การใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

โดยทั่วไปแล้วการใช้อีเมลจะสะดวกกว่าการใช้วิธีการสื่อสารที่เป็นทางการ แต่หลายคนไม่แน่ใจว่าจะใช้งานได้อย่างไร หากคุณไม่สะดวกในการใช้อีเมลการทำความคุ้นเคยกับพื้นฐานมีแนวโน้มที่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและพลังงานในการสื่อสารกับผู้อื่นได้มาก

กำลังเขียนอีเมล์

เมื่อใช้อีเมลคุณจำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการสร้างหัวเรื่องและข้อมูลที่น่าสนใจ หลายคนไม่ได้อ่านอีเมลเพราะไม่มีเวลา อีเมลจำนวนมากที่ถูกลบถูกเลือกสำหรับการลบตามบรรทัดหัวเรื่อง เมื่อคุณเขียนหัวเรื่องแล้วให้เน้นการเขียนข้อความที่กระชับและชัดเจน แม้ว่าคุณควรใช้การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนอย่างถูกต้อง แต่นี่ไม่ใช่จดหมายธุรกิจที่เป็นทางการที่ต้องมีระเบียบแบบเดียวกันทั้งหมด

การจัดการเวลา

เมื่อพูดถึงการใช้อีเมลคุณต้องระวังว่าคุณใช้เวลาอย่างไร หากคุณไม่ระวังมันง่ายที่จะเสียเวลาติดต่อกับอีเมลเป็นจำนวนมาก โดยทั่วไปแล้วจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการอุทิศเวลาเฉพาะเพื่อตรวจสอบอีเมลของคุณและจัดการกับมัน หากคุณมีการตั้งค่าระบบการแจ้งเตือนทางอีเมลคุณอาจพบว่าตัวเองกำลังตรวจสอบอีเมลและตอบกลับไปเรื่อย ๆ หากคุณสละเวลาในการตรวจสอบอีเมลของคุณคุณจะทำอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดระเบียบ

เมื่อคุณเริ่มใช้อีเมลข้อความจะเริ่มมาอย่างรวดเร็ว เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นเป็นเรื่องปกติที่จะอนุญาตให้ข้อความสร้างขึ้นในกล่องจดหมายของคุณ โดยปกติแล้วทางออกที่ดีกว่าคือการจัดระเบียบข้อความของคุณเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มอีเมลเฉพาะ ลบข้อความที่คุณไม่ต้องการ หากคุณอนุญาตให้มีข้อความซ้อนกันในกล่องจดหมายของคุณคุณอาจมองข้ามบางข้อความที่สำคัญไปพร้อมกัน

ตอบกลับอีเมล

เมื่อคุณได้รับอีเมลและต้องการการตอบกลับเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตอบกลับอย่างมืออาชีพ ลองตอบกลับภายในระยะเวลาที่เหมาะสม ตอบกลับเฉพาะอีเมลที่จำเป็นต้องมีคำตอบเฉพาะ เมื่อคุณตอบกลับอย่าตอบกลับในสถานการณ์ส่วนใหญ่ เพียงแค่ตอบกลับบุคคลที่ส่งข้อความถึงคุณ นอกจากนี้พยายามต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะส่งต่ออีเมลให้กับทุกคนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ