วิธีการสร้างระบบจัดเก็บข้อมูล

การสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลบันทึกต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียดเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติของ บริษัท ในปัจจุบันของคุณและแผนที่ใช้การได้ ไม่ว่าคุณจะตั้งค่าระบบอิเล็กทรอนิกส์แบบไร้กระดาษหรือสร้างระบบโดยใช้บันทึกกระดาษคุณใช้กระบวนการเดียวกัน เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้หลักการจัดระเบียบตรรกะ หน่วยงานหรือหมวดหมู่ที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญสู่ระบบที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ

สร้างระบบบันทึกข้อมูล

1

ตรวจสอบระเบียนที่ บริษัท ของคุณต้องการจัดเก็บและการรวบรวมและการจัดเก็บระเบียนปัจจุบันของคุณ จัดตั้งคณะกรรมการขนาดเล็กเพื่อทำงานร่วมกับคุณในการสรุปเนื้อหาที่คุณวางแผนที่จะจัดระเบียบ สร้างหมวดหมู่ที่คุณต้องการเพื่อรวมระเบียนทั้งหมดของคุณ

2

จัดระเบียบเอกสารเป็นหมวดหมู่ที่เป็นที่รู้จักซึ่งเหมาะสมกับบุคลากรของคุณ เกณฑ์หลักสำหรับหมวดหมู่คือมันไม่ทับซ้อนหมวดหมู่อื่น ๆ หากหมวดหมู่หลักคือลูกค้าดังนั้นลูกค้าแต่ละรายหรือกลุ่มลูกค้าที่เข้ากันได้ควรทำหน้าที่เป็นหมวดหมู่ย่อย บันทึกผลิตภัณฑ์หรือผู้ขายจะต้องอยู่ในหมวดหมู่ที่แตกต่างกัน ภายในแต่ละหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยแต่ละเรคคอร์ดสามารถจัดเรียงตามตัวอักษรตามชื่อเรื่องโดยวันที่เริ่มต้นหรือเสร็จสิ้นแล้วแผนกหรือวิธีการอื่นใดที่ทำให้การสืบค้นสะดวกสะดวกสอดคล้องและมีประสิทธิภาพ

3

จัดทำสื่อการฝึกอบรมที่อธิบายระบบให้กับพนักงาน จัดทำโปรแกรมการฝึกอบรมเพื่ออธิบายขั้นตอนและประโยชน์ของการจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูล ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับตัวจัดการเร็กคอร์ดใด ๆ ที่มีหน้าที่เก็บรวบรวมไฟล์และแจกจ่ายบันทึก และหัวหน้าหน่วยซึ่งมีแนวโน้มที่จะได้รับคำถามหลังจากระบบอยู่ในสถานที่ ใช้สมาชิกทีมพัฒนาเพื่อช่วยคุณในการตรวจสอบระบบเพื่อหาการเปลี่ยนแปลงที่จะแก้ไขปัญหาหรือทำให้ใช้งานง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

4

ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีระบบสำรองข้อมูลไม่สมบูรณ์หรือปลอดภัย บริษัท ประสบความสูญเสียทางการเงินครั้งใหญ่หรือออกจากธุรกิจเมื่อพวกเขาสูญเสียข้อมูล สำหรับบันทึกที่สำคัญอาจจ่ายให้กับการบันทึกซ้ำและจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและกันไฟได้นอกสถานที่ อีกทางเลือกหนึ่งคือการสแกนข้อมูลที่สำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์และส่งไฟล์ไปยังที่เก็บข้อมูลนอกสถานที่ หากความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเป็นปัญหาคุณสามารถสำรองไฟล์ไว้ในไดรฟ์ของคุณซึ่งคุณเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและนอกสถานที่