วิธีเขียนจดหมายสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจ

จดหมายอาจไม่มีคุณสมบัติเป็นเอกสารทางกฎหมาย แต่อาจใช้เป็นหลักฐานได้หากธุรกรรมทางธุรกิจผิดพลาด แม้ว่าคุณจะเขียนจดหมายเพื่อยืนยันหรือให้รายละเอียดธุรกรรมทางธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณที่คุณได้พูดคุยกับใครบางคนเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่สื่อสารผิดพลาด ขั้นตอนการเขียนจดหมายขั้นพื้นฐานจะช่วยให้คุณและผู้ร่วมงานของคุณอยู่ในช่วงคลื่นเดียวกันตรวจสอบข้อเท็จจริงทั้งหมดและทำให้ธุรกรรมของคุณราบรื่น

1

เขียนจดหมายของคุณบนสเตชั่นของ บริษัท วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้ง่ายหากเธอมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของบทความ สิ่งนี้อาจปกป้องคุณจากความรับผิดส่วนบุคคลโดยยืนยันว่าจดหมายมาจาก บริษัท ไม่ใช่ตัวคุณ

2

ส่งจดหมายถึงบุคคลมากกว่าแผนก หากเป็นไปได้ให้ใช้ชื่อบุคคลนั้นในคำทักทายแทน "ท่านที่รัก" หรือ "กับผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง"

3

ให้รายละเอียดเหตุผลของจดหมายในประโยคแรกเช่น "ฉันเขียนเพื่อยืนยันการสนทนาของเราเกี่ยวกับ ... "

4

ทำตามคำสั่งของคุณด้วยข้อมูลเฉพาะของการทำธุรกรรม ตัวอย่างเช่นเขียน "ฉันยืนยันการสั่งซื้อวิดเจ็ต ACME ของคุณ 15 กรณีรุ่น # 223 ที่จะจัดส่งภายในวันที่ 23 ธันวาคม 2011" เพียงแค่อ้างอิงวิดเจ็ตที่ไม่มีหมายเลขรุ่นหรือวันที่ส่งมอบอาจนำไปสู่การสื่อสารผิดพลาด การเพิ่มข้อมูลนี้จะแจ้งเตือนผู้รับเมื่อเกิดข้อผิดพลาด

5

ตรวจสอบจดหมายของคุณเพื่อดูว่าคุณได้ครอบคลุมห้า Ws: ใครอะไรที่ไหนเมื่อใดทำไม อย่าสันนิษฐานว่าเพราะคุณพูดทางโทรศัพท์คุณไม่จำเป็นต้องใส่ชื่อของบุคคลหรือ บริษัท ที่คุณติดต่อด้วยในจดหมาย เมื่อคุณพูดว่า "วันพฤหัสบดีถัดไป" เพื่อนร่วมงานของคุณอาจคิดว่าคุณหมายถึงสัปดาห์หลังจากที่คุณทำ จงเจาะจงให้เหมือนกับว่าคุณกำลังเขียนจดหมายถึงคนที่ไม่มีความรู้เรื่องธุรกรรม

6

ระบุการพิจารณาหรือประโยชน์ที่คุณจะได้รับ ตัวอย่างเช่นเขียน "ฉันยืนยันการสั่งซื้อวิดเจ็ต ACME ของคุณ 15 รายซึ่งเป็นรุ่น # 223 ที่จะจัดส่งภายในวันที่ 23 ธันวาคม 2011 ราคารวมของการสั่งซื้อจะเท่ากับ $ 2, 847.52"

7

เพิ่มวันที่สิ้นสุดลงในธุรกรรมของคุณ หากคุณไม่ได้ จำกัด เวลาที่ข้อเสนอของคุณดีเพื่อนร่วมงานของคุณอาจจะสามารถใช้ประโยชน์จากเงื่อนไขทางการตลาดที่เป็นประโยชน์ต่อเขาและทำร้ายคุณเป็นเวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนหลังจากวันที่คุณต้องการทำธุรกรรม

8

ตรวจการสะกดจดหมายของคุณ นอกจากจะดูไม่เป็นมืออาชีพการพิมพ์ผิดอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการทำธุรกรรมและค่าใช้จ่ายเงินของ บริษัท

9

ปิดด้วยข้อบ่งชี้ว่าคุณยินดีที่จะรับโทรศัพท์จากลูกค้าลูกค้าหรือผู้ร่วมธุรกิจของคุณหากเธอมีปัญหาใด ๆ

10

รวมชื่อของคุณและชื่อ บริษัท ภายใต้ลายเซ็นของคุณ สิ่งนี้อาจปกป้องคุณจากความรับผิดส่วนบุคคลเนื่องจากจะทำให้ชัดเจนว่าคุณทำหน้าที่เป็นตัวแทนของธุรกิจของคุณ

11

เพิ่มคำลงท้ายหรือข้อมูล PS ใน PS โดดเด่นและให้โอกาสคุณเน้นหรือทำซ้ำข้อมูลสำคัญ