การใช้อีเมลในการสื่อสารทางธุรกิจ

เมื่อพูดถึงการทำธุรกิจอีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสาร แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเหมาะสมในทุกรูปแบบและในทุกสถานการณ์ อีเมลที่ละเอียดอ่อนและเขียนได้ดีพูดถึงสไตล์การทำงานของคุณได้มากในขณะที่การสื่อสารที่เขียนไม่ดีไม่ชัดเจนอาจทำให้เกิดความสับสนและปัญหาที่ทำให้เสียเวลาและประสิทธิภาพ ยิ่งแย่ไปกว่านั้นมันอาจเป็นอันตรายต่อชื่อเสียงของคุณ

อีเมลเหมาะสมหรือไม่

ส่วนหนึ่งของการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพในการตั้งค่าธุรกิจรวมถึงการรู้เวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมลและเมื่อไม่เหมาะสม ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนให้พิจารณาว่าการสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือโทรศัพท์จะง่ายกว่าในระยะยาว คุณอาจต้องการเลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านั้นหากข้อความของคุณมีความยาวและซับซ้อนหากข้อมูลที่ได้รับการเปิดเผยเป็นความลับหรือหากเสียงอีเมลของคุณอาจเข้าใจผิดได้ง่าย

หัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพ

หัวเรื่องของอีเมลให้ความรู้สึกเหมือนถูกโยนทิ้ง แต่ก็เป็นอะไรก็ได้ หัวเรื่องควรมีความเฉพาะเจาะจงโดยเฉพาะถ้ามันหมายถึงวันที่ของการประชุมหรือกำหนดเวลา หัวเรื่องหนึ่งคำเช่น "FYI" หรือ "คำถาม" ไม่ได้ถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องการหรือเมื่อคุณต้องการ เจาะจงให้มากที่สุด - ลองคิดดูว่าจะได้รับอีเมลกี่ฉบับต่อวัน คุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้รับเห็นหัวเรื่องของคุณและเข้าใจว่าเป็นอีเมลที่ต้องได้รับการดูแลทันที

เป็นบทสรุป

หากคุณมีข้อความยาวมากที่จะสื่อถึงผู้รับอีเมลของคุณให้พิจารณาโทรศัพท์ มิฉะนั้นเก็บไว้ตรงประเด็น ซึ่งรวมถึงการรักษาประโยคของคุณให้สั้นและเข้าใจง่าย หมายเหตุ: เพียงเพราะคุณต้องการที่จะย่อไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้ชวเลขทั่วไปเช่น "bc" สำหรับ "เพราะ" หรือ "U" สำหรับ "คุณ" เป็นมืออาชีพและสะกดทุกคำอย่างเหมาะสม

สไตรค์โทนที่เหมาะสม

มันง่ายมากที่จะเข้าใจผิดเกี่ยวกับน้ำเสียงของอีเมล - แค่คิดถึงทุกครั้งที่คุณคิดว่ามีคนกำลังพูดถึงสิ่งที่หยาบคายเล็กน้อย แต่พวกเขาไม่ได้มีความหมายอะไรเลย ในการสื่อสารทางธุรกิจยังคงเป็นทางการแม้ว่าคุณจะมีความสัมพันธ์ส่วนตัวกับบุคคลนั้นก็ตาม ผิดพลาดในด้านของการสุภาพใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมและในหลายกรณีข้าม emojis

หากคุณผิดหวังหรือโกรธหลังจากได้รับอีเมลโปรดใช้เวลาสักครู่ก่อนที่จะตอบกลับ เมื่อคุณทำปฏิกิริยาในทางลบเสียงดังกล่าวอาจเข้ามาและนั่นอาจทำให้เกิดปัญหา อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจเพราะดูเหมือนว่าคุณกำลังตะโกนอย่างไม่เป็นมืออาชีพ

ในฐานะผู้รับ

การใช้อีเมลอย่างถูกต้องเนื่องจากการสื่อสารทางธุรกิจไม่ได้ลดเฉพาะผู้ส่ง เมื่อตรวจสอบอีเมลธุรกิจของคุณให้ทำส่วนของคุณในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ อย่าปล่อยให้ผู้ส่งแขวน แม้ว่าคุณจะไม่สามารถตอบกลับอีเมลที่มีความยาวได้ แต่อย่างน้อยต้องจดบันทึกที่ช่วยให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้รับแล้วและคุณวางแผนที่จะตอบกลับในไม่ช้า