ข้อเสียของการไม่มีหน้าที่แบ่งแยกในแผนกบัญชี

การแยกหรือแยกหน้าที่ทางบัญชีหมายถึงการแบ่งงานเพื่อให้คนอื่นจัดการการประมวลผลธุรกรรมการบันทึกข้อมูลการเตรียมงบการเงินและการตรวจสอบ การใช้คนเพียงคนเดียวในการจัดการฟังก์ชั่นการบัญชีทั้งหมดอาจนำไปสู่การควบคุมภายในที่ไม่ดีการฉ้อโกงทางบัญชีและการยักยอกทรัพย์สินของ บริษัท

การควบคุมภายใน

ธุรกิจขนาดเล็กเช่นร้านอาหารหรือการแพทย์อาจไม่มีแผนกบัญชีที่มีพนักงานหลายสิบคน อย่างไรก็ตามการทำให้ผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ทำบัญชีรับผิดชอบ แต่เพียงผู้เดียวต่อการบัญชีอาจหมายถึงความล้มเหลวในการตรวจจับข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล - เช่นการป้อนยอดขายที่ไม่ถูกต้อง - หรือผิดพลาดร้ายแรงมากขึ้น - เช่นลืมบันทึกธุรกรรมหรือไม่จ่ายเงิน ตั๋วเงินตรงเวลา ในบทความเดือนเมษายน 2552 ที่ตีพิมพ์โดยสถาบันผู้ตรวจสอบภายในนิคสโตนผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบขององค์กรเขียนว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรมีส่วนร่วม ตัวอย่างเช่นพวกเขาสามารถตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารรายเดือนและกรอกสำหรับพนักงานทำบัญชีเป็นระยะ การตรวจสอบเฉพาะจุดเหล่านี้สามารถใช้เป็นกลไกการตรวจสอบเพื่อตรวจจับรายการและแนวโน้มที่ผิดปกติ

การตรวจจับการฉ้อโกง

การแบ่งแยกหน้าที่ไม่เพียงพออาจทำให้การตรวจจับการทุจริตทำได้ยาก ตัวอย่างของการฉ้อโกงรวมถึงการรับเงินสดจากลูกค้าโดยไม่ต้องบันทึกการทำธุรกรรมในหนังสือของ บริษัท การทำธุรกรรมการขายโดยไม่เจตนาหรือการรายงานการจ่ายเงินเกินกว่าที่ซัพพลายเออร์จงใจวางผิดใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ผู้ตรวจสอบบัญชีและหน่วยงานภาษี ในบทความที่ตีพิมพ์โดย Small Business Resource Network ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต Eve E. Brown แนะนำว่าการแยกหน้าที่อนุญาตให้บุคคลอย่างน้อยหนึ่งคนในกระบวนการทางบัญชีสามารถตรวจจับและรายงานกรณีการฉ้อโกงได้ สโตนเขียนว่าหลักการพื้นฐานของการแบ่งแยกคือพนักงานหรือกลุ่มของพนักงานไม่ควรอยู่ในตำแหน่งที่จะกระทำผิดและปกปิดการทุจริตในการปฏิบัติหน้าที่ตามปกติ

การยักยอกทรัพย์สิน

การยักยอกทรัพย์สินอาจเป็นผลมาจากการแยกหน้าที่ทางบัญชีไม่เพียงพอ ความเสี่ยงเหล่านี้เพิ่มขึ้นหากบุคคลหนึ่งมีหน้าที่ดูแลจัดการสินทรัพย์บันทึกรายการในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท และตรวจสอบยอดคงเหลือ ณ สิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ตัวอย่างรวมถึงการคัดเงินสดซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการยักยอกเงินที่ได้รับทางไปรษณีย์และการตรวจสอบการปลอมแปลงและแผนการจ่ายเงินเดือนที่หลอกลวงเช่นการจ่ายเงินสดให้แก่พนักงานที่ไม่มีตัวตน

การพิจารณา

การแยกหน้าที่ทางบัญชีไม่ได้เป็นการกำจัดข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง แต่สามารถช่วยลดปัญหาได้ เรื่องอื้อฉาวทางบัญชีที่สำคัญของปลายปี 1990 และ 2000 มักเกี่ยวข้องกับ บริษัท ที่มีการซื้อขายสาธารณะซึ่งต้องเปิดเผยข้อมูลทางการเงินอย่างเต็มรูปแบบให้กับหน่วยงานกำกับดูแลหลายแห่ง การติดสินบนความขัดแย้งทางผลประโยชน์และความเสี่ยงด้านการทุจริตอื่น ๆ จะยังคงอยู่แม้ว่าจะมีการแยกบัญชี สโตนชี้ให้เห็นว่าความเสี่ยงจากการทุจริตเหล่านี้ต้องการการควบคุมระดับองค์กรที่สูงกว่าเช่นนโยบายการกำกับดูแลกิจการและแนวทางปฏิบัติด้านความขัดแย้งทางผลประโยชน์