วิธีการเขียนจดหมายร้องเรียนให้กับพนักงานเกี่ยวกับพฤติกรรมของเขา

ในธุรกิจขนาดเล็กที่มีนโยบายด้านวินัยขั้นสูงสำหรับพนักงานมักใช้จดหมายเป็นลายลักษณ์อักษรหลังจากมีการพูดคุยเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ไม่ต้องการด้วยวาจา ในตัวอย่างนี้พฤติกรรมนั้นได้รับการแสดงความคิดเห็นและท้อแท้ แต่มีต่อและมีความจำเป็นต้องเลื่อนระดับไปอีกระดับ ควรมีการเขียนจดหมายวินัยของพนักงานอย่างจริงจังเพื่อส่งเสริมให้พนักงานหลีกเลี่ยงความก้าวหน้าในระดับต่อไปซึ่งอาจถูกระงับหรือเลิกจ้างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท ของคุณ

1

อ้างถึงการแลกเปลี่ยนทางวาจากับพนักงานก่อนหน้านี้ จุดเริ่มต้นของจดหมายของคุณควรบันทึกการประชุมที่ผ่านมาและการหารือกับพนักงานนี้เกี่ยวกับพฤติกรรมของเขา สิ่งนี้ทำหน้าที่เตือนพนักงานว่าพวกเขาได้รับคำเตือนแล้วและนี่คือคำเตือนครั้งที่สองของพวกเขาเกี่ยวกับวิธีการ

2

อ้างถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น สำหรับเหตุผลในการบันทึกคุณจะต้องอ้างถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงและรวมถึงพฤติกรรมของพนักงานด้วย หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่มีการอักเสบในส่วนนี้ เพียงระบุข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น

3

เตือนพนักงานถึงนโยบายของ บริษัท ของคุณ ส่วนถัดไปของจดหมายของคุณควรมีรายละเอียดว่า บริษัท ของคุณจัดการกับปัญหาด้านพฤติกรรมอย่างไรและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าในครั้งต่อไปที่เกิดปัญหานี้จะมีการดำเนินการที่เข้มงวด สิ่งนี้ทำหน้าที่ในการแจ้งพนักงานอย่างเป็นทางการ

4

ปิดจดหมายด้วยการตักเตือนเพื่อปรับปรุง คุณต้องการให้พนักงานของคุณรู้ว่าคุณมีความสนใจที่ดีที่สุดของเขาและคุณไม่ต้องการสูญเสียเขา อย่างไรก็ตามหากเขายังคงมีพฤติกรรมของเขาคุณจะไม่มีทางเลือกอื่น กระตุ้นให้เขาไปหาการฝึกอบรมการจัดการความโกรธตัวอย่างเช่นถ้าเป็นไปได้หรือเสนอแหล่งฝึกอบรมที่อาจช่วยให้เขาจัดการพฤติกรรมของเขาได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น

5

ส่งจดหมายสามฉบับ หนึ่งสำเนาควรไปหาพนักงานหนึ่งสำเนาควรไปที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และสำเนาสุดท้ายควรพิมพ์ออกมาและเก็บไว้ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน สิ่งนี้จะช่วยคุณในกรณีที่พฤติกรรมยังคงดำเนินต่อไปพนักงานจะถูกยกเลิกและพยายามที่จะฟ้องร้องการเลิกจ้างโดยมิชอบ คุณจะมีทางกระดาษของคุณเพื่อพิสูจน์กรณีของคุณ