วิธีการเขียนจดหมายปฏิเสธการคืนเงิน

ไม่มีเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กชอบที่จะมีลูกค้าที่ไม่มีความสุข แต่เป็นไปไม่ได้ที่จะแก้ไขปัญหาตามความต้องการของลูกค้า หากลูกค้าร้องขอเงินคืนสำหรับเงินที่ใช้ไปกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณคุณต้องตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดและตรวจสอบว่าสถานการณ์นั้นรับประกันการคืนเงินหรือไม่ หากคุณตัดสินใจที่จะไม่คืนเงินให้ลูกค้าทราบทันทีโดยส่งจดหมายสุภาพ แต่ปฏิเสธ บริษัท อย่างกระชับอธิบายเหตุผลของคุณในการปฏิเสธคำขอคืนเงิน

ใช้เครื่องเขียนแบบมืออาชีพและคำทักทาย

ใช้หัวจดหมายของ บริษัท และทำตามรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐานเมื่อเขียนจดหมายของคุณ รวมถึงวันที่และชื่อเต็มและที่อยู่ของลูกค้าเช่นเดียวกับหัวเรื่องที่รัดกุม - "หัวเรื่อง: คำขอคืนเงินของคุณในวันที่ 10 พฤษภาคม" เปิดด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการเช่น "Dear Ms. Smith:" เพื่อกำหนดเสียง

เขียนด้วยน้ำเสียงที่สุภาพ

ใช้ภาษาที่หนักแน่น แต่สุภาพ ในประโยคแรก ๆ ของคุณรับทราบคำขอคืนเงินและอธิบายขั้นตอนสั้น ๆ ที่คุณทำเพื่อทำการวิจัยสถานการณ์และมาถึงการตัดสินใจของคุณ เสริมความแข็งแกร่งให้กับกรณีของคุณด้วยวลีเช่น "ฉันได้ตรวจสอบสถานการณ์โดยรอบคำขอของคุณเป็นการส่วนตัว" หรือ "ฉันได้พูดคุยกับผู้จัดการของเราหลังจากที่เราตรวจสอบข้อกำหนดของสัญญาของคุณ"

ใช้ท่าทางขอโทษ

แสดงความเสียใจอย่างสุภาพ แต่โปรดระบุให้ชัดเจนว่าคุณปฏิเสธคำขอและระบุเหตุผลในย่อหน้าหลักของคุณ อ้างอิงนโยบาย บริษัท เฉพาะเพื่อตัดสินการตัดสินใจของคุณทุกครั้งที่ทำได้

ตัวอย่าง

หากลูกค้าขอเงินคืนสำหรับนาฬิกาที่ซื้อล่าสุดจดหมายของคุณอาจอ่าน:

"ขออภัยที่คุณไม่พอใจกับนาฬิกาใหม่ของคุณ แต่เราตัดสินใจที่จะไม่คืนเงินนโยบายของผู้ผลิตระบุอย่างชัดเจนว่านาฬิกาไม่กันน้ำและไม่ควรสวมใต้น้ำคุณระบุว่าคุณสวมนาฬิกาขณะว่ายน้ำ ซึ่งทำให้การรับประกันเป็นโมฆะ "

ในกรณีอื่น ๆ คุณอาจอธิบายการตัดสินใจของคุณโดยชี้ให้เห็นว่าระยะเวลาการคืนเงินที่รับประกันของ บริษัท นั้นหมดอายุหรือโดยการเตือนลูกค้าว่ารายการดังกล่าวถูกขายภายใต้สัญญาที่ระบุว่า "ตามเงื่อนไข - ไม่มีการคืนเงิน

ยืนยันว่าคุณให้ความสำคัญกับลูกค้า

รวมคำแถลงสั้น ๆ ไว้ในย่อหน้าปิดของคุณที่คุณซาบซึ้งในความอุปถัมภ์ของลูกค้า หากคุณกลัวว่าจะโอนลูกค้าระยะยาวหรือมีค่าลองพิจารณานำเสนอบางสิ่งที่มีมูลค่าน้อยกว่าแทนการคืนเงิน

ตัวอย่าง

พิจารณาวลีเช่น:

"แม้ว่าเราจะไม่สามารถคืนเงินได้ในขณะนี้ แต่เราให้ความสำคัญกับธุรกิจของคุณและต้องการเสนอส่วนลด 15 เปอร์เซ็นต์สำหรับการซื้อครั้งต่อไปของคุณ"

ตัวเลือกอื่นคือให้เครดิตที่สามารถใช้กับการซื้อในอนาคต การปลอบใจนี้อาจทำให้การปฏิเสธการคืนเงินลดลง ปิดจดหมายด้วยบล็อกลายเซ็นทางธุรกิจของคุณรวมถึงลายเซ็นที่เขียนด้วยมือของคุณ

จดหมายพิสูจน์อักษรก่อนส่ง

พิสูจน์อักษรของคุณอย่างระมัดระวัง แก้ไขข้อผิดพลาดด้านการพิมพ์หรือไวยากรณ์พิมพ์สำเนาใหม่ทั้งหมดและลงชื่อใหม่ สำหรับลูกค้าที่มีคุณค่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งหรือในกรณีที่มีการร้องขอเงินคืนที่มีขนาดใหญ่ให้พิจารณาให้เจ้าของรายอื่นหรือผู้จัดการอาวุโสพิจารณาจดหมายของคุณก่อนส่ง