วิธีเขียนรายงาน HR

แผนกทรัพยากรบุคคลจะต้องเก็บรักษาบันทึกพนักงานที่ถูกต้อง เมื่อมีปัญหาใด ๆ จะมีการเขียนรายงานลงในเอกสารเหตุการณ์ใด ๆ ในไฟล์ HR ถาวรของพนักงาน สิ่งนี้ปกป้องนายจ้างที่อาจต้องพิสูจน์การกระทำผู้ต้องเตือนพนักงานเกี่ยวกับการฝ่าฝืนกฎหรือให้เหตุผลในการดำเนินการด้านบริหารเช่นการยิงเพื่อการกระทำที่ต้องห้าม เมื่อเขียนรายงานพึงระลึกถึงการใช้ประโยชน์ทางกฎหมายที่เป็นไปได้สำหรับรายงานซึ่งอาจรวมถึงการล่วงละเมิดทางเพศการฟอกเงินหรือข้อกล่าวหาร้ายแรงอื่น ๆ

เขียนคำนำ

อธิบายว่ารายงาน HR นั้นเกี่ยวกับอะไร ตั้งชื่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องวันที่ปัจจุบันและเหตุผลที่จำเป็นต้องใช้รายงาน การแนะนำจะกำหนดเสียงสำหรับรายงานทั้งหมดซึ่งควรเป็นโมฆะความคิดเห็น ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและระบุข้อเท็จจริง ทำสิ่งที่ง่ายและตรงประเด็น

กระบวนการและความเป็นมา

รายงานจำเป็นต้องกล่าวถึงนโยบายและกระบวนการของ บริษัท ในการจัดการกับเหตุการณ์ ตัวอย่างเช่นหากพนักงานคนหนึ่งกล่าวหาว่ามีการเลือกปฏิบัติอื่นให้อธิบายนโยบายต่อต้านการเลือกปฏิบัติของ บริษัท และการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานไม่ว่าจะจ้างงานหรือเป็นประจำ ระบุว่าพนักงานมีความสัมพันธ์กันอย่างไรไม่ว่าพวกเขาจะทำงานใกล้ชิดกันในแผนกเดียวกันหรือในพื้นที่ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง แต่อาจพบเจอกันในห้องอาหารกลางวัน ระบุข้อร้องเรียนใด ๆ ก่อนหน้านี้ที่ทำกับผู้ถูกกล่าวหาว่ากระทำผิด

เหตุการณ์

ระบุข้อเท็จจริงตามที่อธิบายไว้ในคำร้องเรียน รวมข้อมูลการยืนยันใด ๆ ไว้ในรายงานทรัพยากรบุคคลเช่นการแลกเปลี่ยนอีเมลหรือพยานหลักฐาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีรายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้รวมอยู่ในเหตุการณ์ ระบุวันที่และเวลาของเหตุการณ์และปัญหาที่ตามมาที่อาจเกิดขึ้น ให้ชื่อพยานและอ้างถึงพยานหลักฐานใด ๆ ที่เป็นไปได้ ในการอธิบายเหตุการณ์ให้หลีกเลี่ยงการตัดสิน รวมทั้งเรื่องราวทั้งสองด้านตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สัมภาษณ์ผู้ร้องเรียนและผู้ถูกกล่าวหา

บทสรุปของเหตุการณ์

อธิบายกระบวนการประเมินผลเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เป็นปัญหา การร้องเรียนที่ร้ายแรงเช่นการล่วงละเมิดทางเพศอาจต้องได้รับคำแนะนำทางกฎหมายหรือการบังคับใช้กฎหมาย ข้อร้องเรียนที่ร้ายแรงน้อยกว่าเช่นการขาดเรียนเรื้อรังยังคงต้องมีการบันทึกไว้ในกรณีที่มีการยุติ ตราบใดที่ธุรกิจมีนโยบายและขั้นตอนต่าง ๆ ที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับความล้มเหลวของพนักงานก็มักจะถือว่าเป็นสิทธิ์ตามกฎหมายของธุรกิจในการไล่คนออก กำหนดว่าพนักงานอยู่ในทางที่ถูกหรือผิดโดยยึดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ขั้นตอนต่อไป

มันไม่เพียงพอที่จะตรวจสอบว่าพนักงานผิด กำหนดขั้นตอนต่อไปหรือจำเป็นต้องมีแผนปฏิบัติการตามนโยบายและขั้นตอนของ บริษัท ตัวอย่างเช่นรายงาน HR ที่เขียนเกี่ยวกับพนักงานที่พบว่าไม่มีอยู่บ่อยครั้งควรทราบว่ามีคำเตือนใด ๆ ตามที่อธิบายไว้ในคู่มือพนักงานและสิ่งที่อาจเกิดขึ้นในขั้นตอนต่อไปคือในครั้งต่อไปที่ไม่มีการขาดความลึกลับ . หากแผนปฏิบัติการมีเหตุผลในการแก้ไขปัญหาให้สร้างแผนปฏิบัติการและรวมไว้ในรายงาน ตัวอย่างเช่นแผนปฏิบัติการสำหรับพนักงานที่ถูกทิ้งให้อยู่กับความปลอดภัยของลูกค้าอาจรวมถึงการฝึกอบรมที่ได้รับการปรับปรุงและขั้นตอนใหม่เพื่อช่วยให้พนักงานประสบความสำเร็จ