ประเภทของรายงานบัญชีเงินเดือนไตรมาส

นายจ้างจะต้องส่งรายงานการจ่ายเงินเดือนเป็นระยะไปยังสรรพากรและหน่วยงานจัดเก็บภาษีของรัฐ แม้ว่ารายงานอาจเป็นรายปี แต่รายงานค่าจ้างรายไตรมาสนั้นเป็นเรื่องธรรมดา นอกจากนี้รายงานประจำปีบางฉบับยังกำหนดให้นายจ้างต้องทำการฝากเงินรายไตรมาสซึ่งจำเป็นต้องมีรายงานการจ่ายเงินเดือนภายในเพื่อให้แน่ใจว่าความรับผิดทั้งหมดจะได้รับการชำระภายในสิ้นปี กรมสรรพากรควบคุมข้อกำหนดสำหรับรายงานภาษีของรัฐบาลกลาง แต่แนวทางการรายงานแตกต่างกันไปตามรัฐ

Quarters

รายงานเงินเดือนจะขึ้นอยู่กับปีปฏิทินแม้ว่า บริษัท จะยื่นภาษีเงินได้ในปีงบประมาณที่ครอบคลุมรอบระยะเวลาที่แตกต่างกันเช่นวันที่ 1 กรกฎาคมถึง 30 มิถุนายนไตรมาสเงินเดือนคือ 1 มกราคมถึง 31 มีนาคม; 1 เมษายนถึง 30 มิถุนายน 1 กรกฎาคมถึง 30 กันยายน และ 1 ตุลาคมถึง 31 ธันวาคมวันที่ครบกำหนดสำหรับรายงานบัญชีเงินเดือนรายไตรมาสมักจะเป็นจำนวนวันที่กำหนดหลังจากสิ้นสุดไตรมาส รายงานเงินเดือนควรรวมเฉพาะค่าจ้างที่จ่ายจริงให้กับพนักงานในช่วงไตรมาสแม้ว่านายจ้างจะเลือกรับค่าจ้างที่ค้างชำระในเดือนนั้นทำงานจริง

การคืนภาษีของรัฐบาลกลาง

นายจ้างส่วนใหญ่จะต้องส่งรายงาน IRS Form 941 ในแต่ละไตรมาส แบบฟอร์มนี้รายงานจำนวนภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางและภาษีประกันสังคมและภาษีประกันสุขภาพที่นายจ้างหักจากการตรวจสอบของพนักงานรวมทั้งส่วนของนายจ้างของภาษีประกันสังคมและประกันสุขภาพของรัฐบาล รายงานนี้ไม่ได้แยกรายการหัก ณ ที่จ่ายโดยพนักงาน แต่ประกอบด้วยแทนจำนวนเงินก้อนสำหรับแต่ละภาษี เมื่อนายจ้างจัดเตรียมแบบฟอร์ม W-2 สำหรับพนักงานแต่ละคนในช่วงปลายปีผลรวมของแต่ละภาษีที่รายงานเกี่ยวกับ W-2 ควรเท่ากับผลรวมที่รายงานในรายงาน 941 ทั้งหมด รายงานประจำไตรมาส 941 ฉบับมีกำหนดส่งไม่เกินวันสุดท้ายของเดือนหลังจากสิ้นสุดไตรมาส หากในระหว่างไตรมาสนายจ้างทำการฝากเงินตรงเวลาวันครบกำหนดจะขยายออกไปอีก 10 วัน กรมสรรพากรมีทางเลือกที่อนุญาตให้นายจ้างบางรายยื่นรายงานภาษีเงินเดือนเป็นประจำทุกปีแทนที่จะเป็นรายไตรมาส แต่กรมสรรพากรจะแจ้งให้นายจ้างทราบหากมีการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

ภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง

มีรายงานภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางทุกปีและนายจ้างไม่จำเป็นต้องส่งคืนรายไตรมาส อย่างไรก็ตาม IRS กำหนดให้นายจ้างต้องทำการฝากเงินเป็นรายไตรมาส สิ่งนี้ต้องการให้นายจ้างสร้างรายงานภายในเพื่อคำนวณเงินฝาก โปรแกรมซอฟต์แวร์บางโปรแกรมที่ใช้ในการเตรียมการตรวจสอบบัญชีเงินเดือนสามารถสร้างรายงานที่จำเป็นหรือนายจ้างสามารถจัดทำรายงานด้วยตนเอง เงินฝากจะถึงกำหนดภายในสิ้นเดือนถัดจากสิ้นไตรมาส

ภาษีเงินเดือนของรัฐ

ในรัฐที่มีภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาโดยทั่วไปแล้วนายจ้างจะต้องยื่นแบบแสดงรายการเงินเดือนที่จ่ายเป็นรายไตรมาสเพื่อรายงานจำนวนภาษีรายได้ของรัฐที่ถูกหักจากพนักงาน วันที่ครบกำหนดจะแตกต่างกันไปตามรัฐ ตัวอย่างเช่นวอชิงตันกำหนดให้นายจ้างยื่นรายงานภายในสิ้นเดือนถัดจากสิ้นไตรมาสขณะที่รัฐแมรี่แลนด์ต้องการรายงานไม่เกินวันที่ 15 ของเดือนหลังจากสิ้นสุดไตรมาส นายจ้างจะต้องติดต่อคณะกรรมการภาษีของรัฐเพื่อตรวจสอบข้อกำหนด

ภาษีการว่างงานของรัฐ

นอกเหนือจากการจ่ายภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางนายจ้างอาจต้องส่งภาษีการว่างงานของรัฐ โดยทั่วไปแล้วนายจ้างจะต้องเสียค่าใช้จ่ายทั้งหมดของ SUTA ซึ่งย่อมาจากพระราชบัญญัติภาษีการว่างงานของรัฐ แต่ละรัฐมีข้อกำหนดที่แตกต่างกันเกี่ยวกับจำนวนค่าแรงขั้นต่ำที่นายจ้างต้องจ่ายก่อนที่เขาจะรับผิดชอบต่อ SUTA โดยปกติรัฐจะไม่เก็บ SUTA สำหรับค่าแรงทั้งหมดที่จ่ายไป ตัวอย่างเช่นรัฐอาจต้องชำระเงิน SUTA สำหรับพนักงานแต่ละคนที่ได้รับ $ 7, 000 ในช่วงปีปฏิทิน โดยทั่วไปแล้วรายงานประจำไตรมาสจะระบุพนักงานแต่ละคนหมายเลขประกันสังคมและจำนวนค่าแรงที่จ่ายในระหว่างไตรมาสที่อยู่ภายใต้ SUTA แต่รูปแบบที่แน่นอนแตกต่างกันไป

ค่าตอบแทนแรงงานของรัฐ

ในบางรัฐพนักงานสามารถซื้อประกันค่าชดเชยแรงงานผ่านผู้ให้บริการเอกชน ในรัฐอื่น ๆ เช่นโอคลาโฮมานายจ้างอาจทำประกันตัวเองและส่งรายงานรายไตรมาสแก่รัฐ การประกันค่าชดเชยแรงงานขึ้นอยู่กับประวัติการเรียกร้องของนายจ้างและคิดเป็นร้อยละของเงินเดือน อาชีพที่แตกต่างกันกับนายจ้างคนเดียวกันอาจมีอัตราที่แตกต่างกันสำหรับคอมพ์ของคนงาน ตัวอย่างเช่น บริษัท ผู้ผลิตอาจมีอัตราที่ต่ำกว่าสำหรับพนักงานธุรการที่ทำงานอยู่ที่สำนักงานด้านหน้ามากกว่าผู้ประกอบการกลึงที่ทำงานในโรงงาน