วิธีเขียนอีเมลด้วยนิพจน์

เมื่อเขียนอีเมลในแทบทุกสถานการณ์สิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนและเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้ เนื่องจากเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้รับอีเมลของคุณที่จะใช้คำพูดของคุณในทางที่ผิดเนื่องจากไม่มีการติดต่อแบบตัวต่อตัวกับข้อความการสื่อสารออนไลน์ของคุณควรมีการแสดงออกหลายประเภทและหลีกเลี่ยงการใช้คนอื่น การแสดงออกที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีในอีเมลสามารถช่วยให้ข้อความของคุณชัดเจนแม้ว่าคุณจะไม่ได้พูดกับผู้รับด้วยตนเอง

1

เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายพื้นฐานโดยขึ้นอยู่กับผู้รับข้อความและความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลนั้น การใช้นิพจน์เช่น "Hi" เหมาะสำหรับการโต้ตอบกับเพื่อนในขณะที่ "Dear" เป็นคำทักทายที่เป็นทางการมากขึ้น การแสดงออกเช่น "ถึงผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง" เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ทราบชื่อของผู้รับที่ตั้งใจเช่นเมื่อคุณเขียนถึงธุรกิจ

2

ระบุเหตุผลในการส่งอีเมลหากคุณส่งด้วยเหตุผลเฉพาะหรือมีข้อความด่วน ในการโทรศัพท์คุณอาจแลกเปลี่ยนสิ่งที่น่าพอใจก่อนที่จะไปที่เนื้อหาของการสนทนาของคุณ ในรูปแบบอีเมลไปที่ข้อมูลนี้ทันทีโดยใช้นิพจน์เช่น "ฉันกำลังเขียนโน้ตย่อนี้เพื่อขออนุญาตจากคุณ .... " ด้วยวิธีนี้ผู้รับจะรู้ว่าทำไมคุณถึงเขียนได้ทันที .

3

หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ซ้ำซากในการติดต่อกับอีเมลเนื่องจากอาจทำให้ผู้ใช้สับสนและสับสน ในการสนทนาแบบตัวต่อตัวทั้งสองคนสามารถเข้าใจได้ง่ายเมื่อคุณใช้ถ้อยคำที่เบื่อหูเช่น "ฉันโทรหาเขา 50 ครั้งก่อนที่เขาจะมารับ" หากคุณพูดคำแถลงประเภทนี้ในอีเมลถ้อยคำที่เบื่อหูอาจหายไปกับคนอื่น

4

ระวังการใช้นิพจน์ที่เป็นตั๋วสัญญาใช้เงินเพราะดูจะรุนแรงขึ้นเมื่อปรากฏผ่านคำที่เป็นลายลักษณ์อักษร หากคุณพูดอะไรที่ไม่เป็นอันตรายเช่น "ฉันจะโทรหาเธอคืนนี้" ผู้รับอีเมลอาจใช้อีเมลของคุณเพื่อยืนยันการกระทำที่วางแผนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ในสภาพแวดล้อมการทำงานเจ้านายอาจทำให้คุณต้องรับผิดชอบหากคุณไม่ปฏิบัติตามคำสั่งในสัญญา

5

สรุปอีเมลของคุณด้วยนิพจน์สรุปที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและบริบทของข้อความ แอปพลิเคชันทางธุรกิจอาจรวมถึงการแสดงออกเช่น "ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ" และ "ขอแสดงความนับถือ" ในขณะที่อีเมลที่ไม่เป็นทางการไม่ต้องการอะไรมากไปกว่าการลงชื่อชื่อหรือแม้แต่ชื่อเล่น