มารยาทการประชุมเสมือน
ข้อดีของการประชุมเสมือนคือผู้เข้าร่วมสามารถพบปะและพูดคุยเกี่ยวกับโครงการหรือปัญหาอื่น ๆ โดยไม่ต้องอยู่ในที่เดียวกัน การประชุมเสมือนสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเนื่องจากช่วยให้ผู้ที่มีเวลา จำกัด หรือผู้ที่อยู่ห่างไกลสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเคลียร์ปฏิทินหรือจองทริปธุรกิจ แต่ในขณะที่การเชื่อมต่อทุกคนอาจเป็นเรื่องง่ายการมีการประชุมเสมือนจริงที่มีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย
เทคโนโลยี
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีที่คุณใช้จะใช้งานได้ดีล่วงหน้าก่อนการประชุมเพื่อให้เวลาตัวคุณเองในการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น แม้ว่าการประชุมจะเป็นแบบเสมือนผู้เข้าร่วมจะต้องใช้เวลาในการเข้าร่วม ความล้มเหลวในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีทำงานอย่างถูกต้องสามารถนำไปสู่ผู้เข้าร่วมบางคนถูกทอดทิ้งหรือโกรธเพราะเสียเวลา ระยะการประชุมทดสอบกับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานในสำนักงานอื่นเพื่อให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีทำงานได้อย่างถูกต้องและสัญญาณเสียงและวิดีโอนั้นชัดเจน เสียงที่เต็มไปด้วยภาพนิ่งและวิดีโอที่ขาด ๆ หาย ๆ จะทำให้ผู้เข้าร่วมบางคนไม่ได้มีส่วนร่วมในการประชุม
การตั้งค่า
แม้ว่าคุณจะได้พบกับความจริงคุณควรมีส่วนร่วมจากการตั้งค่าระดับมืออาชีพ หากเข้าร่วมจากบ้านหรือสถานที่สาธารณะให้หาพื้นที่ส่วนตัวที่เงียบสงบและปิดโทรทัศน์และเพลง ถ้าเป็นไปได้ให้คนอื่นเลี้ยงลูกหรือสัตว์เลี้ยงไว้เพื่อไม่ให้รบกวนการประชุม แต่งตัวอย่างมืออาชีพอย่างที่คุณต้องการหากคุณกำลังจะไปที่สำนักงานและนั่งอยู่ที่โต๊ะหรือเก้าอี้แทนที่จะนอนบนโซฟาหรือบนเตียงของคุณ
การมีส่วนร่วม
การมีส่วนร่วมในการประชุมเสมือนอาจจะยากกว่าการประชุมแบบดั้งเดิมเพราะมันยากที่จะอ่านสัญญาณภาพจากจอคอมพิวเตอร์และตัดสินว่าคนอื่นจะพูดเมื่อใด หากคุณเป็นผู้นำการประชุมให้ออกแบบเพื่อให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีเวลามีส่วนร่วมโดยส่งคำถามไปยังผู้เข้าร่วมที่เฉพาะเจาะจง จำกัด ขนาดของการประชุมด้วย ยิ่งมีจำนวนผู้เข้าร่วมน้อยเท่าไหร่ทุกคนก็จะสามารถเข้าร่วมและเข้าใจได้ง่ายขึ้น หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างในระหว่างการประชุม การตรวจสอบอีเมลหรือทำงานในโครงการอื่น ๆ กำลังดึงดูดระหว่างการประชุมเสมือน แต่จะทำให้คุณไม่สามารถเข้าร่วมได้อย่างเต็มที่
โฟกัส
มุ่งเน้นการประชุมอย่างต่อเนื่อง ส่งอีเมลวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมล่วงหน้าและแนบสำเนาของเอกสารใด ๆ ที่คุณจะหารือในระหว่างการประชุม เช่นเดียวกับการประชุมแบบเห็นหน้ากำหนดคนที่รับผิดชอบเวลาและสนับสนุนให้ทุกคนยึดติดกับวาระ ทำให้การประชุมสั้นเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วมในระหว่างการประชุม