วิธีการเขียนบันทึกจาก HR

แผนกทรัพยากรบุคคลส่งการสื่อสารให้กับพนักงานอย่างสม่ำเสมอในหลากหลายหัวข้อตั้งแต่การบันทึกข้อมูลการสิ้นสุดของพนักงานจนถึงการขยายคำเชิญไปยังการปิกนิกของ บริษัท การสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพที่สุดนั้นถูกสร้างมาอย่างดีช่วยให้ผู้ชมอยู่ในใจและกระจายอย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังมีภาษาที่ไม่ปล่อยให้ผู้อ่านตีความความหมายซึ่งหมายถึงบันทึกช่วยจำของ HR จะต้องชัดเจนและไม่คลุมเครือ

1

ร่างวัตถุประสงค์และโครงร่างของข้อความของคุณ บันทึกจากทรัพยากรมนุษย์สามารถให้ข้อมูลเช่นนโยบายหรือการปรับปรุงขั้นตอนหรือพวกเขาสามารถเขียนยืนยันการกระทำการจ้างงานเช่นเอกสารสำหรับการตรวจสอบทางวินัยหรือการเลิกจ้าง ในขณะที่ร่างร่างกำหนดตำแหน่งหรือชื่อผู้อ่านพื้นหลังและคุณสมบัติของผู้อ่าน

2

เตรียมรายชื่อพนักงานที่จะทำการแจกจ่ายบันทึกของคุณ ขอให้แผนกไอทีของคุณจัดทำรายการอีเมลสำหรับพนักงานทุกคนหรือพนักงานบางกลุ่ม หากคุณกำลังเขียนบันทึกข้อมูลให้กับพนักงานให้คัดลอกผู้บังคับบัญชาและผู้จัดการของพวกเขา ความเป็นผู้นำจะต้องตระหนักถึงข้อมูลที่ให้แก่พนักงานที่รายงานให้พวกเขาทราบเสมอ

3

รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อยืนยันหัวข้อของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายรับสำเนาของคู่มือปัจจุบันและขั้นตอนการปฏิบัติการมาตรฐาน รวมทั้งรับแถลงการณ์นโยบายฉบับแก้ไขที่เผยแพร่หลังจากคู่มือของคุณถูกตีพิมพ์แล้ว หากนโยบายเกี่ยวข้องกับกระบวนการเช่นเทคโนโลยีให้รับคำแนะนำแบบทีละขั้นตอนสำหรับการใช้เทคโนโลยีใหม่

4

ทำรายการพนักงานที่คุณกำลังเขียนบันทึกช่วยจำ กำหนดว่าผู้อ่านของคุณคือใครและปรับภาษาให้เหมาะสม ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนถึงผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการพวกเขาจะเข้าใจเทคโนโลยีที่พูด อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังเขียนบันทึกเกี่ยวกับกระบวนการด้านไอทีและผู้ชมของคุณประกอบด้วยมากกว่าเจ้าหน้าที่ด้านไอทีให้เตรียมมันเพื่อให้เข้าใจได้สำหรับผู้ชมในวงกว้าง

5

วางสำเนาของบันทึกช่วยจำที่นำไปใช้กับพนักงานแต่ละคนในไฟล์บุคลากร บันทึกลับที่เป็นความลับบางอย่างอาจต้องนำเสนอในการประชุมแบบตัวต่อตัวก่อนและหากบันทึกนั้นเกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างหัวหน้างานหรือผู้จัดการของพนักงานควรอยู่ในระหว่างการประชุมเมื่อมีการส่งบันทึกให้กับพนักงาน

6

ระบุว่าบันทึกช่วยจำของ HR เป็นความลับหรือไม่ การติดต่อกับฝ่ายบุคคลอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับค่าจ้างและข้อกำหนดและเงื่อนไขเกี่ยวกับการจ้างงานเช่นผลประโยชน์, วินัย, การวัดทรัพยากรบุคคลและแผนกลยุทธ์ HR สำเนาของบันทึกช่วยจำทรัพยากรบุคคลที่เป็นความลับควรเก็บไว้ในไฟล์ที่มีการ จำกัด การเข้าถึง

โพสต์ยอดนิยม