ฉันจะเขียนคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานได้อย่างไร

ธุรกิจหรือองค์กรสามารถอำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยการใช้ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษร นอกเหนือจากการฝึกอบรมแล้วคู่มือการใช้งาน SOP ยังช่วยให้สมาชิกในทีมมีทรัพยากรสำหรับขั้นตอนที่ใช้งานน้อยกว่าทำให้มั่นใจได้ว่าขั้นตอนการดำเนินการนั้นจะถูกต้องตามโปรโตคอล การเขียนคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเฉพาะ

กำหนดกระบวนการหลัก

ดูกระบวนการหลักทั้งหมดที่ บริษัท ของคุณมี เริ่มต้นเพื่อกำหนดกระบวนการที่จะถูกระบุไว้และแมปใน SOP maual แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำแผนที่ทุกกระบวนการสุดท้ายเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างพื้นฐานที่สำคัญที่สุด ตัวอย่างเช่นร้านอาหารอาจกำหนดกระบวนการหลักในการทำอาหารจานพิเศษ ที่สำคัญก็คือกระบวนการทำความสะอาดร้านอาหาร สร้างรายการกระบวนการหลักของคุณเพื่อให้คุณสามารถรวมแต่ละกระบวนการเข้ากับคู่มือ SOP หลังจากทำแผนที่

จัดทำแผนที่แต่ละกระบวนการ

แต่ละกระบวนการถูกกำหนดโดยขั้นตอนที่จำเป็นในการทำให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์ ขั้นตอนที่หายไปอาจหมายถึงคำสั่งซื้อที่สูญหายหรือล่าช้าหรือผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่บกพร่อง การทำแผนที่ กำลังดึงเวิร์กโฟลว์ออกมา

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังสร้าง SOP สำหรับกระบวนการขายของการสอบถามทางอินเทอร์เน็ต ขั้นแรกให้แผนที่วิธีการติดต่อลูกค้าที่มุ่งหวังในตอนแรกหลังจากขอข้อมูล: โทรศัพท์อีเมลหรือข้อความ ทำแผนที่จำนวนครั้งที่ทีมขายของคุณดำเนินการติดตามหากไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้ในเบื้องต้นด้วยสคริปต์เฉพาะสำหรับผู้ติดต่อแต่ละราย แมปสคริปต์ที่แตกต่างกันสำหรับเมื่อถึงโอกาสรวมถึงชุดของการติดตามขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณหรือตัดสินใจที่จะระงับ แมปเมื่อเขียนกระบวนการในขั้นตอนง่าย ๆ

สร้างรายการตรวจสอบและแบบฟอร์ม

สำหรับกระบวนการใด ๆ สมาชิกของทีมจะสามารถติดตามฟอร์มหรือรายการตรวจสอบได้ง่ายกว่า พัฒนาเทมเพลตที่ครอบคลุมตามกระบวนการที่แม็พ หากคุณต้องการรวบรวมข้อมูลเฉพาะที่ไอดีลูกค้าตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทมเพลตมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จัดวางอย่างรัดกุม อย่าถือว่าสมาชิกในทีมจดจำทุกสิ่งใน SOP โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลูกค้านั่งอยู่ข้างหน้าพวกเขา รวมรายการตรวจสอบและแบบฟอร์มเป็นภาคผนวกในแผนผังกระบวนการและขั้นตอนของคุณ

รวมเข้ากับคู่มือการใช้งาน SOP

เมื่อคุณแมปแต่ละขั้นตอนและสร้างเทมเพลตเอกสารสนับสนุนทั้งหมดให้รวมเข้ากับคู่มือ SOP ฉบับเต็ม จัดระเบียบคู่มือตามแผนก ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีส่วน "การขาย" "การดำเนินงาน" และการจัดจำหน่าย "ในคู่มือ SOP จากนั้นแต่ละส่วนจะถูกแบ่งย่อยลงไปในกระบวนการหลักของแผนกนั้น การส่งมอบสินค้าในส่วน "การกระจาย" คุณสามารถมีกระบวนการหลักหลายกระบวนการที่รวมถึง "การสั่งซื้อ" "บรรจุภัณฑ์สำหรับการจัดส่ง" "การจัดส่ง" และ "การติดตาม"

จัดระเบียบคู่มือ SOP ด้วยสารบัญและทำรายการแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจนในส่วนหัวหัวเรื่องตัวหนา คุณอาจรวมแท็บเพื่อให้สมาชิกในทีมพลิกดูคู่มือได้ง่ายเพื่อช่วยให้พวกเขาค้นหา SOP ที่เกี่ยวข้องในแผนกของพวกเขา