วิธีสร้างการควบคุมภายในที่รัดกุมกว่าการทำกำไร

องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรให้บริการด้านมนุษย์และสาธารณะในหลากหลายด้าน เพื่อระดมทุนบริการและโปรแกรมต่างๆองค์กรไม่แสวงผลกำไรหลายแห่งเรียกร้องและรับเงินบริจาคจากประชาชนหรือขอทุนจากมูลนิธิและรัฐบาล การควบคุมภายในที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่ใช้เงินสาธารณะ การควบคุมเหล่านี้ช่วยป้องกันการฉ้อโกงและการใช้เงินในทางที่ผิดและมีบทบาทสำคัญในความถูกต้องและสมบูรณ์ของรายงานทางการเงิน การควบคุมอย่างเข้มงวดยังช่วยให้องค์กรที่ไม่หวังผลกำไรบรรลุอัตราส่วนที่ยอมรับได้ระหว่างค่าใช้จ่ายสำหรับกิจกรรมของโปรแกรมและการจัดสรรเพื่อสนับสนุนโปรแกรม

หน่วยงานค่าใช้จ่าย

การสร้างการอนุญาตเฉพาะสำหรับการอนุมัติค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นองค์ประกอบสำคัญของการควบคุมกระบวนการทางการเงินขององค์กร ในบางองค์กรอำนาจในการซื้อหรือภาระผูกพันทางการเงินต้องมีอย่างน้อยสองลายเซ็น สิ่งเหล่านี้มักเป็นของพนักงานอาวุโสเช่นผู้อำนวยการบริหารขององค์กรและสมาชิกในคณะกรรมการหรือประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน การเตรียมการสำรองที่ให้การควบคุมที่ จำกัด รวมถึงข้อตกลงการซื้อด้วยวงเงินดอลลาร์ที่ได้รับอนุญาตก่อนหน้านี้สำหรับผู้ขายที่เฉพาะเจาะจง ภายใต้ข้อตกลงเหล่านี้องค์กรกำหนดให้พนักงานที่ได้รับอนุญาตให้ใช้จ่ายเงิน ขีด จำกัด ของเงินดอลลาร์สามารถนำไปใช้กับหมวดค่าใช้จ่ายหรือกับยอดซื้อทั้งหมด

แยกหน้าที่ออกจากกัน

องค์กรที่พยายามรักษาระดับการควบคุมทางการเงินที่ดีต้องแยกหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการเงินเพื่อให้ธุรกรรมทางการเงินขาเข้าและขาออกทุกครั้งต้องดำเนินการโดยบุคคลหรือแผนกมากกว่าหนึ่งคน การแยกนี้สร้างเช็คและยอดคงเหลือที่ป้องกันข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง แยกการดูแลบันทึกและเอกสารสำหรับทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายจากการอนุมัติการรับเงินหรือการจ่ายเงิน สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับฟังก์ชั่นขององค์กรเช่นบัญชีเงินเดือน ด้วยการควบคุมที่แข็งแกร่งบุคคลหรือแผนกที่อนุญาตการจ้างงานสำหรับองค์กรไม่มีอำนาจในการประมวลผลข้อมูลบัญชีเงินเดือนและตรวจสอบเงินเดือนให้กับพนักงาน

มาตรฐานประสิทธิภาพ

โดยธรรมชาติในภารกิจที่ระบุไว้ขององค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรทุกแห่งคือพันธะสัญญาต่อการดูแลเงินทุนที่ดีที่ตนยอมรับเพื่อสนับสนุนโครงการของตน Charity Navigator ชี้ให้เห็นว่าความแตกต่างของต้นทุนการดำเนินงานสำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรนั้นสร้างอัตราส่วนของค่าใช้จ่ายที่หลากหลาย แต่ 70 เปอร์เซ็นต์ขององค์กรไม่แสวงผลกำไรใช้จ่าย 75 เปอร์เซ็นต์หรือมากกว่าของงบประมาณด้านกิจกรรม องค์กรที่ใช้จ่ายน้อยกว่าหนึ่งในสามของงบประมาณทั้งหมดของพวกเขาในกิจกรรมของโปรแกรมนั้นไม่มีประสิทธิภาพและอาจไม่ได้รับความเชื่อถือจากสาธารณชนในความคิดเห็นของ Charity Navigator คณะกรรมการขององค์กรไม่แสวงหากำไรขนาดใหญ่และขนาดเล็กจะต้องดำเนินการควบคุมงบประมาณที่ทำให้ค่าใช้จ่ายขององค์กรสำหรับกิจกรรมสนับสนุนต่ำกว่าค่าใช้จ่ายสำหรับกิจกรรมของโปรแกรม การตรวจสอบรายเดือนและการตรวจสอบภายในเป็นประจำของธุรกรรมทางการเงินขององค์กรทำให้คณะกรรมการสามารถติดตามการปฏิบัติตามมาตรฐานอัตราส่วนงบประมาณ

ค่าใช้จ่ายที่อนุญาต

งบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติซึ่งระบุค่าใช้จ่ายที่อนุญาตอย่างชัดเจนเป็นกลไกการควบคุมภายในที่ช่วยให้องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรบรรลุตามมาตรฐานประสิทธิภาพและแนวทางการบริจาค เมื่อองค์กรยอมรับเงินของรัฐหรือเอกชนค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บจากทุนจะต้องตรงกับรายการโฆษณาในงบประมาณที่องค์กรมอบให้แก่ผู้ให้หรือผู้บริจาค โดยปกติสำนักงานการเงินขององค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาการควบคุมรายการโฆษณาอย่างเข้มงวด การตรวจสอบภายนอกโดยบุคคลที่เป็นอิสระจะให้ชั้นของการกำกับดูแลเพิ่มเติมที่จำเป็นในการตรวจสอบการจัดสรรค่าใช้จ่ายขององค์กรให้กับรายการโฆษณางบประมาณที่อนุญาต