การใช้แผนโครงการ

ก่อนที่จะเริ่มโครงการสำคัญใด ๆ เป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการจัดทำแผนโครงการในเชิงลึก แผนโครงการสื่อสารเป้าหมายโดยรวมของการลงทุนที่กำหนดและรายละเอียดงานเฉพาะที่จะประสบความสำเร็จในการแสวงหาเป้าหมายโครงการที่ระบุไว้อย่างชัดเจน โดยการใช้แผนโครงการผู้จัดการโปรแกรมสร้างกรอบงานที่ช่วยให้ทีมโครงการสามารถทำงานได้ตามกำหนดเวลาและตามงบประมาณ ธุรกิจขนาดเล็กแม้แต่การดำเนินงานเพียงคนเดียวที่เล็กที่สุดสามารถใช้เครื่องมือออนไลน์ที่พร้อมใช้งานและฟรีเพื่อจัดการทุกด้านของการวางแผนโครงการทุกขนาด

สื่อสารเป้าหมาย

การระบุเป้าหมายสำหรับโครงการเปรียบเสมือนการระบุสมบัติที่คุณต้องการก่อนการเดินทางที่ยาวนานและซับซ้อน เมื่อมีการประกาศความพยายามทั้งหมดควรวัดว่าพวกเขานำทีมเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นหรือไม่ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่นเป้าหมายในการเพิ่มผลกำไรนั้นมากเกินไปสำหรับการตีความ ทีมสามารถแบ่งได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้บรรลุเป้าหมายประเภทนี้ได้หลายวิธี อย่างไรก็ตามเป้าหมายในการเพิ่มผลกำไรโดยการลดต้นทุนวัสดุลง 10 เปอร์เซ็นต์ในหนึ่งปีหรือน้อยกว่านั้นจะช่วยให้ทุกคนมีเป้าหมายที่ชัดเจนที่เฉพาะเจาะจงสามารถวัดและกำหนดได้ภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม

แบ่งออกเป็นงานที่จัดการได้

เมื่อตั้งเป้าหมายโครงการแล้วก็ถึงเวลาที่จะแบ่งย่อยเป็นงานย่อย ๆ สิ่งนี้ทำให้โครงการขนาดใหญ่น่าพึงพอใจและจัดการได้มากขึ้นเนื่องจากแพคเกจงานจะถูกแจกจ่ายให้กับสมาชิกในทีมหรือกลุ่มเฉพาะที่เหมาะสมกับงานในมือ การมอบหมายแต่ละครั้งควรระบุอย่างชัดเจนว่าใครจะทำอะไรและเพราะเหตุใด - ถึงจุดสูงสุดในผลลัพธ์ที่สามารถส่งมอบได้ภายในวันที่กำหนด ด้วยวิธีนี้ภารกิจจะทำหน้าที่เป็นเป้าหมายขนาดเล็กที่ดำเนินการตามคำสั่งเฉพาะเพื่อดำเนินโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

ทรัพยากรกำหนดการ

การจัดลำดับของงานทุกงานในแผนโครงการจะช่วยให้ทุกคนมีแผนที่ถนนที่ชัดเจนสู่เป้าหมายสุดท้าย แรงงานวัสดุเครื่องจักรและทรัพยากรอื่น ๆ ที่จำเป็นในโครงการควรกำหนดเวลาด้วยเหตุการณ์สำคัญที่วัดได้ จากง่ายไปถึงซับซ้อนมีเครื่องมือการตั้งเวลาฟรีมากมายที่จะช่วยให้ผู้จัดการโปรแกรมกำหนดตารางเวลาโปรแกรมที่เหมาะสมเช่นแผนภูมิ Gantt หรือ PERT เพื่อแสดงให้เห็นถึงงานทั้งหมดและการพึ่งพาระหว่างพวกเขา

งบประมาณและค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบ

ไม่สามารถดำเนินการโครงการจำนวนมากได้ด้วยเงินไม่ จำกัด ดังนั้นการใช้งานที่สำคัญอย่างหนึ่งของแผนโครงการคือการจัดทำตารางงานและทรัพยากรโดยจัดสรรงบประมาณเป็นดอลลาร์สำหรับแต่ละองค์ประกอบ มีการตรวจสอบงบประมาณอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าแผนนั้นอยู่ในเงินทุนที่ให้ไว้ การนำโครงการไปสู่ความสำเร็จภายในงบประมาณหมายถึงอีกหนึ่งเป้าหมายในการวัดความสำเร็จของโครงการ

แนวโน้มการพยากรณ์

ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ใช้โครงสร้างการแบ่งงานหรือที่เรียกว่า WBS เพื่อสรุปงานกำหนดเวลาและงบประมาณเพื่อการรายงาน รูปแบบที่นิยมนี้ช่วยให้ผู้จัดการและสมาชิกในทีมมีโครงสร้างในการติดตามและให้สถานะของงานในแผนโครงการ ที่สำคัญกว่านั้นงานทั้งหมดจะถูกม้วนขึ้นเป็นระยะเพื่อพยากรณ์สุขภาพโดยรวมของโครงการ วิธีการเช่นมูลค่าที่ได้รับใช้ค่าใช้จ่ายในอดีตเพื่อประมาณการต้นทุนทั้งหมดหากงานยังคงดำเนินต่อไปในลักษณะเดียวกันกับที่สิ้นสุดของโปรแกรม สิ่งนี้ช่วยให้สามารถดำเนินการแก้ไขได้ตามที่ต้องการก่อนที่โครงการจะหมุนวนออกจากการควบคุมและช่วยนำความพยายามทั้งหมดไปสู่ความสำเร็จที่สมบูรณ์