วิธีเขียนรายงานข้อมูล

รายงานข้อมูลเป็นเอกสารทางเทคนิคที่ให้รายละเอียดข้อมูลใด ๆ ที่คุณรวบรวมและแสดงวิธีการวิเคราะห์ แม้ว่ารายงานข้อมูลอาจเป็นเอกสารที่ซับซ้อน แต่องค์กรก็ไม่จำเป็นต้องเป็น หากคุณเคยเขียนรายงานห้องปฏิบัติการในโรงเรียนมัธยมคุณรู้วิธีเขียนรายงานข้อมูลอยู่แล้ว มันมักจะแบ่งออกเป็นสี่ส่วน: การแนะนำร่างกายข้อสรุปและภาคผนวก เพียงคุณมีโปรแกรมสเปรดชีตและโปรแกรมประมวลผลคำเพื่อเขียนรายงานข้อมูลระดับมืออาชีพ

การจัดเตรียม

1

ระบุผู้ชมของคุณและจำไว้ในขณะที่เขียนรายงาน รายงานข้อมูลควรเป็นมิตรกับผู้อ่านสำหรับผู้ที่จะอ่านผ่านข้อมูลเท่านั้นมองหาข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องเพื่อสำรองข้อสรุปเช่นเดียวกับผู้ที่มีใจรักในทางเทคนิคมากกว่าและจะอ่านข้อมูลทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าสนับสนุนคุณ ข้อสรุป

2

รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณใช้สำหรับรายงานและเขียนการวิเคราะห์ของคุณ ไม่ควรเริ่มต้นเขียนรายงานของคุณจนกว่าหลังจากที่คุณวิเคราะห์ข้อมูลและระบุผลลัพธ์ของคุณแล้ว

3

จัดระเบียบข้อมูลของคุณในสเปรดชีตอย่างน้อยหนึ่งรายการตามต้องการ ข้อมูลทั้งหมดของคุณควรรวมอยู่ในรายงานแม้ข้อมูลที่ไม่ได้วิเคราะห์ หากคุณใช้ข้อมูลรองเช่นข้อมูลที่รวบรวมจากรายงานอื่นให้แยกสิ่งนี้ออกจากข้อมูลของคุณเอง

4

ตรวจสอบว่าคุณสามารถเน้นข้อมูลสำคัญในแผนภูมิหรือไม่ โปรแกรมสเปรดชีตส่วนใหญ่เช่น Excel สามารถสร้างแผนภูมิโดยอัตโนมัติเมื่อคุณจัดระเบียบข้อมูลตามต้องการ แผนภูมิที่ได้รับการเลือกอย่างดีช่วยแสดงให้เห็นข้อสรุปของคุณ

การเขียนรายงาน

1

เขียนหัวข้อแนะนำ โดยปกติจะมีสามส่วน ก่อนสรุปวัตถุประสงค์ของรายงานและข้อมูลที่ถูกวิเคราะห์ รวมถึงข้อมูลพื้นหลังใด ๆ ที่อธิบายว่าทำไมจึงมีการร้องขอรายงาน จากนั้นสรุปคำถามที่ถูกวางในการวิเคราะห์ข้อมูลและข้อสรุปที่เกิดขึ้นจากการวิเคราะห์ สุดท้ายให้สรุปคร่าวๆสิ่งที่อยู่ในรายงานที่เหลือ

2

สร้างสี่ส่วนในเนื้อความของรายงาน: ข้อมูลวิธีการวิเคราะห์และผลลัพธ์ ในบางสถานการณ์มันอาจจะดีกว่าที่จะรวมส่วนวิธีการกับส่วนการวิเคราะห์ หากรายงานของคุณมีมากกว่าหนึ่งชุดข้อมูลที่มีการวิเคราะห์อิสระให้ทำซ้ำสี่ส่วนเหล่านี้บ่อยเท่าที่ต้องการ

3

เขียนคำอธิบายของข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ในส่วนข้อมูล คัดลอกสเปรดชีตที่มีข้อมูลของคุณและวางเหล่านี้หลังจากคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ ใน Microsoft Office เพียงไฮไลต์เซลล์คัดลอกแล้ววางลงในเอกสาร Word

4

จดบันทึกวิธีการที่คุณใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ในส่วนวิธีการ

5

จดการวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนการวิเคราะห์ รวมในส่วนนี้สิ่งที่วิเคราะห์และข้อสรุปที่คุณทำจากการวิเคราะห์ แทรกแผนภูมิใด ๆ ที่คุณสร้างขึ้นจากข้อมูลในส่วนนี้

6

สร้างส่วนสรุป ย้ำคำถามที่คุณตั้งขึ้นในบทนำรวมถึงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องที่สุดจากการวิเคราะห์ หากรายงานของคุณมีมากกว่าหนึ่งชุดข้อมูลหรือการวิเคราะห์นี่เป็นที่สำหรับเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่แตกต่างกันตามที่ต้องการ รวมคำถามหรือคำแนะนำสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมตามต้องการ

7

รวมภาคผนวกสุดท้ายหรือส่วนภาคผนวกหากจำเป็น หากคุณมีข้อมูลหลายร้อยหน้ามันอาจจะดีกว่าที่จะใส่ไว้ในภาคผนวกแทนที่จะอยู่ในส่วนข้อมูลของรายงาน แทรกข้อมูลรองใด ๆ ที่กล่าวถึงในรายงานในภาคผนวกรวมถึงการอ้างอิงที่ระบุว่าข้อมูลมาจากที่ใด