นโยบายการจับเวลาของรัฐบาลกลางสำหรับผู้รับเหมาของรัฐบาล

การทำสัญญากับรัฐบาลกำหนดข้อกำหนดที่ไม่ได้พบตามปกติในตลาดการค้า ผู้รับเหมาของรัฐบาลต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบและขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อให้มีคุณสมบัติสำหรับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลางและเพื่อรักษาสถานะของพวกเขา นโยบายการจับเวลาของรัฐบาลกลางมีอยู่ในระเบียบของรัฐบาลกลางและข้อกำหนดของหน่วยงานตรวจสอบสัญญาป้องกัน พวกเขาสัมผัสกับระบบแมนนวลและอิเล็กทรอนิกส์ในการติดตามการใช้แรงงานในสัญญาของรัฐบาลเนื่องจากเป็นตัวขับเคลื่อนต้นทุนที่ใหญ่ที่สุดและมีผลกระทบโดยตรงต่อค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ

การจับเวลาด้วยตนเอง

แม้จะมีการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มมากขึ้นเกณฑ์ของรัฐบาลกลางสำหรับการจับเวลายังคงยึดตามแนวทางปฏิบัติด้วยตนเองเป็นส่วนใหญ่ รัฐบาลกลางกำหนดให้ บริษัท ที่ต้องการทำสัญญากับ บริษัท นั้นยอมรับแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการจับเวลาด้วยตนเองที่เป็นที่ยอมรับเช่นพนักงานบันทึกเวลาทำงานในหมึกด้วยตนเอง หัวหน้างานและผู้บริหารไม่สามารถกรอกใบบันทึกเวลาในนามของพนักงานคนใดได้เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ดีในการทำเช่นพนักงานป่วยหรือเดินทางไปปฏิบัติหน้าที่ พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบว่ามีการกรอกใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง จากนั้นหัวหน้างานจะต้องตอบโต้และอนุมัติข้อมูลก่อนที่จะส่งเอกสารเพื่อการชำระเงิน

ระบบอิเล็กทรอนิกส์

บริษัท ที่ต้องการมีสิทธิ์ได้รับการเสนอราคาตามสัญญาของรัฐบาลจำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงนโยบายการควบคุมภายในที่เพียงพอโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ระบบจับเวลาด้วยอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานควรเข้าถึงใบบันทึกเวลาของพวกเขาโดยใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านที่ปลอดภัยและคงการควบคุมส่วนตัวของแผ่นเวลาเพื่อไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุมัติ จากนั้นพวกเขาจะต้องทำรายการทุกวันทุกชั่วโมงที่พวกเขาทำงานไม่ว่าพวกเขาจะได้รับการจ่ายเงินหรือไม่ แต่จะต้องไม่ทำรายการหรือค่าใช้จ่ายแรงงานล่วงหน้าก่อนการทำงาน ในระหว่างกระบวนการตรวจสอบ DCAA มักจะต้องการตรวจสอบบันทึกระบบเพื่อตรวจสอบบุคคลที่เข้าถึงระบบและเหตุผลของการเข้าถึงดังกล่าว หากมีข้อผิดพลาดการตรวจสอบจะพยายามค้นหาวิธีการจัดการ

นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ผู้รับเหมาของรัฐบาลจะต้องมีนโยบายการจับเวลาที่ครอบคลุมเป็นลายลักษณ์อักษรที่แสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติของ บริษัท และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐบาลกลาง บริษัท ต้องมีนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการจัดทำใบบันทึกเวลาและเอกสารว่าพนักงานได้รับการฝึกอบรมเรื่องการใช้งานอย่างไร บริษัท จะต้องมีนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับรหัสการคิดเวลาซึ่งเป็นรหัสที่พนักงานใช้เพื่อกำหนดเวลาที่จะเรียกเก็บเงินสำหรับสัญญารัฐบาลเฉพาะและเป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณค่าใช้จ่ายแรงงานทั้งหมดในโครงการ บริษัท ควรอยู่ในฐานะที่จะสร้างหลักฐานการตรวจสอบเป็นระยะหรือตรวจสอบพื้นเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดการจับเวลาของรัฐบาลกลาง

ความล้มเหลวในการปฏิบัติตาม

บริษัท ที่ไม่ตรงตามนโยบายและข้อกำหนดเกี่ยวกับการจับเวลาของรัฐบาลกลางและ บริษัท ที่ไม่ได้มาตรฐานตามที่กำหนดนั้นถูกตัดสิทธิ์จากการเข้าร่วมในผู้รับเหมาของรัฐบาล ใบบันทึกเวลาที่ปลอมแปลงเป็นความผิดทางอาญาตามพระราชบัญญัติการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน พนักงานที่ทำเช่นนั้นจะต้องรับผิดชอบในการดำเนินคดีทางอาญาในขณะที่ บริษัท กำลังถูกหักล้างจากการทำสัญญาของรัฐบาล นอกจากนี้ผู้รับเหมาของรัฐบาลที่มีส่วนร่วมในระบบการเรียกเก็บเงินค่าแรงงานที่ฉ้อโกงยังเปิดรับภาระทางอาญาและการดำเนินคดี นอกจากนี้ทุกฝ่ายที่มีการฉ้อโกงอาจถูกดำเนินคดีทางแพ่งภายใต้พระราชบัญญัติซึ่งการลงโทษจะต้องถูกปรับโทษจำคุกและค่าเสียหายสูงถึงสามเท่าของค่าเสียหายที่รัฐบาลสหพันธรัฐใช้ในการฉ้อโกง