วิธีทำบันทึกการรับเงินสดของธุรกิจ

บันทึกการรับเงินของธุรกิจเป็นเอกสารต้นทางที่ใช้ระหว่างการทำธุรกรรมเงินสดเมื่อการรับหรือการลงทะเบียนเงินสดอาจไม่พร้อมใช้งาน ตัวอย่างเช่นหากองค์กรการกุศลส่งอาสาสมัครออกไปยังชุมชนเพื่อรวบรวมเงินทุนสำหรับโครงการพิเศษอาสาสมัครอาจถูกขอให้เก็บใบเสร็จรับเงินเข้าสู่บัญชีสำหรับเงินที่ได้รับ จำนวนเงินสดที่เปลี่ยนไปเป็นผู้ทำบัญชีควรเห็นด้วยกับบันทึก คิดว่าบันทึกเป็นเอกสารต้นฉบับที่ติดตามลูกหนี้เงินสดและอนุญาตให้บัญชีกระทบยอดเงินสดที่ได้รับตามจำนวนเงินที่ควรได้รับการรวบรวมสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ขาย

1

สร้างบันทึกสเปรดชีต โดยทั่วไปบันทึกการรับเงินของธุรกิจจะมีคอลัมน์สำหรับวันที่ ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ ชื่อผลิตภัณฑ์ ปริมาณขาย; ราคาต่อรายการ; และเงินสดทั้งหมดที่ได้รับ อาจมีการตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าหมายเลขหรือชื่อพนักงานและวันที่ส่งมอบ กุญแจสำคัญคือการติดตามข้อมูลที่บัญชีจะต้องประมวลผลใบเสร็จรับเงินและติดตามการชำระเงินกลับไปยังคำสั่งซื้อสินค้าหรือการขาย เพิ่มแถวได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ จำกัด การบันทึกไว้ที่หน้าเดียว บันทึกสามารถพิมพ์ออกมาสำหรับผู้ที่เดินทางหรือกรอกข้อมูลในสำนักงานเมื่อมีเงินสดเข้ามา

2

กรอกข้อมูลในบันทึกทุกครั้งที่ได้รับเงินสด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดเห็นด้วยกับจำนวนเงินสดที่ได้รับ

3

คำนวณผลรวมทั้งหมดเมื่อคุณพร้อมที่จะเปลี่ยนเป็นเงินสดโดยการเพิ่มคอลัมน์ "รวม" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินสดในมือเห็นด้วยกับยอดรวมทั้งหมดก่อนที่จะส่งเงินสดเข้าบัญชี ขั้นตอนการบัญชีควรระบุความถี่ในการโอนเงินเข้ากองทุน หากมีปัญหาการขาดแคลนให้ตรวจสอบการคูณปริมาณกับราคาต่อหน่วยรวมถึงการเพิ่มที่รวมกันทั้งหมด

สิ่งที่จำเป็น

• โปรแกรมสเปรดชีต

เคล็ดลับ

• ป้องกันการรับเงินสดโดยให้สถานที่ที่ปลอดภัยแก่พนักงานเพื่อเก็บเงินสดระหว่างการฝาก กล่องเงินสดที่ล็อคเหมาะสำหรับใบเสร็จรับเงินในสำนักงาน กระเป๋าธนาคารหรือซองจดหมายเข็มกลัดที่สามารถเปิดและปิดได้ง่ายเหมาะสำหรับคอลเล็กชั่นภายนอก
• หลีกเลี่ยงการใช้ใบเสร็จรับเงินเพื่อซื้อสินค้าของ บริษัท หรือเช็คเงินสดของพนักงาน ยิ่งคุณทำธุรกรรมจากการรับเงินสดมากเท่าไหร่การทำบัญชีก็จะยิ่งยากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินสดที่ถูกต้องนั้นมาถึงธนาคาร
• เมื่อบันทึกการรับเงินสดถึงการบัญชีก็ควรเก็บไว้เป็นเอกสารต้นฉบับที่มีใบนำฝาก

การเตือน

• เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงสำหรับลูกค้าให้นับถอยหลังการเปลี่ยนแปลงสองครั้งเสมอเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด