วิธีการเขียนประกาศการประชุม

การเขียนประกาศการประชุมใช้เวลามากกว่าการพิมพ์เวลาสถานที่และสิ่งที่ครอบคลุม เพื่อนร่วมงานของคุณอาจไม่ว่างไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมหรือมีเหตุผลอื่น ๆ อีกจำนวนหนึ่งที่ไม่มาประชุมดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าการประกาศของคุณเพิ่มการเข้าร่วมให้มากที่สุด ครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมดจะช่วยให้คุณได้รับร่างกายมากขึ้นในเก้าอี้ถ้าคุณต้องการผลิตภัณฑ์ที่ดี

1

เริ่มต้นด้วยเหตุผลสำหรับการประชุม คุณอาจเชิญคนงานที่มักไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมและพวกเขาอาจคิดว่าการประชุมไม่มีประโยชน์สำหรับพวกเขาผิดพลาดเว้นแต่คุณจะเริ่มด้วยเหตุผลสำหรับการประชุม ตัวอย่างเช่นโปรแกรมเมอร์อาจไม่อ่านประกาศเกี่ยวกับการประชุมทางการเงินให้เสร็จ หากการประชุมจะมุ่งเน้นไปที่การซื้อฮาร์ดแวร์ใหม่ที่ต้องการอินพุตโปรแกรมเมอร์ให้รับข้อมูลนั้นในตอนต้นของการประกาศของคุณ

2

รวมห้า Ws ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรวบรวมข้อมูลด้านลอจิสติกส์ได้ง่ายจากการประกาศของคุณด้วยการทำลายด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยว่าใครเมื่อไหร่ที่ไหนทำไมและอะไร หากคุณใช้สิ่งนี้เป็นเพียงการจัดรูปแบบของคุณให้ใส่เวลาวันที่และสถานที่สุดท้ายหลังจากที่คุณโน้มน้าวให้คนอื่นมา

3

ให้ผลลัพธ์เชิงลบจากการไม่ตั้งใจ เพิ่มความสำคัญของข้อความของคุณโดยรวมถึงข้อเสียของการไม่ตั้งใจและการประชุมที่ไม่บรรลุเป้าหมาย ตัวอย่างเช่นหากโปรแกรมเมอร์คอมพิวเตอร์ไม่เพียงพอที่จะเข้าร่วมการประชุมสิ่งนี้อาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการซื้อฮาร์ดแวร์ใหม่หรือโปรแกรมที่ไม่ใช่ผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ที่ บริษัท จะซื้อ

4

บอกผู้ที่ขอการประชุม คนงานไม่ต้องการที่จะพลาดการประชุมที่เหนือกว่าโดยตรงหรือ บริษัท ใหญ่ ๆ กำลังโทรหา หากบุคคลที่โทรเข้าประชุมมีความสำคัญให้รวมไว้ในการประกาศ

5

ขอ RSVP คุณอาจเข้าร่วมประชุมน้อยหากคุณกำหนดเวลาการประชุมในเวลาที่เหมาะสมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม คุณอาจเข้าร่วมประชุมต่ำเพราะคนงานตีความข้อความของคุณผิด การขอ RSVP ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบว่าคุณสื่อสารข้อความของคุณไม่ถูกต้องหรือกำหนดเวลาการประชุมของคุณในเวลาที่ไม่ดี ระบุข้อมูลติดต่อของคุณรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล

6

รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ หลายคนใช้เทคโนโลยีเพื่อกำหนดตารางการนัดหมายหรือมีวิธีอื่นในการสังเกตวันสำคัญเช่นปฏิทินติดผนังหรือปฏิทินตั้งโต๊ะ รวมคำขอไปยังผู้รับเชิญของคุณว่าพวกเขาทราบการประชุมในขณะนี้ดังนั้นพวกเขาจะไม่ลืมมัน สิ่งนี้อาจทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่คนที่ตัดสินใจเข้าร่วมตามการประกาศของคุณจะจัดกำหนดการกิจกรรมทันที