คุณเขียนอะไรในอีเมลมืออาชีพหากคุณกำลังแนบไฟล์

ความสามารถในการส่งข้อมูลอย่างรวดเร็วนั้นมีค่าในโลกแห่งมืออาชีพ ในรูปแบบการส่งข้อความอีเมลจะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับข้อความสั้น ๆ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการส่งไฟล์แนบหรือไฟล์แยกต่างหากที่มีข้อมูลและการจัดรูปแบบที่ยากที่จะรวมไว้ในข้อความอีเมลปกติ อีเมลระดับมืออาชีพควรรับทราบสิ่งที่แนบมาพร้อมกับอีเมลเพื่อระบุความสำคัญของพวกเขาและรับรองผู้รับว่าไฟล์นั้นปลอดภัย

หัวเรื่อง

บรรทัดหัวเรื่องว่างหรือคลุมเครือในอีเมลระดับมืออาชีพสามารถทำให้ผู้รับมองข้ามข้อความโดยไม่ทราบว่ามีไฟล์แนบที่สำคัญ หัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพสำหรับอีเมลมืออาชีพจะระบุเนื้อหาของอีเมลในเวลาประมาณ 10 คำหรือน้อยกว่า ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังส่งคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานใหม่ให้กับพนักงานบรรทัดเรื่องอาจอ่าน "สำคัญ: คู่มือการทำงานใหม่ที่แนบมา" สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหากผู้ติดต่อของคุณอาจไม่คุ้นเคยกับที่อยู่อีเมลของคุณทำให้เขาต้องถามตัวตนของผู้ส่ง

สรุป

เนื้อหาของอีเมลระดับมืออาชีพที่มีไฟล์แนบควรมีข้อมูลสรุปที่อธิบายถึงเนื้อหาของไฟล์แนบ ข้อมูลสรุปนี้ควรอธิบายสาเหตุที่คุณส่งไฟล์แนบ หากคุณพูดถึงว่าสิ่งที่แนบมานั้นมีจุดประสงค์เพื่อให้พนักงานระดับรองทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานใหม่สิ่งนี้ควรเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะเปิดไฟล์แนบและอ่านไฟล์ หากไฟล์แนบนั้นเป็นเพียงบันทึกย่อสั้น ๆ เพียงแค่สรุปไฟล์ในเนื้อความของอีเมลอาจจะง่ายกว่าการใช้ไฟล์แนบ

รูปแบบของไฟล์แนบ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งสิ่งที่แนบมาในรูปแบบที่ผู้รับสามารถรับและเปิดได้ ตัวอย่างเช่นหากไฟล์ที่แนบมาของคุณเป็นไฟล์ DOCX ไฟล์นั้นสามารถเปิดได้โดย Microsoft Word 2007 ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอีเมลมืออาชีพที่อาจเปิดในคอมพิวเตอร์ที่บ้านซึ่งไม่มีซอฟต์แวร์ที่จำเป็น ในอีเมลของคุณให้ใส่ชื่อของโปรแกรมที่ต้องใช้เพื่อเปิดไฟล์แนบ

เคล็ดลับอีเมลมืออาชีพอื่น ๆ

ความกะทัดรัดเป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อเขียนอีเมลโดยเฉพาะเมื่อคุณเขียนอีเมลมืออาชีพ พยายามทำให้เนื้อหาหลักของอีเมลของคุณต่ำกว่าสี่หรือห้าย่อหน้ารวมถึงการสรุปของไฟล์แนบ ในขณะที่ความสนใจในการสะกดและไวยากรณ์เป็นสิ่งสำคัญเสมอมันเป็นสิ่งสำคัญในอีเมลมืออาชีพ อย่าลืมใช้คำทักทายที่เหมาะสมเช่น "Dear Sir" หรือ "To To Who Who Concern" อยู่ห่างจากแบบอักษรเก๋หรือแบบอักษรขนาดใหญ่ที่อาจทำให้อีเมลของคุณดูสบายกว่ามืออาชีพ