่น ๆ ในธุรกิจขนาดเล็กการตั้งเป้าหมายในแผนกธุรการนั้นมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ

ความสำคัญ

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของ บริษัท โดยรวมมีความจำเป็นที่แผนกธุรกิจส่วนใหญ่รวมถึงแผนกธุรการได้กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนซึ่งกำหนดโดยผู้จัดการระดับกลางหรือระดับสูง เป้าหมายเหล่านี้ช่วยให้สามารถดูแลผู้ดูแลระบบแต่ละรายรวมถึงทีมผู้ดูแลระบบโดยรวมของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายส่วนบุคคลและทั่วทั้ง บริษัท เป้าหมายก็สำคัญเช่นกันที่พวกเขาสามารถผลักดันให้พนักงานไปสู่การปฏิบัติและปรับปรุงประสิทธิภาพภายในแผนกธุรการของคุณ

ประเภทของเป้าหมาย

ประเภทของเป้าหมายที่คุณกำหนดไว้สำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการของคุณอาจแตกต่างกันไปตามบทบาทการดูแลแต่ละคน ตัวอย่างเช่นเป้าหมายสำหรับพนักงานต้อนรับของคุณอาจรวมถึงการกระจายและการเตรียมจดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสมรวมถึงแพ็คเกจการบันทึกด้วยบริการของผู้ให้บริการและการแจ้งเตือนผู้รับของแพ็คเกจที่เข้ามาทั้งหมด เป้าหมายอื่น ๆ สำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการอาจรวมถึงการบำรุงรักษาไฟล์การประมวลผลเอกสารการควบคุมฟังก์ชั่นการสนับสนุนเสมียนการวางแผนการเดินทางสำหรับผู้บริหารระดับสูงและการบำรุงรักษาฐานข้อมูลเฉพาะ

แรงจูงใจ

เป้าหมายคือกุญแจสำคัญในการกระตุ้นให้พนักงานลงมือปฏิบัติ หากไม่มีการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนซึ่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารสามารถคาดหวังว่าจะประสบความสำเร็จไม่ว่าจะเป็นรายไตรมาสหรือรายปีพนักงานของคุณอาจรู้สึกสับสนหรือสับสนตามที่คาดหวังไว้ การทำความเข้าใจความคาดหวังของเป้าหมายอาจส่งผลต่อแรงจูงใจของพนักงานในการทำงานให้ดี ที่ถูกกล่าวว่าเป้าหมายหรือเป้าหมายที่วางแผนไว้ไม่ดีซึ่งคลุมเครือเกินไปอาจทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารลดระดับลง สื่อสารอย่างชัดเจนถึงเป้าหมายที่ผู้บริหารของคุณคาดหวังและอธิบายว่าเป้าหมายเหล่านี้เหมาะสมกับภารกิจและวัตถุประสงค์ของ บริษัท ได้อย่างไร

ความสำเร็จและการวัด

เพื่อให้มั่นใจว่าเป้าหมายการจัดการของคุณเป็นไปได้และดำเนินการอย่างถูกต้องให้วัดความถี่และความสำเร็จของเป้าหมาย ตัวอย่างเช่นพนักงานของคุณอาจบรรลุเป้าหมายตรงเวลา แต่ผลลัพธ์อาจไม่สอดคล้องกับ "งานที่ดี" ในทางกลับกันเจ้าหน้าที่ธุรการของคุณอาจพลาดกำหนดเวลาและใช้เวลานานกว่าเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แต่ในที่สุดอาจดำเนินงานอย่างไม่มีที่ติ ในกรณีใดกรณีหนึ่งเหล่านี้คุณอาจต้องประเมินว่าเป้าหมายที่คุณนำออกมานั้นมีความสมจริงและสามารถทำได้ในครั้งแรกหรือไม่ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถตั้งเป้าหมายที่เป็นประโยชน์ได้มากขึ้นในอนาคต