กฎมารยาทในการเขียนอีเมลธุรกิจ

อีเมลให้นักธุรกิจด้วยวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่นเดียวกับการติดต่อทางจดหมายทุกรูปแบบในโลกธุรกิจอีเมลจะต้องได้รับการแต่งและจัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ แม้ว่าการสื่อสารขั้นสูงแบบนี้จะส่งเสริมการรับส่งข้อความอย่างรวดเร็ว แต่การไม่สละเวลาในการปฏิบัติตามมาตรฐานมารยาทสามารถทำให้คุณรู้สึกร้อนกับหัวหน้างานของคุณ

ใช้หัวเรื่อง

ตามมหาวิทยาลัย Purdue ให้กรอกหัวเรื่องด้วยหัวข้ออีเมลของคุณเสมอ วิธีนี้ช่วยให้ผู้รับทราบว่าอีเมลของคุณเกี่ยวข้องกับอะไรและควรจัดลำดับความสำคัญในการอ่านอีเมลของคุณอย่างไรเมื่อเทียบกับอีเมลอื่น ๆ ที่พวกเขาต้องอ่าน คุณต้องพิจารณาด้วยว่าผู้รับของคุณอาจรออีเมลจากคุณในบางหัวข้ออย่างใจจดใจจ่อ แต่หากอีเมลของคุณมีหัวเรื่องไม่อาจเปิดได้

ตั้งค่าเสียงระดับมืออาชีพ

น้ำเสียงของอีเมลของคุณควรเป็นมืออาชีพเสมอ ตามที่แนะนำในบทความมิถุนายน 2010 บน Inc.com ห้ามล้อเล่นหรือใช้คำถากถางหลีกเลี่ยงคำแสลงหรือศัพท์แสงยอดนิยมและหลีกเลี่ยงการขี้เล่นหรือน่ารัก การเพิ่มหน้ายิ้มและอีโมติคอนอื่น ๆ ในอีเมลธุรกิจนั้นไม่เหมาะสม แม้ว่าคุณจะรู้จักบุคคลที่คุณส่งอีเมลถึงคุณก็ไม่ทราบว่าคนอื่นอาจเห็นอีเมลของคุณกี่คน

คำทักทายที่เหมาะสม

ตามที่คุณต้องการด้วยตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือ (หรือพิมพ์) ใช้คำทักทายที่เหมาะสมในอีเมลของคุณ มหาวิทยาลัย Purdue แนะนำให้นักเขียนอีเมลไปยังผู้รับด้วยคำทักทายที่อบอุ่นเช่น“ สวัสดีตอนเช้า” และสรุปอีเมลด้วย“ จริงใจ” หรือ“ ขอบคุณ” คำทักทายประเภทนี้ทำให้อีเมลของคุณเป็นมืออาชีพและสุภาพ

ใช้แบบอักษรมืออาชีพ

แบบอักษรที่คุณใช้ในอีเมลเป็นภาพสะท้อนของคุณ แบบอักษรที่ดูการ์ตูนเช่นแบบอักษรที่มีตัวอักษรไก่เขี่ยหรือฟองทำให้ผู้ส่งเข้ามาเป็นเด็ก ๆ ซึ่งจะลดความเป็นมืออาชีพของการสื่อสาร รักษาแบบอักษรอย่างมืออาชีพ Wellesley College ระบุว่าแบบอักษรที่ดีที่สุดที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ได้แก่ Times New Roman, Arial และแบบอักษรอื่น ๆ ของการพิมพ์หนังสือ

นอกจากนี้อย่าเปลี่ยนแบบอักษรเพื่อให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเนื่องจากเป็นการตีความในการสื่อสารออนไลน์ว่าเป็นการตะโกน

พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ

มันไม่เป็นมืออาชีพในการส่งอีเมลที่มีข้อผิดพลาดการสะกดข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอนและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือทางเทคนิคประเภทอื่น ๆ ข้อผิดพลาดดังกล่าวทำให้ดูเหมือนว่าคุณไม่มีทักษะการเขียนที่เพียงพอ ใช้คุณสมบัติตรวจสอบการสะกดของโปรแกรมอีเมลของคุณเพื่อแก้ไขคำที่สะกดผิดและพิสูจน์อักษรของคุณเสมอก่อนที่จะกดปุ่ม "ส่ง"