วิธีสร้างรายงานการเข้าถึง MS เป็นไฟล์ Excel

Microsoft Access เป็นแอปพลิเคชันฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งมาพร้อมกับ Microsoft Office รุ่น Professional และ Enterprise ธุรกิจนับไม่ถ้วนทั่วโลกใช้ฐานข้อมูล Access เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับสินค้าคงคลังการบัญชีและแอปพลิเคชั่นที่เน้นการผลิตเป็นหลัก ด้วยตัวเอง Access มีความสามารถในการคำนวณจำนวนมากที่คุณอาจคาดหวังจากแอปพลิเคชันสเปรดชีต Microsoft Excel ด้วยการใช้คุณสมบัติการรายงานที่ทรงพลัง Access ยังสามารถสร้างรายงานแบบไดนามิกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลตามเกณฑ์หรือตัวแปรที่ไม่ จำกัด จำนวน ในขณะที่รายงานการเข้าถึงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจภายในองค์กรนักบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอกอาจไม่มีสิทธิ์เข้าถึงและสามารถดูรายงานที่สร้างจากโปรแกรม นักบัญชี CPAs และผู้ตรวจสอบบัญชีทุกคนมีการติดตั้ง Excel (หรือแอปพลิเคชันที่เข้ากันได้กับ Excel) ในคอมพิวเตอร์ของพวกเขาดังนั้นหากคุณต้องการให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งานด้วยรายงานที่สร้างขึ้นในโปรแกรมฐานข้อมูล คุณต้องส่งออกข้อมูลไปยังสเปรดชีต Excel

1

เรียกใช้ Microsoft Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คลิกแท็บ“ ไฟล์” จากนั้นคลิก“ เปิด” เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีรายงานที่คุณต้องการส่งออกไปยัง Excel

2

คลิกที่ "บานหน้าต่างนำทาง" ที่ด้านซ้ายของหน้าต่างฐานข้อมูลหลัก เลื่อนลงไปที่ส่วน“ รายงาน” ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างวัตถุทั้งหมด

3

คลิกสองครั้งที่ชื่อของรายงานที่คุณต้องการส่งออกไปยัง Excel Access จะเรียกใช้รายงานและแสดงทางด้านขวาของบานหน้าต่างวัตถุการเข้าถึงทั้งหมด

4

คลิกแท็บ“ ข้อมูลภายนอก” บนแถบริบบิ้น คลิกไอคอน“ Excel” ภายใต้ส่วนหัวเครื่องมือเค้าโครงรายงาน

5

คลิกปุ่ม“ เรียกดู” ในหน้าต่าง“ ส่งออก - Excel สเปรดชีต” เลือกโฟลเดอร์บนพีซีของคุณที่คุณต้องการบันทึกรายงานเวอร์ชั่น Excel จากนั้นคลิก“ บันทึก”

6

คลิกลูกศรแบบหล่นลงถัดจากป้ายกำกับ "รูปแบบไฟล์" คลิกและเลือกเวอร์ชันของ Excel ที่คุณต้องการจัดรูปแบบไฟล์ที่ส่งออก รายการประกอบด้วยสองตัวเลือก:“ Excel 97 - สมุดงาน Excel 2003” และ“ Microsoft Excel 5.0 / 95, ” ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น ในกรณีส่วนใหญ่คุณควรปล่อยให้ค่าที่ตั้งไว้เป็นค่าเริ่มต้น

7

ปล่อยให้ตัวเลือก“ ส่งออกข้อมูลด้วยการจัดรูปแบบและโครงร่าง” เปิดใช้งานเว้นแต่ว่าคุณต้องการส่งออกข้อมูลดิบโดยไม่ต้องมีส่วนหัวหรือจัดรูปแบบเค้าโครง เปิดใช้งานตัวเลือก“ เปิดไฟล์ปลายทางหลังจากการดำเนินการส่งออกเสร็จสมบูรณ์” หากคุณต้องการให้ไฟล์ที่ส่งออกเปิดทันทีใน Excel หลังจากกระบวนการแปลงเสร็จสิ้น มิฉะนั้นปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมายถัดจากตัวเลือกไม่ถูกทำเครื่องหมาย

8

เปิดใช้งานตัวเลือก“ ส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือก” หากคุณกำลังดูรายงานที่แสดงเฉพาะระเบียนในชุดข้อมูล มิฉะนั้นปล่อยให้ตัวเลือกที่ว่างเปล่า

9

คลิกปุ่ม“ ตกลง” หลังจากนั้นไม่กี่วินาทีหน้าต่างบันทึกขั้นตอนการส่งออกจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เปิดใช้งานตัวเลือก "บันทึกขั้นตอนการส่งออก" หากคุณต้องการใช้ตัวเลือกการส่งออก Excel แบบเดียวกันในอนาคต คลิกปุ่ม“ ปิด” เพื่อปิดหน้าต่าง“ ส่งออก - Excel สเปรดชีต” หากคุณเปิดใช้งานตัวเลือก“ เปิดไฟล์ปลายทางหลังจากการดำเนินการส่งออกเสร็จสมบูรณ์” Excel จะเปิดและแสดงรายงานในรูปแบบสเปรดชีต มิฉะนั้นคุณต้องเปิดรายงานใน Excel โดยใช้“ ไฟล์ | ตัวเลือก "เปิด" บนแถบริบบิ้น

ปลาย

• คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าการส่งออกที่บันทึกไว้โดยคลิกที่ไอคอน“ การส่งออกที่บันทึกไว้” บนแท็บข้อมูลภายนอกของแถบริบบิ้น สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถส่งออกรายงานการเข้าถึงไปยัง Excel ได้เร็วขึ้นด้วยตัวเลือกที่คุณเลือก