โฟลเดอร์ทรัพยากรมนุษย์มีเอกสารใดบ้าง?

มีหลายรูปแบบและรายการที่เข้าไปในโฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคลของพนักงาน แบบฟอร์มเหล่านี้บางส่วนได้รับการปรับปรุงเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย อื่น ๆ จะถูกยื่นเนื่องจากนโยบายของ บริษัท และโปรโตคอล ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ยังเก็บบันทึกส่วนตัวของพนักงานตลอดอาชีพของพวกเขา บริษัท ขนาดเล็กอาจเลือกที่จะสแกนเอกสารของพนักงานทั้งหมดหรือบางส่วนเพื่อสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ วิธีนี้ทำให้ไฟล์ไม่ได้รับความเสียหายจากไฟไหม้น้ำหรือการโจรกรรม

เอกสารทางกฎหมาย

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องเก็บรักษาเอกสารทางกฎหมายสำหรับพนักงาน ตัวอย่างหนึ่งคือแบบฟอร์ม I-9 ซึ่งตรวจสอบว่าพนักงานสามารถทำงานได้อย่างถูกกฎหมายในสหรัฐอเมริกา บริษัท อาจเก็บภาพถ่ายใบขับขี่ของพนักงานและบัตรประกันสังคมเป็นเอกสารเพิ่มเติมสำหรับสถานะทางกฎหมายของเธอ นอกจากนี้พนักงานจะถูกขอให้กรอกแบบฟอร์ม W-4 ในวันที่เริ่มงานซึ่งรวมอยู่ในแฟ้มทรัพยากรบุคคล แบบฟอร์มเหล่านี้แสดงจำนวนการยกเว้นภาษีส่วนบุคคลที่พนักงานเรียกร้อง

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน

แผนกทรัพยากรมนุษย์ยังเก็บประวัติย่อของพนักงานและแอปพลิเคชันไว้ในโฟลเดอร์ รายการเหล่านี้มักจะถูกส่งเมื่อพนักงานสมัครงาน บริษัท เก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ในกรณีที่จำเป็นต้องตรวจสอบประวัติของบุคคล เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานอื่นที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคลคือรายละเอียดงานของพนักงาน นี่เป็นบทสรุปของความรับผิดชอบในการทำงานของพนักงานซึ่งมักจะแบ่งออกเป็นหน้าที่ต่าง ๆ เช่นการจัดการพนักงานการทำงานกับเพื่อนร่วมงานการสื่อสารและความรู้ด้านเทคนิค

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพ

การตรวจสอบประสิทธิภาพเป็นเอกสารสำคัญอื่น ๆ ที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ทรัพยากรมนุษย์ การเก็บรักษาบันทึกการประเมินผลการปฏิบัติงานหรือการทบทวนของพนักงานอาจช่วยปกป้องธุรกิจจากการถูกฟ้องร้อง ตัวอย่างเช่นธุรกิจขนาดเล็กอาจประสบกับคดีเลิกจ้างโดยมิชอบจากอดีตพนักงาน เจ้าของธุรกิจสามารถพิสูจน์ได้ว่าการเลิกจ้างนั้นเป็นผลมาจากประสิทธิภาพการทำงานที่ดีกว่าหากเธอเก็บรักษาสำเนาการประเมินประสิทธิภาพของพนักงานไว้ ในทำนองเดียวกันบันทึกของการลงโทษทางวินัยหรือการเขียนอาจถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์

เอกสารอื่น ๆ

นายจ้างยังเก็บบันทึกหรือการเข้าร่วมของพนักงานรางวัลและประวัติทางการแพทย์ในโฟลเดอร์ทรัพยากรมนุษย์ บันทึกการเข้างานช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุได้ว่าพนักงานเกินวันลาป่วยหรือวันหยุดพักผ่อนใด ๆ บ่อยครั้งที่ บริษัท ให้รางวัลแก่พนักงานเป็นระยะซึ่งอาจถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ รางวัลเหล่านี้อาจรวมถึงการส่งเสริมการขาย "พนักงานประจำเดือน" หรือการรับรู้พิเศษ บันทึกทางการแพทย์มักจะถูกเก็บไว้เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับกฎหมาย ADA ซึ่งเกี่ยวข้องกับกฎหมายคนพิการอเมริกัน แผนกทรัพยากรมนุษย์อาจสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับเวชระเบียนเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ

โพสต์ยอดนิยม