วิธีต่างๆในการจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสาร

การเข้าถึงบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญของคุณอย่างรวดเร็วช่วยเพิ่มผลผลิตและยังสามารถช่วยให้คุณอยู่รอดได้ด้วยการตรวจสอบภาษี ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดสองข้อในการออกแบบระบบตู้เอกสารสำหรับเอกสารคือความต้องการข้อมูลรายวันและระยะยาวของคุณ อย่างไรก็ตามระบบการจัดเก็บเอกสารของคุณไม่ควรซับซ้อนจนเกินไปหากไม่มีสำนักงานของคุณสามารถใช้งานได้อย่างเหมาะสม

ระบบการจัดเรียงตามตัวอักษร

การจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษรเป็นระบบที่เรียบง่ายและผ่านการพิสูจน์เวลา ชื่อของแต่ละไฟล์โฟลเดอร์สอดคล้องกับชื่อของเอกสารแต่ละฉบับ ธุรกิจจำนวนมากใช้โฟลเดอร์แฟ้มแขวนด้วยแท็บหรือตัวแบ่งลิ้นชักเก็บแฟ้มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าเพื่อแยกโฟลเดอร์ภายใต้หัวข้อตามตัวอักษรแต่ละตัว ข้อเสียเปรียบอย่างหนึ่งของระบบตัวอักษรคือบ่อยครั้งที่จำเป็นต้องมีดัชนีเพื่อติดตามเอกสารจำนวนมาก

ระบบการยื่นหมวดหมู่

ใช้หน่วยงานและฟังก์ชั่นธุรกิจของคุณเป็นพื้นฐานสำหรับระบบการจัดหมวดหมู่เอกสาร พิจารณาเริ่มต้นด้วยฟังก์ชันหลักสี่หรือห้าอย่างเช่นบุคลากรการเงินการบริหารการตลาดและข้อมูลลูกค้า ด้วยระบบหมวดหมู่คุณสามารถรวมหัวข้อย่อยเช่นบุคลากรปัจจุบันและบุคลากรที่ไม่ทำงาน คุณอาจแบ่งหมวดหมู่การเงินของคุณเป็นค่าใช้จ่ายและรายได้หรือลูกหนี้และการชำระเงิน

ระบบการจัดเรียงตามวันที่

การยื่นเอกสารตามวันที่ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่สร้างขึ้นในเวลาที่กำหนด ส่วนไฟล์รายปีเป็นรากฐานของระบบจัดเก็บข้อมูลตามวันที่และแต่ละเดือนของปีเป็นส่วนย่อยของระบบนี้ ด้วยวิธีนี้ธุรกิจมักจะเก็บไฟล์ใหม่ล่าสุดไว้ด้านหน้าของส่วนรายปีและส่วนรายเดือน เมื่อคุณใช้ระบบนี้คุณต้องสร้างระบบเพื่อติดตามว่าเอกสารใดสอดคล้องกับเดือนและปีใด

ระบบจัดเก็บข้อมูลเชิงตัวเลข

ธุรกิจที่สร้างเอกสารที่มีหมายเลขเป็นส่วนใหญ่เช่นใบแจ้งหนี้มักจะสร้างระบบการจัดเก็บตัวเลขที่เก็บไฟล์โดยใช้หมายเลขเอกสารที่กำหนด ด้วยระบบไฟล์นี้องค์ประกอบที่สำคัญคือการติดฉลากลิ้นชักตู้เก็บเอกสารแต่ละอันด้วยหมายเลขลำดับที่มีอยู่ ระบบนี้อาจต้องการดัชนีเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็ว

การรวมระบบการยื่นหลาย ๆ

ข้อเสียทั่วไปของระบบการจัดเรียงตามตัวอักษรแบบง่ายลำดับเหตุการณ์หรือการจัดหมวดหมู่อาจขัดขวางการเรียกคืนเอกสารของคุณ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพตามที่ต้องการธุรกิจมักจะรวมองค์ประกอบของระบบจัดเก็บข้อมูลสองระบบขึ้นไป คุณสามารถปรับปรุงระบบการจัดหมวดหมู่ได้โดยสร้างส่วนย่อยตามตัวอักษรหรือวันที่ หัวข้อย่อยหรือหมวดหมู่ที่เหมาะสมกับฟังก์ชั่นหลักของธุรกิจของคุณอาจปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบจัดเก็บข้อมูลตามลำดับเวลา

สิ่งที่ต้องพิจารณา

ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบใดให้พิจารณาสร้างพื้นที่เอกสารที่เก็บถาวรเพื่อแยกเอกสารปัจจุบันและเอกสารที่ใช้บ่อยจากเอกสารที่คุณเก็บไว้เพื่อการอ้างอิง เพื่อความปลอดภัยของธุรกิจและการกู้คืนความเสียหายคุณอาจต้องการเก็บต้นฉบับของเอกสารทางกฎหมายสัญญาและภาษีที่สำคัญไว้ในที่เก็บข้อมูลภายนอกที่ปลอดภัย เพื่อความสะดวกในการอ้างอิงอย่างรวดเร็วสแกนเอกสารเหล่านี้ จำกัด การเข้าถึงรุ่นดิจิตอลของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาตด้วยรหัสผ่านและการเข้ารหัส