ฉันจะใช้สเปรดชีต Excel เพื่อติดตามเวลาของพนักงานเพื่อนำเข้าสู่ QuickBooks ได้อย่างไร

พนักงานที่ได้รับค่าจ้างรายชั่วโมงอาจอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมซึ่งบริหารงานโดยกระทรวงแรงงานสหรัฐอเมริกาซึ่งควบคุมค่าจ้างและค่าล่วงเวลา กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานทุกวันและทุกสัปดาห์ เพื่อให้การบันทึกของคุณง่ายขึ้นและให้การป้อนข้อมูลสำหรับการบัญชีธุรกิจใน Intuit QuickBooks คุณสามารถใช้ Microsoft Excel เพื่อสร้างบัตรบันทึกเวลาเสมือนที่บันทึกตารางการทำงานของพนักงานแต่ละคน เมื่อคุณตั้งค่าเวิร์กบุ๊ก Excel ที่ได้มาตรฐานคุณสามารถนำมาใช้ซ้ำเพื่อให้ครอบคลุมทุกช่วงเวลาการทำงานด้วยเวิร์กชีทแต่ละแผ่นที่แสดงถึงประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคน

1

สลับไปที่แท็บ "มุมมอง" ของริบบิ้น Microsoft Excel คลิกรายการ "ตรึงช่องว่าง" เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นเลือก "ตรึงแถวด้านบนสุด" เพื่อเก็บแถวแรกของแผ่นงานของคุณโดยไม่คำนึงว่าไกลแค่ไหน แผ่นงานที่คุณเลื่อน

2

ป้อนส่วนหัวคอลัมน์ในแถว A เริ่มต้นด้วย "Date" ในเซลล์ A1 ตั้งค่าคอลัมน์สำหรับเหตุการณ์สำคัญในวันทำงานให้มากที่สุดเท่าที่พนักงานของคุณใช้ หากพวกเขานาฬิกาในตอนต้นของวันและออกในตอนท้ายคุณจะต้องมีเพียงสองคอลัมน์สำหรับรายการเวลา หากพวกเขาออกนาฬิกาและในเวลาพักและอาหารคุณต้องมีคอลัมน์สำหรับแต่ละจุดเวลาที่สำคัญเหล่านี้ หลังจากคุณป้อนส่วนหัวคอลัมน์ทั้งหมดสำหรับการแบ่งย่อยวันให้ตั้งชื่อสองคอลัมน์ถัดไป "รายชั่วโมง" และ "รายสัปดาห์"

3

คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ A เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด สลับไปที่แท็บ "หน้าแรก" ของ Ribbon ของ Excel แล้วคลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบที่ไม่มีชื่อที่ด้านล่างของกลุ่มตัวเลขที่มีลูกศรทำมุม เมื่อกล่องโต้ตอบตัวเลขเปิดขึ้นให้คลิกรายการ "วันที่" ในรายการหมวดหมู่แล้วเลือกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการจากรายการประเภท คลิกปุ่ม "ตกลง"

4

คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ B - คอลัมน์การติดตามเวลาครั้งแรก - และ "Shift" - คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์การติดตามเวลาล่าสุดที่คุณสร้าง คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบในแท็บหน้าแรกของกลุ่มหมายเลขของ Ribbon ของ Excel เลือกรายการ "เวลา" ในรายการหมวดหมู่จากนั้นใช้รูปแบบที่ระบุไว้ในรายการประเภทเป็น "1:30 PM" เพื่อแสดงเวลาด้วยตัวบ่งชี้ส่วนของวัน . คลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการจัดรูปแบบ

5

คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์รวมเวลารายวันแล้วคลิก "Shift" - คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ยอดรวมรายสัปดาห์ที่คุณติดป้ายกำกับไว้ล่าสุดเลือกเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์เหล่านี้ คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบหมายเลขเป็นครั้งที่สามเลือกรายการ "กำหนดเอง" ในรายการหมวดหมู่จากนั้นป้อน "[h]: mm" (โดยไม่ใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) ในฟิลด์ประเภท รูปแบบตัวเลขที่กำหนดเองนี้รองรับค่าเวลาที่เกิน 24 ชั่วโมงในระยะเวลาช่วยให้คุณสามารถรวมผลงานของสัปดาห์และแสดงผลได้อย่างถูกต้อง

6

คลิกในเซลล์ที่รวมเวลาซึ่งติดตามชั่วโมงรายวัน พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับเพื่อส่งสัญญาณไปยัง Excel ที่คุณป้อนสูตรคลิกที่เซลล์หมดเวลาทำงานของวันนั้นในแถวนั้นเพื่อเพิ่มที่ตั้งลงในสูตรพิมพ์เครื่องหมายลบแล้วคลิกในนาฬิกา ในเซลล์ กด "Enter" เพื่อทำสูตรให้เสร็จสมบูรณ์ซึ่งจะลบเวลาออกจากเวลาเข้า - ออก หากพนักงานของคุณไม่ออกเวลาหยุดพักหรืออาหารกลางวันสูตรนี้จะคำนวณชั่วโมงทำงานตลอดทั้งวัน มิฉะนั้นสูตรของคุณต้องการการคำนวณเพิ่มเติม (ดูเคล็ดลับ)

7

คลิกในเซลล์ที่มีรายสัปดาห์ในแถว 6 ซึ่งจะแสดงผลรวมของชั่วโมงการทำงานของสัปดาห์เต็มแล้วพิมพ์ "= SUM (" (โดยไม่ใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) คลิกในเซลล์ที่มีรายวันในแถวที่ 2 ลาก ลงไปตามคอลัมน์จนกว่าคุณจะไฮไลต์เซลล์ในแถว 6 พิมพ์วงเล็บปิดแล้วกดปุ่ม "Enter" เพื่อทำสูตรให้สมบูรณ์

8

คลิกและลากจากเซลล์แรกในแถว 2 ถึงเซลล์ที่รวมในสัปดาห์ในแถว 6 เลือกบล็อกทั้งหมดของเซลล์แล้ววางเคอร์เซอร์ของคุณที่มุมขวาล่างของเซลล์สุดท้ายในส่วนที่เลือก เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏให้ดูเหมือนเครื่องหมายบวกสีดำให้ลากลงเพื่อป้อนค่าแถวอัตโนมัติหนึ่งปีโดยหยุดหลังจากที่คุณเติมแถว 261

9

คลิกสองครั้งที่แท็บชื่อของแผ่นงานเพื่อเลือกข้อความตัวยึดที่ระบุแผ่นงาน ป้อนชื่อของพนักงานคนแรกที่คุณต้องการติดตามเวลา

10

คลิกที่จุดตัดของแถวหมายเลขแผ่นงานและส่วนหัวคอลัมน์ที่มีตัวอักษรเพื่อเลือกพื้นที่ข้อมูลทั้งหมดแล้วกด "Ctrl-C" เพื่อคัดลอกส่วนที่เลือกไปยังคลิปบอร์ด คลิกที่เครื่องหมายบวกถัดจากแท็บชื่อของแผ่นงานปัจจุบันเพื่อแทรกแผ่นงานใหม่

เคล็ดลับ

• เพื่อรองรับช่วงพักกลางวันที่มีการตอกบัตรให้คลิกในเซลล์ผลรวมเวลารายวันจากนั้นพิมพ์ "= SUM (" (โดยไม่ใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) เพื่อเริ่มต้นสูตรคลิกเริ่มในเซลล์นาฬิกาหมดเวลากลางวันแล้วพิมพ์ a เครื่องหมายลบคลิกในเซลล์สัญญาณนาฬิกาตอนเช้าจากนั้นพิมพ์เครื่องหมายบวกคลิกในเซลล์สัญญาณหมดเวลาวันพิมพ์สัญลักษณ์ลบแล้วคลิกในเซลล์สัญญาณนาฬิกากลางวันกรอกสูตรด้วย วงเล็บปิดแล้วกด "Enter"
• ในการนำเข้าข้อมูล Excel ลงใน QuickBooks คุณสามารถคัดลอกจากแผ่นงานของคุณและวางลงในหน้าต่าง QuickBooks เพิ่ม / แก้ไขรายการหลายรายการตั้งค่าสเปรดชีตพิเศษที่มีข้อมูลจากแผ่นงานการติดตามเวลาของคุณหรือใช้ CSV ตามข้อความ รูปแบบไฟล์เพื่อสร้างไฟล์ที่ QuickBooks สามารถรับเข้าได้
• เซลล์ว่างที่มีสูตรการติดตามเวลาจะแสดง "0:00" จนกว่าคุณจะเติมเซลล์ที่ประเมิน
• รูปแบบเวลาบางส่วนของ Excel แสดงเครื่องหมายดอกจันหน้าคำอธิบาย รูปแบบเหล่านี้ใช้การตั้งค่าเวลาภูมิภาคที่กำหนดในแผงควบคุม Windows
• หลังจากคุณตั้งค่าไฟล์ Excel มาสเตอร์ของคุณแล้วให้บันทึกเป็นเทมเพลตเพื่อให้คุณสามารถนำสำเนาเปล่ามาใช้ใหม่ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์

คำเตือน

• หากคุณไม่ป้อน "a" หรือ "p" หลังจากค่าเวลา Excel จะถือว่าเป็นรายการในตอนเช้าโดยอัตโนมัติและเพิ่ม "am" ให้กับมัน เพื่อลดความซับซ้อนของรายการเวลาให้ใช้สัญกรณ์ 24 ชั่วโมงซึ่งจะเปลี่ยน "16:30" เป็น "16:30" และ "16" เป็น "16:00"
• ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Microsoft Excel 2013 มันอาจแตกต่างกันเล็กน้อยหรืออย่างมีนัยสำคัญกับรุ่นหรือผลิตภัณฑ์อื่น ๆ