แนวทางรายงานค่าใช้จ่าย

บริษัท ขนาดเล็กมักจะมีแนวทางเฉพาะสำหรับการรายงานค่าใช้จ่ายเดินทาง พนักงานต้องปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้อย่างใกล้ชิดดังนั้นพวกเขาจึงไม่ได้รับรายงานค่าใช้จ่ายคืน สิ่งนี้สามารถชะลอการชำระเงินคืน แนวทางการรายงานค่าใช้จ่ายมักจะรวมงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายรายจ่ายขั้นตอนการรายงานความต้องการใบเสร็จรับเงินกฎสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถขอคืนได้และช่องทางการอนุมัติที่เหมาะสม

การจัดทำงบประมาณ

แนวทางสำคัญในการรายงานค่าใช้จ่ายคือการเรียนรู้วิธีกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายประจำวันของคุณตามการจ้างงาน -Handbook.org ตัวอย่างเช่นหากคุณสร้างความบันเทิงให้กับลูกค้าหรือกินอาหารเย็นราคาแพงในคืนหนึ่งคุณควรรับประทานอาหารในราคาที่ถูกกว่าในวันถัดไปหรือสองวันเพื่อประหยัดงบประมาณ คู่มือเหล่านี้มักเขียนไว้ในคู่มือพนักงานเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง สอบถามหัวหน้างานของคุณสำหรับแนวทางค่าใช้จ่ายการเดินทางก่อนการเดินทางเพื่อธุรกิจครั้งแรกของคุณ

การรายงาน

คุณควรรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละรายการภายใต้วันที่ที่ระบุเมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ไมล์สะสมรถยนต์หรือค่าใช้จ่ายเที่ยวบินควรรายงานในวันและเวลาออกเดินทางที่ระบุ ตัวอย่างเช่นคุณควรบันทึกค่าใช้จ่ายของเที่ยวบินต้นทางของคุณในวันที่คุณออกเดินทางจากนั้นจดราคาของการเดินทางไปกลับเมื่อคุณกลับมา นอกจากนี้หากคุณขับรถ 100 ไมล์ไปและกลับจากสนามบินแบ่งไมล์ครึ่งของคุณ ถัดไปคูณการจัดสรรไมล์สะสมของ บริษัท (เช่น 27 เซ็นต์ต่อไมล์) ด้วย 50 ไมล์และบันทึกไว้ในวันเดินทาง จากนั้นรายงานอีกครึ่งหนึ่งของทั้งเที่ยวบินขากลับและขับรถกลับบ้านในวันที่แน่นอนนั้น บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดอย่างต่อเนื่องในรายงานค่าใช้จ่าย ช่วยจัดเรียงใบเสร็จรับเงินของคุณล่วงหน้าหนึ่งวันซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลา คุณจะต้องเขียนในวันที่ที่ระบุในรายงานค่าใช้จ่ายเนื่องจากช่องว่างเหล่านี้มักจะว่างเปล่า สุดท้ายเพิ่มจำนวนเงินค่าใช้จ่ายรายวันในแนวตั้งจากนั้นคำนวณผลรวมของคุณสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทในแนวนอน ลบการจ่ายเงินล่วงหน้าใด ๆ ที่ บริษัท ให้ไว้จากการจ่ายเงินที่ถึงกำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบการคำนวณซ้ำก่อนที่จะเปิดรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ (ดูข้อมูลอ้างอิง 1 และ 2 และทรัพยากร 1)

ข้อกำหนดในการรับ

คุณควรเก็บใบเสร็จรับเงินทั้งหมดรวมถึงค่าโดยสารรถแท็กซี่ทุกครั้งที่คุณใช้จ่ายเงินในการเดินทาง โดยทั่วไปคุณจะต้องรวมใบเสร็จรับเงินสำหรับมื้ออาหารที่เกินห้าดอลลาร์ ยังคงรักษาใบเสร็จรับเงินทั้งหมดจะดีกว่าช่วยให้คุณรายงานค่าใช้จ่ายของคุณอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแนบใบเสร็จรับเงินที่จำเป็นทั้งหมดในรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ นอกจากใบเสร็จรับเงินมื้ออาหารเกินห้าดอลลาร์แล้วให้แนบใบเสร็จที่เกิน 25 ดอลลาร์สำหรับค่าใช้จ่ายอื่นทั้งหมด

ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถคืนเงินได้

ค่าใช้จ่ายบางอย่างไม่สามารถรวมอยู่ในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณไม่ควรรวมตั๋วที่จอดรถค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสัมภาระมากเกินไปหรือการชำระเงินสำหรับสมาชิกครอบครัวในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของคุณ หากคุณใช้จ่ายวันพิเศษในบางเมืองสำหรับวันหยุดพักผ่อนอย่าเพิ่มค่าใช้จ่ายเหล่านั้นลงในรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ สำหรับแนวทางเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถคืนเงินให้ตรวจสอบคู่มือ บริษัท ของคุณหรือพูดคุยกับทรัพยากรมนุษย์ คุณสามารถอ้างอิงแนวทางค่าใช้จ่ายการเดินทางได้ที่ Employee-Handbook.org

การอนุญาต

บริษัท ส่วนใหญ่จะกำหนดให้คุณส่งรายงานค่าใช้จ่ายของคุณไปยังหัวหน้างานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเซ็นชื่อและทำสำเนาก่อน อาจใช้เวลาสองสามสัปดาห์ก่อนที่จะได้รับเงินคืนสำหรับการเดินทางของคุณเนื่องจากเจ้าหนี้จะต้องตรวจสอบก่อน