วิธีการเขียนการตอบสนองเชิงลบที่มีประสิทธิภาพให้กับพนักงาน

ในขณะที่คุณอาจหวังว่าคุณสามารถบอกพนักงานของคุณ“ ใช่” ทุกคำถามหรือการร้องขอนี้ไม่ได้เป็นความปรารถนาที่เหมือนจริง ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางครั้งคุณมีตัวเลือกและทรัพยากรน้อยลงทำให้จำเป็นต้องพูดว่า "ไม่" เขียนคำตอบเชิงลบที่มีประสิทธิภาพให้กับพนักงาน คุณอาจสามารถให้การสนับสนุนทางเลือกหรือแนวคิดสำหรับการแก้ปัญหาที่จะแก้ไขสถานการณ์ในเชิงบวก

1

รวบรวมนโยบาย บริษัท ที่สนับสนุนการตอบสนองเชิงลบของคุณ ตัวอย่างเช่นหากพนักงานของคุณร้องขอการแบ่งปันงานและธุรกิจของคุณไม่ได้ให้ผลประโยชน์นี้แก่พนักงานให้ค้นหานโยบายของ บริษัท ที่จัดเค้าร่างการแบ่งปันงาน หากพนักงานของคุณขอผลประโยชน์ด้านสุขภาพที่ บริษัท ของคุณไม่ได้จัดเตรียมไว้ให้ค้นหาเอกสารทรัพยากรบุคคลที่ระบุถึงประโยชน์นี้

2

เขียนคำทักทายอย่างเป็นทางการเพื่อเริ่มการตอบสนองเชิงลบ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า“ ชาวกะเหรี่ยงที่รัก: ขอบคุณที่เข้าใกล้การจัดการกับคำขอของคุณ”

3

แบ่งทางการทูตเป็นการตอบสนองเชิงลบ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า“ น่าเสียดายที่เราไม่สามารถให้คำขอของคุณสำหรับการแบ่งปันงานได้ในเวลานี้ เนื่องจากขนาดของ บริษัท ของเราและจำนวนคนที่ จำกัด ในการจ้างงานของเราเราจึงไม่มีทรัพยากรหรือการจัดบุคลากรเพื่อทำให้เป็นทางเลือกที่เป็นไปได้สำหรับพนักงาน” ทำให้คำตอบเชิงลบของคุณชัดเจนและกระชับและให้เหตุผลอย่างน้อยหนึ่งข้อ ตอบ.

4

ลดการตอบสนองเชิงลบด้วยสิ่งที่ให้กำลังใจหรือคิดบวกถ้าเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า“ เราเข้าใจว่าการแบ่งปันงานที่น่าดึงดูดสำหรับพนักงานหลายคนและเรามุ่งมั่นที่จะมอบสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีและเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานของเรา เราจะพยายามเพิ่มผลประโยชน์เช่นการแบ่งปันงานให้กับแผนธุรกิจของเราทันทีที่ทำได้”

5

ขอบคุณพนักงานสำหรับความอดทนและการบริการที่ต่อเนื่อง เซ็นชื่อในจดหมาย แนบเอกสารประกอบสำหรับการตอบสนองเชิงลบ

ปลาย

• ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นไรให้ใช้วิธีการพื้นฐานเดียวกันในการสื่อสารการตอบสนองเชิงลบ สื่อสารข่าวร้ายในลักษณะสุภาพ แต่มั่นคง เสนอเหตุผลและกำลังใจแก่พนักงาน เติมตัวอักษรให้เป็นบวกมากที่สุด