สาเหตุของการซ้ำซ้อนใน QuickBooks

QuickBooks มีเครื่องมือการบัญชีที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยคุณจัดการด้านการเงินของ บริษัท รายการที่ซ้ำกันไม่เพียง แต่สร้างความสับสนเมื่อเรียกใบเสร็จรับเงินการขายและการเรียกใช้รายงาน แต่พวกเขายังสามารถชะลอฐานข้อมูล QuickBooks การลบรายการเหล่านี้และเรียนรู้วิธีหลีกเลี่ยงรายการที่ซ้ำกันในตอนแรกสามารถช่วยให้ซอฟต์แวร์ QuickBooks ของคุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การนำเข้ารายการและธุรกรรม

รายการที่ซ้ำกันสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อคุณนำเข้ารายการและธุรกรรมจากโปรแกรมภายนอกไปยังไฟล์ข้อมูล บริษัท ของคุณ โปรแกรมที่รองรับที่สามารถนำเข้าสู่ QuickBooks ได้แก่ Microsoft Excel, โปรแกรมสเปรดชีตอื่น ๆ และแอพพลิเคชั่นที่เพิ่มเข้ากับการติดตั้ง QuickBooks เริ่มต้น นอกจากนี้ยูทิลิตี้การสร้างข้อมูลใหม่อาจสร้างธุรกรรมที่ซ้ำกันในความพยายามกู้คืนธุรกรรมที่ไม่สามารถกู้คืนได้

จุดขาย

ลูกค้าบางครั้งถูกป้อนสองครั้งในรายชื่อลูกค้าภายในระบบจุดขายของคุณ หากพนักงานป้อนชื่อไม่ถูกต้องให้ใส่ชื่อกลางไว้ในรายการเดียวและไม่สามารถตรวจสอบดูว่าลูกค้ามีอยู่แล้วหรือไม่รายการที่ซ้ำกันอาจเกิดขึ้นได้ คุณสามารถลบรายการซ้ำเหล่านี้ได้ทั้งในจุดขายและ QuickBooks ในการรวมลูกค้าที่ซ้ำกันให้เลือกระเบียนลูกค้าที่คุณต้องการรวมและเลือกเมนู "ฉันต้องการ" แล้วคลิกตัวเลือก "ผสาน" ยืนยันการผสานโดยเลือกตัวเลือก "รวมลูกค้า"

ธุรกรรมที่ดาวน์โหลด

การป้อนธุรกรรมด้วยตนเองและการใช้คุณสมบัติการอัพเดทอัตโนมัติอาจสร้างรายการธุรกรรมซ้ำ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้คุณสามารถปิดการดาวน์โหลดประวัติการทำธุรกรรมจากเว็บไซต์ธนาคารของคุณ ตัวเลือกที่ดีกว่าเกี่ยวข้องกับการใช้คุณสมบัติการกระทบยอดเพื่อจับคู่ธุรกรรมที่ดาวน์โหลดไว้กับธุรกรรมที่ป้อนด้วยตนเอง เลือกเมนู "การธนาคาร" และเลือก "กระทบยอด" จากรายการตัวเลือก จากนั้นเลือกบัญชีที่มีรายการซ้ำข้อมูลใบแจ้งยอดและทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างเพื่อกระทบยอดธุรกรรมของคุณและลบรายการที่ซ้ำกันจริง

การค้นหาและแก้ไขรายการที่ซ้ำกัน

ไฟล์ QBwin.log เก็บข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมที่ซ้ำกัน เมื่อคุณเปิดไฟล์ให้พิมพ์ "Ctrl-F" เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหา ค้นหาคำที่ซ้ำกันในรายการใด ๆ จากนั้นจับคู่คำที่ซ้ำกับชื่อบัญชีหรือข้อความที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ที่ซ้ำกัน หากต้องการแก้ไขชื่อไฟล์ที่ซ้ำกันให้เปิดรายการลูกค้าผู้ขายหรือสินค้าคงคลังที่เกี่ยวข้องและเปลี่ยนการสะกดสำหรับแต่ละรายการซ้ำ คุณต้องเปลี่ยนอย่างน้อยหนึ่งตัวอักษรเพื่อแก้ไขซ้ำ