เมื่อใดจึงจะใช้รายงานธุรกิจเพื่อสื่อสารแทนจดหมายธุรกิจ

รายงานทางธุรกิจส่วนใหญ่จะใช้เพื่อสื่อสารข้อมูล จดหมายสามารถสื่อข้อมูลได้เช่นกัน แต่โดยปกติแล้วจะสรุปข้อมูล ในขณะที่จดหมายส่งถึงผู้รับที่เฉพาะเจาะจงอาจมีการส่งรายงานไปยังบุคคลภายนอก บริษัท หรือเผยแพร่ รายงานมีการจัดรูปแบบบ่อยครั้งในลักษณะที่สอดคล้องจากรอบระยะเวลารายงานหนึ่งไปยังอีกรายงานหนึ่งเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบข้อมูลได้ หากมีการหมุนเวียนพนักงานทำรายงานให้ความสม่ำเสมอของเทมเพลตรายงานทำให้ บริษัท สามารถรักษาความสอดคล้องในการรายงานได้ง่ายขึ้นเช่นกัน

ความยาว

ปัจจัยหนึ่งในการตัดสินใจว่าจะใช้รายงานธุรกิจหรือจดหมายธุรกิจคือความยาวของข้อมูลที่คุณต้องการสื่อสาร โดยทั่วไปแล้วจดหมายธุรกิจจะมีความยาวระหว่างหนึ่งถึงสามหน้า หากคุณกำลังนำเสนอข้อมูลที่ยาวกว่านี้จะง่ายต่อการอ่านว่ามีการจัดรูปแบบเป็นรายงานที่มีภาพรวมส่วนหัวและข้อสรุป รายงานที่ยาวเกินไปควรมีสารบัญเพื่อช่วยเหลือผู้อ่าน

ผู้ชม

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาอีกประการหนึ่งคือผู้ชมของคุณ หากข้อมูลที่คุณรวบรวมจะถูกตรวจสอบโดยคนเพียงไม่กี่คนรวมไว้ในจดหมายที่มีความคิดเห็นส่วนตัวของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังรวบรวมข้อมูลที่บุคคลจำนวนมากจะถูกอ่านหรืออ้างอิงถึงในอนาคตโดยบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณให้ใช้รายงานธุรกิจ ตัวอย่างเช่นข้อมูลทางการเงินอาจถูกตรวจสอบโดยผู้ถือหุ้น บริษัท ของคุณนักบัญชีนักกฎหมายและหน่วยงานรัฐบาล

ประเภทของข้อมูล

ข้อมูลที่รวบรวมลงในตารางรายการสเปรดชีตหรือแบบฟอร์มที่เหมาะกับรายงานธุรกิจมากกว่าตัวอักษร หากคุณรวมกราฟหรือไดอะแกรมให้ใช้รายงาน โครงการวิจัยที่สำคัญเช่นการศึกษาความเป็นไปได้ควรจัดทำเป็นรายงานเนื่องจากมีรูปแบบเพื่อจัดทำร่างข้อมูลการวิจัยสถิติวิธีการและผลลัพธ์ที่สำคัญ ในทางกลับกันจดหมายมีประโยชน์ในการสื่อสารสรุปสั้น ๆ ของการวิจัย ข้อมูลประเภทอื่นที่มักสื่อสารในรายงาน ได้แก่ แผนกลยุทธ์รายงานการขายรายงานการปฏิบัติตามและแผนการตลาด

พิธี

ใช้รายงานธุรกิจแทนที่จะเขียนเป็นตัวอักษรการเขียนของคุณเป็นทางการ ในขณะที่คุณอาจใช้“ ฉัน” หรือ“ คุณ” โดยอิสระในจดหมายรายงานมีความเป็นส่วนตัวน้อยกว่า รายงานเขียนด้วยน้ำเสียงวัตถุประสงค์รายงานข้อเท็จจริงแทนที่จะถ่ายทอดความคิดเห็น หากคุณต้องการที่จะรวมความเห็นกับรายงานเขียนในจดหมายที่มาพร้อมกับรายงาน หากวัสดุที่คุณนำเสนอต้องมีการอ้างอิงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกรายงานเป็นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการทำเช่นนี้ ขึ้นอยู่กับสไตล์ที่ บริษัท ของคุณต้องการวางการอ้างอิงภายในข้อความของรายงานในเชิงอรรถหรือท้ายรายงาน

โพสต์ยอดนิยม